Een onvergetelijk personeelsfeest? Vier exclusieve tips van een event-expert!

Delphine Kelemen, event-expert bij BluePoint, zet je op weg met vier essentiële tips.

Alles begint met een origineel concept

Een receptie, hapjes en een diner in avondkledij, speeches en muziek. Het is een beproefde formule, maar waarom niet eens een feest in een uniek thema organiseren? Het zorgt gegarandeerd voor een leuke beleving die je gasten bijblijft.

Delphine: “Denk in de eerste plaats aan een rode draad voor je evenement: zorg dat alles aansluit op de boodschap die je met het feest wil overbrengen. Vervolgens kun je een feestcomité samenstellen. Door input te verzamelen uit meerdere afdelingen, betrek je elke medewerker en creëer je op voorhand al enthousiasme rond het feest! Ik raad aan een thema te kiezen dat je collega’s toelaat zich te kostumeren. Of het nu in een cartoonkostuum of een net pak is, mensen zullen zich meer verbonden voelen met het feest, zeker als er een prijs voor Beste Outfit te winnen is. Het creëert meteen een goede sfeer!”

Trek voldoende tijd uit

Een bedrijfsfeest organiseer je niet op een-twee-drie. Reken toch op zo’n zes maanden voorbereidingstijd. Er komt immers heel wat bij kijken, legt Delphine uit.

“In die zes maanden verstuur je save-the-dates, maak je een originele uitnodiging, regel je meubilair en decoratie, maar doe je ook nog veel meer.

• Mogelijke locaties bezoeken: Bezoek locaties voordat je een locatie kiest. Dat zal je keuze makkelijker maken, en je kunt al meteen brainstormen over de mogelijkheden in de ruimte.
• Schat het tijdsverloop van je evenement in: hoe lang duurt je introductie? Heb je een presentatie? Hoe lang wil je dat de band speelt? Maak een globale planning van wanneer de verschillende elementen beginnen en eindigen om de lengte van je totale event in te schatten.
• Veiligheid: het is iets dat vanzelfsprekend lijkt, maar vaak vergeten wordt als plezier voorop staat. Let er bijvoorbeeld op om geen decoratie voor de nooduitgang te plaatsen en zorg dat je gasten veilig thuiskomen door hotelkamers aan te bieden, taxi’s te regelen, of zelfs hun alcoholtesters te voorzien aan de uitgang.
• Catering: Let op de voorkeuren en allergieën van je gasten, zodat iedereen van het eten kan genieten. Maak ook duidelijke afspraken met het cateringbedrijf, of zorg voor een eventlocatie met catering om het allemaal iets makkelijker te maken.

Verder moeten er nog zaken geregeld worden, zoals een band, animatie, hostessen en technische ondersteuning. Die zes maanden zijn dus geen overbodige luxe!

Reken voor het opbouwen van het event één dag. De afbraak kan in de voormiddag na het evenement.

Hou het kostenplaatje in het achterhoofd

Aan een mooie locatie, heerlijke catering en sfeervol entertainment hangt uiteraard een prijskaartje. Denk daarom op voorhand na over je budget en hoeveel je per persoon wil uitgeven. Over welke bedragen spreken we dan?

Delphine: “Afhankelijk van wat je evenement vereist, zou ik zeggen dat je tussen de € 150 en € 250 per persoon mag rekenen. Als je een goede liveband boekt voor je dansfeest, zul je waarschijnlijk rond de € 200 per persoon spenderen, maar je kunt het zo uitgebreid of simpel maken als je wenst.

Als je een spectaculair feest wil geven aan een redelijke prijs, is een alles-in-één-locatie zoals BluePoint perfect. Aangezien we alles onder één dak hebben, geven we gratis professioneel advies, zonder een externe event organizer in te moeten huren. We kunnen sommige items zelfs met korting boeken door onze contacten met verschillende leveranciers.”

Bedank je personeel en geniet!

Na maandenlange voorbereidingen is het feest eindelijk daar. Maar wat moet je als eventplanner op de dag zelf doen?

Delphine: “Zorg dat je je personeel bedankt, aangezien het feest de werknemers viert. Dat wordt vaak vergeten, maar je personeel weet die dankbaarheid zeker te waarderen. Daarnaast is het enige op je to-dolijst: genieten. Je hebt genoeg tijd besteed aan de voorbereidingen, dus wanneer het feest begint, zit jouw taak erop.

Het meest dankbare aan een personeelsfeest organiseren, is je gasten plezier te zien hebben en achteraf positieve feedback te krijgen. Tenslotte organiseer je dit feest om je collega’s gelukkig te zien. Het zou echter zonde zijn als je er zelf niet van geniet: jij zou je dus net zo veel moeten amuseren als je gasten!”

Een geslaagd personeelsfeest begint bij een goede voorbereiding. Met deze tips scoor je gegarandeerd. En tijdens het feest geniet je ook als organisator dankzij de event-experts bij BluePoint. Zij bekommeren zich over alles wat geregeld moet worden tijdens het feest, zodat jij volop kunt genieten van een leuke dag met collega’s!

Meer weten? Stel je vraag rechtstreeks via het formulier hieronder!