Je portemonnee en de aarde sparen? 4 tips voor het organiseren van een duurzaam én betaalbaar bedrijfsevent

Kies een groene locatie

Een duurzaam evenement begint met een milieuvriendelijke locatie. Als je locatie geen duurzame oplossingen biedt, zal ook jouw evenement niet groen zijn. Hoe weet je of een eventlocatie duurzaam is?

• Eco-label: zoek uit of de locatie een label of certificaat heeft dat zijn milieuvriendelijkheid kan garanderen, zoals een Green Key. Vraag er gerust naar: een milieuvriendelijke locatie is er trots op. Soms vermelden locaties op hun website welke inspanningen ze leveren voor een beter milieu.
• Openbaar vervoer en groen parkeren: Bekijk goed of de locatie ook makkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer, of er elektrische laadpalen zijn en of er voldoende overdekte en beveiligde fietsrekken zijn. Moedig dan je deelnemers aan om die alternatieve transportmogelijkheden ook effectief te gebruiken. Dat doe je door bijvoorbeeld in je communicatie niet alleen te verwijzen naar parking, maar ook naar nabijgelegen haltes voor het openbaar vervoer. Zo zorg je voor minder CO2-uitstoot en minder parkeerkosten.

CO2-vriendelijke catering

Denk zeker eens na over je catering, want ook op dat vlak kan je heel wat doen.

• Ingrediënten: vraag na of er met lokale en seizoensgebonden producten gewerkt wordt. Zulke ingrediënten moeten geen lang transport ondergaan of opgeslagen worden en hebben dus een kleine ecologische voetafdruk. Bovendien geef je de aanwezigen net dat ietsje extra tegenover een standaardformule.
• Interne catering: kies voor een locatie die zelf catering aanbiedt. Een all-informule is vaak goedkoper dan een externe cateraar. Aangezien de cateraar al aanwezig is, creëer je bovendien minder afgelegde kilometers.
• Vermijd no-shows en daardoor voedselverspilling: er bestaan vandaag talrijke sensibilisatiecampagnes, zoals ‘Don’t Spoil The Party’, waarnaar je kan verwijzen in je uitnodigingen. Op die manier schrijven enkel de geïnteresseerden zich in, heb je minder no-shows en dus ook minder verspilling (en lagere kosten!).

Zaal en presentatiemateriaal

Je wil uiteraard dat je gasten comfortabel en in een piekfijne zaal kunnen kijken naar je productpresentatie of kunnen luisteren naar de sprekers. Toch mag dat niet ten koste gaan van duurzaamheid.

• Meubilair & decoratie: boek geen lege zaal waar je meubilair en decoratie moet laten toekomen door een extern bedrijf, maar kies voor een locatie waar al die zaken aanwezig zijn. Het bespaart een of meerdere ritten met een vrachtwagen.
• Presentatiemateriaal: kijk na of de zaal uitgerust is met eigen professionele apparatuur. Zo kan je nogmaals vermijden dat een externe partij materiaal moet komen leveren, opbouwen en testen. Zo bespaar je opnieuw geld en tijd, en beperk je de CO2-uitstoot.

Gebruik een event-app

Uitnodigingen, informatiebrochures, badges, handouts, programma’s … Bij een event komt heel wat drukwerk kijken. Bespaar op inkt en papier (en red de bomen!) door digitaal te gaan. Met een event-app digitaliseer je het inschrijfproces en maak je alle informatie digitaal beschikbaar. Geen gastenlijsten, programma’s, hand-outs of evaluatieformulieren die overal gaan rondslingeren en die je deelnemers kunnen kwijtraken. Alles verloopt volledig digitaal en is in een handomdraai te raadplegen op de smartphone.

Wil je een duurzame en betaalbare oplossing voor je volgende bedrijfsevenement? De event experts van BluePoint zitten graag met je samen! Maak een afspraak voor een bezoek op de site van Bluepoint of stel je vraag hieronder.