Thuiswerk comme il faut, zowel praktisch als financieel

Thuiswerken werd door de coronacrisis dagelijkse kost. Maar hoewel we nu terug aan ons vertrouwd bureau op kantoor mogen werken, blijkt thuiswerk intussen al ingebakken in onze bedrijfscultuur. Telewerk is here to stay! Er komt natuurlijk wel wat bij kijken als je dit op een goede manier wil blijven doen. Zowel het thuiskantoor als de financiële omkadering hiervan moet dan wel in orde zijn.

Hoe ziet een optimaal thuiskantoor eruit?

Acerta geeft belangrijke tips om je medewerkers optimaal van thuis te laten werken:

1. Digitale ondersteuning

Niet elke medewerker is digitaal even onderlegd. Nu veel mensen thuis aan het werk zijn, is er nood aan ondersteuning. Opleidingen zorgen ervoor dat je thuiswerkers digitaal voldoende deskundig zijn om vlot in contact te kunnen blijven met collega’s. Geef het advies om ook buiten de werkuren digitale tools te gebruiken.

2. Een positieve bedrijfscultuur ook ‘buiten kantoor’

Niet zozeer de technologie, maar wel de cultuur binnen een organisatie is vaak een grote hinderpaal. Probeer daarom ook voor de werkplekken ‘buiten kantoor’ een positieve bedrijfscultuur te creëren. Jouw bedrijfscultuur is een instrument voor de ondersteuning van succesvol werken vanop afstand.

3. Creëer een draagvlak voor thuiswerk

Thuiswerken vraagt om een duidelijke omkadering. Door heldere afspraken omtrent werktijden, welzijn, enzoverder, te maken, creëer je draagvlak. Een gerichte communicatie is op de digitale werkvloer eens zo belangrijk.

4. Heb respect voor de work-life balance

De meeste mensen zijn van nature ‘separators’ die werk en privé graag gescheiden gehouden. De ‘integrators’ laten werk en privé door elkaar lopen. Zij hebben nood aan een strikte scheiding. Hierbij kunnen ze worden geholpen door werkgever of leidinggevende. Heb in ieder geval oog voor het mentale welzijn van je medewerker(s). Check regelmatig hoe het met je mensen gaat. Laat hen weten dat ze bij jou terechtkunnen.

5. Ontspan de boog

Collega’s zijn voor thuiswerkers belangrijk. WhatsApp-groepen, online borrels en informeel overleg zijn tools die het vanop afstand wat minder ‘serieus’ maken. Als werkgever is het je plicht om in interactie te gaan met je mensen, en ervoor te zorgen dat het contact niet verwatert. Geef het goede voorbeeld door zelf initiatief te nemen.

Standaard of extraatje bij thuiswerk?

Ellen Roelants van Acerta vertelt: “Je bent verplicht om aan een aantal standaarden te voldoen zodat je werknemer zijn werk goed kan uitvoeren. We zijn daardoor allemaal verwend. Op kantoor hebben we vaak een mooie bureaustoel, een extra scherm, muis en klavier. Je hebt vaak alle toeters en bellen. Maar eens je thuis bent, heb je enkel je laptop en eigenlijk volstaat enkel die laptop wel om je werk te doen.”

Telewerk: netto onkostenvergoeding of cafetariaplan

Wat het financiële plaatje betreft, zijn er momenteel 2 pistes waaruit de werkgever zelf kan kiezen:

• Een netto onkostenvergoeding om te voorzien in kleine bureaukosten. Naar aanleiding van de coronacrisis is er een nieuw soort onkostenvergoeding in het leven geroepen: je kan iedere werkgever die structureel thuiswerkt per maand 129 euro netto toekennen zodat die op een goede manier van thuis kan werken.
• Een cafetariaplan. Als werkgever kan je daarin verschillende onderdelen van flexibele verloning onderbrengen. Een speciaal ‘shopje’ voor thuiswerkitems is hierbij een mogelijkheid. Bij dit stukje flexibel loon is er voor de werknemer meer vrijheid. Die laat een deel uitbetalen (wel belast en met socialezekerheidsbijdrage) of kiest bijvoorbeeld voor dat extra scherm of die luxueuze bureaustoel, al naargelang wat voor hem het meest kan bijdragen aan een productievere werkdag.

Tip voor de werkgever bij structureel thuiswerk

Ellen geeft afsluitend nog advies mee voor de werkgevers: “Ik zou vooral adviseren om eens goed te kijken naar het totaal loonpakket. Iedereen krijgt bijvoorbeeld een woon-werkvergoeding. Op dagen dat je thuiswerkt, is die vergoeding eigenlijk niet van toepassing. We zijn in een sneltempo plots allemaal thuis gaan werken maar vaak zijn die zaken in een salarispakket niet aangepast. Het is altijd interessant om een analyse te laten doen van je loonpakket en te kijken wat er mogelijk is. Dat is trouwens ook altijd de eerste stap in een cafetariaplan.”

Thuiswerkbeleid

Daarnaast is het raadzaam om werk te maken van een thuiswerkbeleid en een visie op lange termijn: 45 procent van de werkgevers wil thuiswerken immers blijven toepassen in de toekomst (studie Acerta).

Houd bij het opstellen van een thuiswerkbeleid rekening met de volgende drie bouwstenen:

• Juridisch: alles moet legaal correct geregeld zijn.
• Bedrijfscultuur: je thuiswerkbeleid moet passen bij de waarden, visie en missie van je bedrijf.
• Strategisch: zorg ervoor dat je thuiswerkbeleid ook je strategische punten van je hr-beleid versterkt.

Acerta helpt je om een performant thuiswerkbeleid uit te stippelen en om van thuiswerken een succes te maken. Klik hier voor meer informatie.

Krijg jij ook graag een helder zicht op jouw ideale aanpak wat het financiële plaatje bij thuiswerk betreft? Neem dan zeker contact op met de experts van Acerta via onderstaand formulier!

Meer lezen:

• Online debat rond ‘Thuiswerk met kinderen’: hoe pakken we deze situatie als werkgever best aan?