“We moeten de ambitie van de onderneming weer centraal stellen in elk digitaal project”

Terwijl technologie de voorbije decennia met sprongen is vooruit gegaan, zien we nog steeds heel wat ondernemingen worstelen met het digitaliseren. Projecten worden te laat opgeleverd en de gebruikers zijn niet tevreden met wat het hen biedt. De oorzaak hiervan is meestal niet de technologie, maar wel de manier waarop de transformatie wordt aangepakt. De organisatie en communicatie lopen in vele gevallen mank.

Carine Lucas (Agoria) en Peter Verhasselt (Sirris) hebben elk meer dan 2 decennia op de teller in het begeleiden van digitalisering bij grote en vooral kleine bedrijven in uiteenlopende sectoren. Ze zagen keer op keer dezelfde uitdagingen opduiken en schreven daarom een boek dat mensen in kmo’s concrete handvaten en tips geeft om hierin succesvol te zijn.

Anno 2023 zijn het immers niet alleen IT-managers die digitale projecten aansturen, maar zijn de trekkers eerder CFO's, marketeers of HR-managers. Het boek biedt al deze mensen met hun uiteenlopende digitale expertise een gemeenschappelijke taal en kader. Het boek focust op “the art of the possible”. Hoe kunnen we met beperkte middelen en personeelsbezetting, stappen vooruitzetten die echt het verschil maken?

Schep duidelijkheid over je ambities met het project

We zien het al te vaak gebeuren. Een probleem wordt besproken, een digitale oplossing geopperd en meteen verschuift de discussie zich naar de details van de implementatie. Allerlei mogelijke features worden opgelijst en al snel herinnert zich niemand meer uit welke noodzaak het project ooit werd geboren. Technologie is een doel op zich geworden.

Ons project heeft nood aan houvast in de vorm van heldere doelstellingen die iedereen begrijpt. Hiervoor focussen we op de ambities van ons bedrijf en op de concrete jobs van mensen die hiervoor moeten ondersteund worden. We doen dit los van technologie of implementatie. Alleen wanneer alle betrokkenen begrijpen wat het doel is en waarom we het doen, kunnen we er samen een succes van maken.

Organiseer je met als objectief een blijvende adoptie op het terrein

Een klassieke investering zoals een nieuwe productielijn draait om performantie (hoe snel en hoeveel) en om functionaliteit (wat kan wel en wat niet). Het gaat om de optimalisatie van technische, objectieve eigenschappen. We lossen dit typisch op via een engineering-aanpak.

Een digitale investering draait daarentegen fundamenteel om de mens, we ondersteunen een specifieke man of vrouw in zijn of haar job. En dat is een subjectieve, mensgerichte optimalisatie, die we best realiseren met een design-aanpak. Een vooraf in detail uitgestippeld plan loopt vast, de juiste oplossing wordt best samen met de gebruikers interactief ontdekt en vormgegeven. Pas wanneer mensen onze oplossing graag en blijvend gebruiken, omdat het de gewenste impact heeft op hun job, zijn we succesvol.

Verzeker een intense communicatie tussen alle betrokkenen

Een dergelijke aanpak lukt alleen met een doorgedreven communicatie tussen projectteam en gebruikers, tussen mensen met verschillende rollen, en tussen business en IT. We moeten een groot deel van de beslissingsbevoegdheid delegeren aan het ontwikkelteam zelf en hen daarvoor middelen en autonomie geven. Dit vraagt om een leiderschap dat enerzijds duidelijke ambities vooropstelt en de krijtlijnen uitzet, maar anderzijds teams toelaat om zelfstandig samen te werken, gericht op impact en adoptie.

Met een beperkte tijdsinvestering – de lectuur en adoptie van het boek - kan je als KMO-leiding al een enorme impact maken op nieuwe en lopende projecten. Een gemeenschappelijk kader en jargon zijn het basisrecept om samen je digitale projecten beter te plannen en gerichter aan te sturen.

Verder lezen? “Van ambitie tot Adoptie: Digitaal transformeren met impact”, Carine Lucas en Peter Verhasselt, Die Keure, ISBN 978 90 4864 587 9