Hoe een professionele persconferentie organiseren? Lees onze tips & tricks!

Tip 1: timing is everything

Kort door de bocht: een weekdag – op vrijdag na – om 10u is het ideale tijdstip om een persconferentie te organiseren. Vrijdag valt uit de boot, omdat de journalisten dan al de hoofdinhoud voor de krant van zaterdag doorgegeven hebben. Een weekend is uiteraard suboptimaal, omdat de drempel om aanwezig te zijn een stuk hoger ligt. Het tijdstip is gekozen, omdat er dan nog ruimte is om het journaal van 13 uur te halen als dat voor je nieuwsfeit haalbaar is. Let ook op de concurrentie: via de website van Belga kun je zien welke andere persconferenties gepland staan. Je vermijdt best tijdstippen waarop verschillende persconferenties ingepland staan, zodat je een maximum aantal journalisten kunt verwelkomen.

Tip 2: plan het verloop

Ook de timing van de persconferentie zelf is belangrijk: niet te lang, niet te kort. De ideale duurtijd is 45 minuten. Dat lijkt kort, maar zo is je communicatie duidelijk en to-the-point. Journalisten zullen het bovendien appreciëren dat je niet te veel van hun tijd in beslag neemt. Een mogelijk schema (door Agoria toegepast) is het volgende:

• 10:00 - 10:02: Welkomstwoord door CEO
• 10:02 - 10:12: Presentatie van het onderwerp door een deskundige
• 10:12 - 10:17: Zakelijke getuigenis ter ondersteuning van de presentatie
• 10:17 - 10:22: Conclusie en verwachtingen naar onze politici toe
• 10:22 - 10:30: Q&A
• 10:30 - 10:45: Camera-interviews en schriftelijke persinterviews in een privéruimte

Tip 3: wees een goede gastheer

Wanneer je journalisten ontvangt ’s morgens, wees dan een goede gastheer en zorg voor koffie met wat versnaperingen.  Gaat de persconferentie naar de middag toe, overweeg dan een lichte lunch. Idealerwijze zorgt een locatiepartner hiervoor, zodat jij je kunt focussen op je persconferentie.

Tip 4: nieuws

Lang niet elk nieuwsfeit krijgt evenveel persaandacht. In plaats van voor kwantiteit te gaan en wekelijks de pers uit te nodigen, kies je beter je momenten. Belangrijke, relevante en nieuwswaardige inhoud is dus cruciaal. Ook inspelen op een zeer actueel thema is een goede insteek. Controversiële onderwerpen waarbij liefst zo veel mogelijk mensen betrokken zijn, wekken interesse.

Tip 5: publiekstrekker

Wil je zoveel mogelijk journalisten aanwezig hebben op je persconferentie, ga dan op zoek naar een publiekstrekker. Dan kan een interessante spreker zijn, waarvoor journalisten graag uitrukken. Je kunt ook overwegen om vooraf een perspakket door te sturen, zodat de journalisten al één en ander kunnen voorbereiden.

Tip 6: locatie, locatie en locatie

Last but not least: de locatie. Deze is van groot belang om van je persconferentie een succes te maken:

• Ligging: een centrale ligging is beter dan een uithoek van het land om journalisten op de afspraak te krijgen. Daarnaast moet de locatie gemakkelijk bereikbaar zijn en biedt bij grote voorkeur ook ruime parkeergelegenheid.
• Technische ondersteuning: microfoons die haperen, beamers die niet opstarten, een geluidsinstallatie die niet goed afgesteld is… dat kun je missen als kiespijn op persconferenties. Kies daarom een locatie met kwalitatieve installaties en liefst ook ondersteunend personeel dat je ontzorgt van dit soort beslommeringen.
• Stabiele internetverbinding: voorzie een gastwifi met snel internet. Hang ook de gastcodes uit om de journalisten te bedienen. Journalisten schrijven soms het artikel onmiddellijk na de persconferentie in een aparte ruimte. Een stabiele verbinding met de redactieserver is dan ook wenselijk.
• Catering: kies voor een locatie die dit aanbiedt met ondersteunend personeel. Hoe meer jij je kunt focussen op de persconferentie en niet op randzaken, hoe beter.

Tip: BluePoint biedt vergaderlocaties aan te Antwerpen, Brussel en Luik, waarbij bovenstaande criteria perfect ingevuld worden. Vlotte bereikbaarheid met parking: check. Start-of-the-art audiovisuele en technologische oplossingen (uiteraard met wifi): check. Catering: check. Ondersteunend personeel: check.

Interesse? Vul dan snel onderstaand contactformulier in en laat BluePoint weten dat je een persconferentie wilt organiseren. BluePoint neemt snel contact met je op!

Meer lezen:

• Nieuwe co-working plek met digitale brainstorm lounge in Berchem
• Veilig vergaderen en werken tijdens corona-uitbraak
• Op zoek naar een geschikte locatie voor je privé-evenement?