Ik heb buitenlandse werknemers. Hoe registreer ik ze?

Sinds januari 2021 gelden er nieuwe regels voor buitenlandse werknemers. Wie (tijdelijk) een beroep wil doen op een werknemer of zelfstandige die in het buitenland woont of verblijft, moet zich houden aan deze nieuwe maatregelen.

Algemene plicht: register bijhouden (alle sectoren)

Tot januari 2021 moesten enkel ondernemingen in de bouw-, schoonmaak-, land- en tuinbouw- en vleessector met buitenlandse werknemers in dienst, verplicht een register bijhouden. Deze verplichting is nu uitgebreid naar alle sectoren.

Uitzonderingen

We onderscheiden volgende uitzonderingen:

• Wanneer de werkgever een natuurlijke persoon is,
• wanneer het om grensarbeiders gaat of wanneer het verblijf in België minder dan 48 uur duurt,
• wanneer de werkgever een natuurlijke persoon is voor wie of bij wie de werkzaamheden voor strikt persoonlijke doeleinden gebeuren.

Het register kan worden opgevraagd door contactopsporings- en inspectiediensten.

Welke gegevens?

Als werkgever moet je verplicht deze gegevens bijhouden:

• identificatiegegevens,
• naam en voornaam,
• geboortedatum,
• rijksregisternummer of bis-nummer,
• verblijfsplaats tijdens de werkzaamheden,
• telefoonnummer waarop de werknemer of zelfstandige kan worden gecontacteerd,
• evt. indien van toepassing: de personen waarmee de werknemer of zelfstandige samenwerkt.

Je moet een geactualiseerde lijst bijhouden vanaf het begin van de werkzaamheden tot en met de 14de kalenderdag na het einde ervan. Deze gegevens mogen enkel gebruikt worden in de strijd tegen corona, zoals voor het opsporen en onderzoeken van clusters op hetzelfde adres. Nadien moeten ze worden vernietigd. (GDPR en persoonsgegevens)

Algemene plicht: controleren Passagier Lokalisatie Formulier

Als werkgever ben je verplicht na te gaan of het Passagier Lokalisatie Formulier (PLF) werd ingevuld door de werknemer of zelfstandige uit het buitenland. Je moet erop toezien dat het formulier ingevuld is vóór de aanvraag van het werk in België. Ook deze verplichting gold reeds in de sectoren bouw, schoonmaak, land- en tuinbouw en vleesverwerking, maar wordt nu verder uitgebreid naar alle sectoren.

Uitzonderingen

We onderscheiden volgende uitzonderingen:

• Wanneer de werkgever een natuurlijke persoon is voor wie of bij wie de werkzaamheden voor strikt persoonlijke doeleinden gebeuren.

Verplichte negatieve coronatest (alle sectoren)

De verplichte negatieve coronatest was eerst een verplichting voor wie in de bouw, schoonmaak, land- en tuinbouw en vleesverwerking werkt. Nu is deze uitgebreid naar alle sectoren. De werknemer of zelfstandige uit het buitenland moet een negatieve covid-test kunnen voorleggen die minder dan 72u voor de aanvraag van zijn werkzaamheden in België is afgenomen.

Deze negatieve test kan worden gecontroleerd door preventieadviseurs-arbeidsartsen. Eveneens door alle instellingen en diensten die belast zijn met het toezicht op de naleving van de verplichtingen in het kader van de coronamaatregelen.

Uitzonderingen

We onderscheiden volgende uitzonderingen:

• Wanneer het om grensarbeiders gaat of wanneer het verblijf in België minder dan 48 uur duurt.

Voetnoot: De maatregelen zijn in principe van toepassing tot 1 maart 2021. Contacteer de experts van Unizo of een HR-specialist om de geldende maatregelen te kennen.