Hoe personeel aanwerven of ontslaan wanneer de werkgever afwezig is?

Normaal gezien beslist de werkgever over de aanwerving of het ontslag van een werknemer. Maar wanneer de werkgever afwezig is, is het mogelijk om deze bevoegdheid toe te vertrouwen aan een derde. Welke regels zijn hier van toepassing?Catherine Mairy, Legal Expert bij HR-expert Partena Professional, legt uit:

‘In België heeft in normale omstandigheden alleen de werkgever de bevoegdheid om personeel aan te werven of arbeidsovereenkomsten te beëindigen. Een werkgever is een ‘werkgever die natuurlijk persoon is’ of een ‘werkgever die rechtspersoon is’, zoals een vennootschap.

In het eerste geval gaan de beslissingen tot aanwerving of ontslag uit van de persoon in kwestie. In het tweede geval gaan de beslissingen uit van het orgaan dat de vennootschap vertegenwoordigt. Zoals de raad van bestuur in een nv.

Volgens dit principe kan dus geen enkele beslissing tot aanwerving of ontslag genomen worden indien de werkgever afwezig is. Bijvoorbeeld tijdens vakantieperiodes of andere afwezigheden.

Toch zijn dergelijke beslissingen soms noodzakelijk wegens bijzondere omstandigheden. Het snel aanwerven van extra mensen om het hoofd te bieden aan een buitengewone vermeerdering van het werk. Of de gelijktijdige en onverwachte afwezigheid van verschillende werknemers zijn voorbeelden van bijzondere omstandigheden.

Een duidelijke dringende reden kan de onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst van een werknemer zonder opzegging of vergoeding rechtvaardigen.

“De wetgeving voorziet dat de werkgever zijn bevoegdheden delegeert aan een derde bij afwezigheid. Die derde is op die manier gemachtigd om in zijn naam en voor zijn eigen rekening te handelen”, legt Catherine Mairy uit.

Delegatie van bevoegdheid (bevoegdheden) en voorwaarden van het mandaat

De werkgever geeft de bevoegdheid om personeel aan te werven en arbeidsovereenkomsten te beëindigen, of één van deze twee bevoegdheden. Dit kan voor bepaalde of onbepaalde duur.

“Elke aanwerving of ontslag dat de gerechtigde persoon beslist, zal volledige uitwerking hebben. De werkgever is aan deze beslissing gebonden”, verduidelijkt Catherine Mairy nog.

Het ontslag dat de persoon met het mandaat beslist, doet het recht op een ontslagvergoeding ten laste van de werkgever ontstaan.

Het mandaat kan mondeling worden gegeven (of stilzwijgend zijn). Maar de werkgever maakt best een schriftelijk document op (gedateerd en ondertekend door de werkgever). Het document bevat de identiteit van de mandataris, de toevertrouwde bevoegdheden en de duur van het mandaat.

Afwezigheid van delegatie van bevoegdheid (bevoegdheden)

In het geval de werkgever zijn bevoegdheden niet aan een derde heeft gedelegeerd, is enkel de werkgever gemachtigd om personeel aan te werven en/of te ontslaan.

De aanwerving of een ontslag beslist door een niet-gemandateerd persoon, is ongeldig en heeft geen uitwerking. De werkgever is niet gebonden door deze “beslissing” en zorgt ervoor dat de betrokken persoon schriftelijk ingelicht wordt.

In geval van ontslag, zal de werkgever de betrokken werknemer moeten blijven tewerkstellen. Die werknemer moet dus verder blijven werken.

Bekrachtiging

Maar er is een mogelijkheid om van het bovenstaande af te wijken. Een “beslissing tot aanwerving/ontslag” die uitgaat van een niet gemachtigd persoon, heeft volledige uitwerking indien de werkgever ze bekrachtigt.

De bekrachtiging valideert dus de beslissing. Onmiddellijk ontslag geeft recht op een ontslagvergoeding in hoofde van de werknemer.

“Een bekrachtiging kan schriftelijk of stilzwijgend zijn, maar moet vaststaand zijn en zo snel mogelijk gebeuren. Dit vanaf de werkgever kennis heeft van de ‘beslissing’”, verduidelijkt Catherine Mairy.