Kick-off meeting 2023: alle neuzen dezelfde kant op!

Een nieuw jaar, dus ook nieuwe plannen. Een kick-off meeting is het perfecte moment om jouw medewerkers, teams en stakeholders een boost te geven en alle neuzen meteen dezelfde kant op te krijgen. Een project kick-off is ideaal om de samenwerking van één of meerdere projectteams te bevorderen.

Stem de violen tijdens een project kick-off meeting

Bij een project kick-off breng je de leden van een projectteam bij elkaar voor je echt van start gaat, het officiële startschot dus. Kleine tip, als je elkaar tijdens een project kick-off ook in levende lijve ontmoet, krijgt iedereen meteen een beter beeld van het team.

Een project kick-off meeting ziet er uiteraard voor elk bedrijf en voor elk project anders uit, maar over het algemeen kan je deze meetings onderverdelen in vier categorieën:

• Interne kick-off : Een project op de planning? Dan is deze soort meeting de ideale manier om het projectteam op één lijn te krijgen en om hen de kans te geven om vragen te stellen voordat het project begonnen is.
  
• Kick-off executive sponsor: Alle leidinggevenden en sponsors van jouw project op één lijn krijgen? Tijdens deze meeting zet je het doel en de doelstellingen van jouw project in de verf.
  
• Externe of klantgerichte kick-off: Werk je samen met externe klanten? Dan kan je tijdens deze meeting de klant én je team uitnodigen, zodat je de doelen en resultaten van je project op elkaar kan afstemmen en zodat iedereen elkaar leert kennen.
  
• Agile project kick-off: Werk je in je team met sprints? Breng je team overkoepelend op de hoogte van nieuwe projecten over de verschillende sprints heen. Tijdens deze meeting licht je het globale doel van je project toe zonder in detail door de sprints van je project te gaan.

Maak je kick-off echt geslaagd!

Hoe begin je aan de organisatie van je (project) kick-off meeting? Hoelang moet een kick-off duren? Waar moet je op letten? Dit zijn enkele tips die je meteen in de praktijk kan brengen:

Tip 1: Staar je niet blind op de details

Te lange uiteenzettingen leiden de aandacht af. Staar je niet blind op de details en behoud het globale overzicht. Zo duurt deze meeting niet te lang en blijft iedereen scherp en gefocust.

Tip 2: Informeer en maak deelnemers enthousiast

Zorg voor enthousiasme en betrokkenheid in je team en wissel bijvoorbeeld een mooie presentatie af met leuke quotes of een praktijkvoorbeeld. Zorg voor interactie tijdens je uiteenzetting, stel genoeg vragen en maak ruimte voor kort overleg. Balanceer met andere woorden tussen informeren en enthousiasmeren!

Kan toch niet iedereen ter plaatse aanwezig zijn? BluePoint zorgt ervoor dat je zowel online als fysiek kan vergaderen én zelfs kan kiezen voor een combinatie van beide.

Tip 3: Kies voor technologie die ook werkt

Niets vervelender dan technologische snufjes die het op het moment van de waarheid laten afweten. Op de BluePoint-locaties in Brussel, Antwerpen en Luik kan je rekenen op goed functionerende technologie én ondersteuning bij het gebruik daarvan.

Misschien wil je tijdens je project video’s opnemen? Dat kan makkelijk in de videostudio van BluePoint.

Kick-off meeting organiseren bij BluePoint

Het is altijd slim om een kick-off op een externe locatie te organiseren, waar de sfeer neutraal is. Bij BluePoint in Luik, Antwerpen en Brussel kan je terecht voor een vlekkeloze organisatie. In functie van wat je wil, zorgt het team van BluePoint voor een meeting op maat zonder dat jij je met praktische details hoeft bezig te houden.

Op zoek naar een toffe locatie? Via onderstaand formulier in!

Liever rechtstreeks contact met BluePoint? Bel op het nummer: +32 2 706 88 00 of stuur een mail naar marketing@bluepoint.be.