Electronic Data Interchange (EDI): eenvoudig data delen tussen logistieke schakels

Partijen in de supply chain streven er continu naar om hun laad-, transport- en communicatieprocessen efficiënter te maken. Bijvoorbeeld door slimme routes uit te stippelen of de wacht-­ en laadtijden te verminderen. Dankzij Electronic Data Interchange (EDI) kun je uitwisseling van data vlotter laten verlopen en de logistieke flow voor alle partijen inzichtelijker maken.

Een belangrijke stap om in dat opzet te slagen, is investeren in een EDI-systeem. Guy Van der Veken, Director Operations bij logistiek specialist iOnLogistics: “Dat laat toe om documenten elektronisch uit te wisselen en daarbij een groot deel van de handmatige taken te elimineren. Het grote voordeel van EDI: je werkt, als bedrijf, magazijnhouder of vervoerpartij efficiënter en verkleint het risico op fouten door de manuele invoer te verminderen.”

Hoe werkt EDI?

Een traditioneel logistiek proces, van bestelling tot betaling, ziet er ongeveer zo uit:

1. De koper vult een inkooporder in en mailt deze vervolgens naar een leverancier. In het beste geval kan hij de bestelling online plaatsen.
2. Vervolgens controleert de leverancier de voorraad en voert de bestelling handmatig in een ERP-systeem in.
3. De leverancier plant de levering en geeft zijn magazijniers, of de magazijnhouder waarmee hij samenwerkt, de opdracht het transport voor te bereiden. Ook hier zijn er verschillende stappen te nemen: orderpicking, laden, effectief vervoer ...
4. Zijn de goederen geleverd, dan stuurt de leverancier zijn factuur naar de afnemer.
5. De koper voert de factuur handmatig in zijn ERP-systeem in en geeft opdracht aan de financiële dienst om ze te verwerken.
6. De financiële dienst bij de leverancier controleert de betalingen.

Het grote probleem: Bedrijven gebruiken vaak andere toepassingen en bestandsformaten. “EDI kan je gebruiken om de brug te slaan en diverse 'informatietransacties' zo goed als automatisch te laten verlopen”, aldus Guy Van der Veken. “Het EDI-systeem haalt bijvoorbeeld alle relevante data uit het bestand van bedrijf X en vertaalt het naar het formaat om gelezen te worden door de toepassing van bestand Y.”

Daarnaast maakt zo’n systeem de communicatie tussen de verschillende partijen tijdens elk van de stappen veel duidelijker en eenvoudiger.

Guy Van der Veken: “iOnLogistics werkt met Logic Apps om data in iTOS op te laden. Deze data kan in verschillende formaten aangeleverd worden; met of zonder vaste structuur. Hiervoor werkt iTOS met API’s (Application Programming Interface).”

In de praktijk

Nood aan enkele concrete voorbeelden? Dit zijn enkele processen die soepeler lopen dankzij EDI en automatische data-uitwisseling:

• Inkooporderbeheer: Het is mogelijk om met behulp van EDI inkooporders eenvoudig en efficiënt te integreren in het verkoopordersysteem. Bestanden kunnen dan gearchiveerd worden voor een correcte boekhouding en rapportering, alsook om op terug te vallen als je in de toekomst nieuwe of bijkomende documenten moet opstellen.
• Opslagbeheer: Dankzij EDI hou je beter bij hoeveel stuks je nog op voorraad hebt van een bepaalde grondstof of een bepaald product.
• Updates tijdens het transport: EDI maakt het makkelijker om terug te koppelen naar de klant over wanneer welke goederen gelost of geladen werden, op welk transport ... Zo blijft iedereen in realtime op de hoogte.

Wil je met EDI je efficiëntie en data-uitwisseling naar een volgend niveau tillen? Laat je begeleiden door iOnLogistics. Ontdek hun diensten op de website of neem contact op met de experts via onderstaand formulier.