Update over de coronamaatregelen van oktober met een focus op telewerk

Kostenvergoedingen bij telewerk

Er kunnen 3 soorten kostenvergoedingen van toepassing zijn. De toepassing is afhankelijk van het type telewerk, dat structureel of occasioneel kan zijn. Het verschil ligt in het gegeven dat structureel telewerk een permanent en regelmatig karakter heeft, met minstens één telewerkdag per week. Occasioneel telewerk betreft thuiswerk omwille van een persoonlijke of kortstondige overmachtssituatie. Het huidige corona telewerk kan niet één van beide types worden ondergebracht, maar sluit uit zijn aard nauwer aan bij het occasioneel telewerk.

1. Bureauvergoeding

• Optie 1: forfait van max. €129,48

Bij structureel (= permanent, regelmatig) én het huidige corona-telewerk mag de werkgever (maar dit is niet verplicht) een forfait van max. €129,48 betalen om de kosten van water, elektriciteit en klein bureaumateriaal te dekken. Dit bedrag mag (maar moet niet) geproratiseerd worden voor deeltijdse werknemers.

Een vrijstelling van RSZ en belastingen? Dan moet het gaan om minstens 5 telewerkdagen per maand en moet je je aan het maximumbedrag houden.

• Optie 2: max. 10% van het brutoloon dat betrekking heeft op telewerk

Bij structureel én corona-telewerk mag de werkgever (maar dit is niet verplicht) die kosten ook vergoeden op basis van 10% van het gedeelte van het brutoloon voor telewerk. Als de telewerker vóór het corona telewerk ook al zo werd vergoed, dan mag dit ongewijzigd doorlopen. Als dit vóór de corona maatregelen nog niet zo gebeurde, dan is het forfait van 129,48 euro toepassing.

2. Eigen PC en internetverbinding

Bij structureel thuiswerk moet de werkgever zowel voor het gebruik van de eigen PC als de eigen internetverbinding telkens verplicht een forfait van max. €20/maand (vrij van RSZ en belastingen) betalen. Voor corona-telewerk is dit optioneel. Fiscaal is er geen cumul met bureauvergoeding mogelijk, tenzij er een rulingaanvraag wordt ingediend.

De werkgever kan er ook voor opteren een PC of internetverbinding ter beschikking te stellen aan de werknemer. Mag de werknemer deze ook voor privégebruik hanteren, dan is er een voordeel alle aard van toepassing van €6/maand voor een PC en €5/maand voor een internetverbinding).

3. Ander materiaal

• Voor de randapparatuur van een PC gelden geen forfaits, waardoor de terugbetaling van de werkelijke kosten kan gebeuren. Noodzakelijk, voornamelijk professioneel gebruikt basismateriaal (bv. een printer, scanner) is vrij van RSZ en belastingen. Wordt het luxueuzer (bv. een groot gamingscherm), dan kan de werknemer verplicht worden om op een deel van de waarde toch RSZ en belastingen te betalen. Je kan de werknemer natuurlijk ook vragen om in het geval van zo’n luxueuze aankoop een deel zelf te betalen.
• Kantoormateriaal (bv. bureaustoel): Voor standaard materiaal geldt dat er RSZ en belastingen wordt betaald op het VAA (minstens 50%) tenzij de werknemer zelf een deel betaalt van de aankoopkosten. Een groter aandeel zal er verwacht worden in het geval van luxueuzere zaken (bv. een design bureaustoel).

Bij elke onkostenvergoeding is het devies te waken dat dezelfde kosten niet 2x betaald worden.

Maaltijdcheques en terugbetaling woon-werkverkeer bij thuiswerk

Wat maaltijdcheques betreft, is het eenvoudig: Voor elke dag dat er gewerkt wordt (ongeacht de locatie), heeft een werknemer recht op een maaltijdcheque.

Wat betreft de terugbetaling van woon-werkverkeer, is er bij fietsgebruik/privévervoer geen tussenkomst mogelijk bij thuiswerk bij gebrek aan de effectieve verplaatsing. Gemaakte abonnementskosten voor het openbaar vervoer blijven wel vergoed (eventuele verlengingen stel je beter uit). Bij een bedrijfswagen geldt het VAA als forfait op basis waarvan het privégebruik belast wordt, of er woon-werkverkeer is of niet.

Telewerk en de arbeidsorganisatie

Acerta kreeg hierover verschillende vragen. Enkele aandachtspunten:

• De voorziene arbeidstijd moet gepresteerd worden, maar het vaste werkrooster moet niet strikt nageleefd worden. Wil je als werkgever meer controle, dan kan je overeenkomen dat er toch een bepaald rooster gepresteerd moet worden, maar dan zijn overloon en meeruren weer mogelijk. Je legt best een aantal afspraken vast.
• Telewerk kan tijdens deze periode dat het de norm is enkel eenzijdig ingetrokken worden als het absoluut noodzakelijk is.
• Bij een quarantaine moet telewerk onderzocht worden áls de werknemer arbeidsgeschikt is (dus niet bij ziekte!) en dit moet dan betaald worden. Is er geen mogelijkheid tot telewerk, dan betaalt de RVA (na bezorging van het model quarantaine-attest) een tijdelijke werkloosheidsvergoeding overmacht. Indien de werknemer niet kan telewerken en hij wordt tijdens de quarantaineperiode ziek (zij het gelijktijdig, zij het later), dan valt hij terug op uitkeringen van de mutualiteit. De werkgever is niet gehouden tot gewaarborgd loon, want er is geen loonverlies. Dit is anders voor werknemers die wel kunnen telewerken en dan ziek worden. Hier is er wel recht op gewaarborgd loon, want er is sprake van prestaties, gevolgd door ziekte.
• Thuiswerk en de rol van de werkgever bij welzijn
  Ook bij thuiswerk moet je het welzijn van je medewerkers verzorgen. Hierbij is de verplichting rond beeldschermapparatuur van belang en bij structureel thuiswerk is ergonomie (waarvoor minimumapparatuur is vastgelegd) ook erg belangrijk.

Denk ook aan het mentaal welzijn door werknemers bij overleg te betrekken waardoor ze niet geïsoleerd geraken en hen op de hoogte te houden. Voorzie bij structureel thuiswerk hierrond zaken in je thuiswerkpolicy.

Corona en privacy

Ook hierover kreeg Acerta heel wat vragen. We zetten een aantal zaken op een rij:

• Het downloaden van de Corona-alert app kan je niet verplichten, wel aanbevelen.
• Je mag niet vragen naar reisbestemmingen, noch werknemers verbieden om te reizen.
• Een corona-test mag je niet verplichten. Een ziek ogende werknemer mag je wel naar huis sturen.

Lees regelmatig de FAQ over het coronavirus die continu wordt aangevuld door een team juristen van Acerta. Heb je hier nog vragen over? Neem dan contact op met de experts van Acerta via onderstaand formulier!

Meer lezen:

• Update coronamaatregelen juni: de impact voor kmo’s in enkele krachtlijnen
• Hoe terug opstarten met je bedrijf na de coronacrisis? Tips & tricks
• Werken in tijden van corona: hoe gaat het eraan toe bij de Belgische bedrijven?