Wegwijs in het doolhof van detacheringsverplichtingen

Detachering is een korte of lange opdracht laten uitvoeren in het buitenland door één van je Belgische werknemers, zoals:

• Een technieker van een Belgisch bedrijf moet een dringende reparatie gaan uitvoeren bij een klant in Nederland.
• Een Belgisch verhuurbedrijf gaat tenten plaatsen op een festival in Frankrijk.
• Een Belgische werknemer gaat in het buitenland op klantenbezoek.
• Een werknemer moet voor een bepaalde tijd naar een buitenlandse dochteronderneming.

Verplichtingen en voorwaarden

Zowel in België als in het land van detachering krijg je te maken met een resem aan detacheringsverplichtingen en -voorwaarden, zowel op het niveau van sociale zekerheid, als belastingen, arbeidsrecht en administratie. Tóch onderworpen worden aan de lokale sociale zekerheid, een geweigerde toegang tot de werkplaats of geldboetes. Hiermee kan je te maken krijgen als je de regels niet volgt. Check dus zeker of je aan alle verplichtingen en voorwaarden voldoet! Acerta zet ze op een rij…

1. Sociale zekerheid: vergeet het A1-attest niet bij detachering

In principe kan een werknemer bij een internationale tewerkstelling binnen de Europese Economische ruimte (EER) maar onderworpen zijn aan de socialezekerheidswetgeving van één lidstaat. Normaal gezien het land waarin er effectief gewerkt wordt. Een detachering vormt hierop een uitzondering. Zo kan de Belgische werknemer gewoon onderworpen blijven aan de Belgische sociale zekerheid en is er een vlotter verkeer binnen de EER mogelijk.

Hier worden wel een aantal voorwaarden aan gesteld:

• De werknemer moet vóór de detachering al minstens 30 dagen onder de Belgische socialezekerheidswetgeving vallen.
• De maximumduur van de detachering is 2 jaar. Voor detacheringen binnen de EER kan deze periode daarna verlengd worden tot 5 jaar.
• Het loon van de werknemer blijft betaald worden door de Belgische werkgever en tijdens de detachering blijft de werknemer onder het gezag van de Belgische werkgever.
• De gedetacheerde werknemer mag geen andere gedetacheerde werknemer vervangen in de lidstaat van ontvangst. Dit om roulatie van gedetacheerden tegen te gaan.
• Er moet een reële economische activiteit zijn in België. De detacherende onderneming mag met andere woorden geen postbusvennootschap zijn.

Daarnaast moet de gedetacheerde werknemer een geldig A1-attest hebben voor de duur van de detachering. Dit attest bevestigt de toepassing van het Belgische socialezekerheidsstelsel en moet worden aangevraagd in België. Deze verplichting geldt in principe vanaf de eerste dag van de buitenlandse tewerkstelling.

Bij detacheringen naar landen buiten de EER moet men bekijken in welke mate België hierover met het betrokken land afspraken heeft gemaakt, om na te gaan of de gedetacheerde persoon onderworpen kan blijven aan de Belgische sociale zekerheid.

2. Vermijd dubbele belastingen

Of een detachering invloed heeft op de fiscale situatie van de gedetacheerde werknemer hangt af van 1. de feitelijke omstandigheden en 2. van de onderlinge afspraken tussen België en het land van tewerkstelling vastgelegd in een “dubbelbelastingverdrag”. Dit verdrag kent de bevoegdheid om inkomen te belasten toe aan één land zodat dubbele belasting wordt voorkomen. Daarom kijk je best bij elke internationale tewerkstelling het toepasselijke dubbelbelastingverdrag na.

Een werknemer blijft sowieso in België belastbaar als aan alle onderstaande 3 voorwaarden is voldaan:

• De Belgische medewerker werkt minder dan 183 dagen per 12 opeenvolgende maanden in het detacheringsland.
• De Belgische werkgever betaalt het loon (en de loonkost wordt niet naar een werkgever in het detacheringsland doorgerekend)
• Het loon is niet ten laste van een eventuele vaste inrichting die de Belgische werkgever in het detacheringsland zou hebben.

3. Zet de detacheringsovereenkomst goed op papier

Vóór de start van een detachering van minstens 1 maand moet er een detacheringsovereenkomst worden opgemaakt. Hierin moeten een aantal gegevens verplicht worden vermeld:

• Hoe lang het werk in het buitenland zal duren.
• In welke muntsoort het loon wordt uitbetaald.
• Eventuele voordelen die verbonden zijn aan de opdracht in het buitenland.
• Eventuele voorwaarden van de terugkeer van de Belgische werknemer.

4. Bekijk welke dwingende bepalingen van het arbeidsrecht het voordeligst zijn

Welk arbeidsrecht van toepassing is tijdens de detachering wordt bepaald door de arbeidsovereenkomst (en eventueel de detacheringsovereenkomst). Het Belgisch arbeidsrecht kan in principe behouden blijven bij een tijdelijke tewerkstelling in het buitenland.

De Belgische arbeidsregels mogen geen afbreuk doen aan de “dwingende bepalingen” (minimumloon, arbeidsduur, feestdagenwetgeving, etc.) van het arbeidsrecht van het land waar de medewerker naar gedetacheerd wordt. Als de lokale bepalingen voordeliger zijn voor de werknemer, hebben deze bepalingen voorrang op de toepassing van het Belgische arbeidsrecht. Maar vaak is de werknemer in België beter beschermd zodat het Belgische arbeidsrecht meestal gewoon verder toegepast kan worden.

5. Vergeet ook de lokale administratieve verplichtingen niet

De wetgeving van het land waar de werknemer naar wordt gedetacheerd kan ook nog een aantal administratieve verplichtingen opleggen. Er werden recent enkele aanpassingen gedaan aan de Europese Detacherings- en Handhavingsrichtlijn en de lokale wetgevingen in dit verband zijn in volle evolutie.

Dit zijn de tendenzen die Acerta vaststelt:

• De detachering moet voorafgaand aangegeven worden via een nationale webapplicatie (dit staat los van het verplichte A1-attest, dat in België moet worden aangevraagd).
• De aanwijzing van een lokale mandataris die als aanspreekpunt kan dienen voor de lokale inspectiediensten als er vragen zijn over de detachering.
• Een aantal documenten (arbeidsovereenkomst, loonstroken etc.) moeten ter beschikking worden gehouden voor een eventuele controle van de arbeidsomstandigheden en/of een toetsing aan de lokale dwingende bepalingen.

Het wordt er met deze bijkomende verplichtingen dus niet makkelijker op om werknemers naar het buitenland te sturen.

Wil je graag meer info over of begeleiding bij het detacheren van je Belgische werknemers? Neem dan contact op via onderstaand formulier!

Meer lezen:

• Warrants: een voordelige bonus voor je werknemers
• Wat brengt 2020 voor jou als werkgever? 5 belangrijke veranderingen
• Wat met de niet-opgenomen vakantiedagen van mijn werknemers?