Bedrijfswagen & tankkaart: kan de werkgever het gebruik ervan beperken nu de brandstofprijzen pieken?

De sterk stijgende brandstofprijzen hebben een grote impact op het budget van veel Belgen. Heeft de werkgever het recht om het gebruik ervan te beperken nu de prijzen zo sterk stijgen? En werknemers die dit voordeel niet hebben? Mogen zij enige compensatie verwachten voor deze prijsstijging? En hoe zit het met elektrische wagens? HR-specialist Partena Professional geeft uitleg.

In het algemeen wordt de tankkaart ter beschikking gesteld van een werknemer die ook een bedrijfswagen heeft. De RSZ en de Fiscus zijn van oordeel dat dan geen extra of afzonderlijk belastbaar voordeel van alle aard moet worden berekend en dat de verstrekking van deze kaart onder het voordeel ‘wagen’ valt. De bedoeling van de werkgever moet duidelijk omschreven zijn in de overeenkomst tussen de partijen (car policy, arbeidsovereenkomst, arbeidsreglement, enz.).

“Soms geeft de werkgever ook een tankkaart aan een werknemer die geen bedrijfswagen heeft. Voor het privégebruik van deze kaart, d.w.z. voor de brandstof die voor privédoeleinden wordt gebruikt, moet dan een voordeel van alle aard worden aangegeven. Onder privégebruik verstaan we de verplaatsingen tussen de woonplaats en de vaste werkplaats en de eigenlijke privéverplaatsingen. Het beroepsgebruik levert uiteraard geen belastbaar voordeel op. Wanneer een tankkaart voor privégebruik zonder bedrijfswagen wordt aangeboden, moet het voordeel op zijn werkelijke waarde worden geschat, d.w.z. op basis van de brandstofprijs,” legt Isabelle Caluwaerts van Partena Professional uit.

Wat de beperking van het gebruik van de tankkaart betreft: niets belet de werkgever om het voordeel dat hij toekent te beperken. Sommige werkgevers beperken het budget en andere voorzien in een persoonlijke tussenkomst van de begunstigde. Raadpleeg altijd de overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer.

“De tankkaart wordt echter vaak onbeperkt verstrekt (afgezien van een eventuele territoriale beperking), maar dan wel gekoppeld aan één enkel voertuig om eventueel misbruik te voorkomen. Gezien de sterke stijging van de brandstofprijzen zullen de budgetten voor tankkaarten waarschijnlijk exploderen, wat ongetwijfeld gevolgen zal hebben voor het wagenparkbeleid van de onderneming. Indien de werkgever de overeenkomst tussen hem en zijn werknemer over de toekenning van de kaart wenst te wijzigen, moet hij het akkoord van de werknemer hebben, of van de werknemersvertegenwoordigers in het geval van een collectieve arbeidsovereenkomst. Maar het is niet ondenkbaar dat hierover in verschillende ondernemingen zal worden onderhandeld.”

Een eenzijdige wijziging van de toekenningsvoorwaarden zonder instemming van de werknemer zou kunnen worden beschouwd als een daad van impliciet ontslag, aangezien de wagen en de brandstof loonvoordelen zijn. Een goed advies op dit moment is om in overeenkomsten clausules te voorzien die de werkgever in staat stellen om op gezette tijdstippen de toekenningsvoorwaarden of eventuele beperkingen op het gebruik van de brandstofkaart te herzien.

Kunnen werknemers die met de wagen naar het werk komen en geen bedrijfswagen of tankkaart hebben, aanspraak maken op een extra vergoeding om de prijsstijging het hoofd te bieden?

In het algemeen wordt alles wat te maken heeft met de terugbetaling van verplaatsingskosten voor woon-werkverkeer beschreven in sectorale bepalingen, d.w.z. dat het de sector is die bepaalt hoe de werkgever moet handelen. “De terugbetaling van vervoerskosten is vaak gekoppeld aan de kostprijs van de treinkaart, die elk jaar in februari wordt geïndexeerd. Wanneer de prijs van de treinkaart wordt geïndexeerd, wordt over het algemeen ook de vergoeding die de werkgever toekent verhoogd. Maar het is duidelijk dat door de stijgende prijzen de kosten voor werknemers die met de wagen naar het werk gaan, verder zullen toenemen,” zegt Isabelle Caluwaerts.

Hoe zit het met elektrische wagens?

Is de wagen een volledig elektrisch aangedreven wagen, dan is de redenering anders. Voor dit type voertuig is de brandstof namelijk elektriciteit. “Er zijn verschillende hypothesen: ofwel beschikt de werknemer over een zogenaamde herlaadkaart, die ongeveer volgens dezelfde principes zal worden behandeld als een traditionele tankkaart, ofwel laadt de werknemer zijn auto op via een laadpaal thuis of een laadpaal die door de werkgever op het bedrijfsterrein ter beschikking wordt gesteld. Voor de sociale en fiscale behandeling van de verstrekking van elektriciteit zal een onderscheid moeten worden gemaakt naargelang het voertuig een bedrijfsvoertuig dan wel een privévoertuig is.”

Wat met de verwarmings- en elektriciteitskosten voor telewerken?

Wanneer een forfaitaire kantoorvergoeding wordt toegekend, dan gaat men ervan uit dat die ook de verwarmings- en elektriciteitskosten dekt. Momenteel is niet voorzien dat deze forfaitaire vergoeding zou worden verhoogd.

Een werkgever kan per maand een forfaitaire kantoorvergoeding van maximaal 134,71 euro per maand (geïndexeerd op 1 februari 2022) toekennen aan de werknemers die structureel en regelmatig telewerken gedurende een substantieel deel van hun arbeidstijd, d.w.z. gedurende het equivalent van één werkdag per week (bv. één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of verschillende dagen met enkele uren telewerk tijdens de normale arbeidstijd). De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis.

“Ter herinnering, de forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten. Dit zijn alle kosten die courant gemaakt worden om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen,” besluit Isabelle Caluwaerts, Legal Expert bij Partena Professional.

Meer informatie op www.partena-professional.be