Digitalisering administratie in de binnenvaart: Go4Logistics ondersteunt groei van Anaco

Anaco is een familiebedrijf dat al generaties lang actief is in de binnenvaart. Door de enorme groei die het bedrijf de laatste jaren kende, drong verdere digitalisering van de administratie zich op. Anaco vond in Go4Logistics de ideale partner.

Als bemiddelaar tussen opdrachtgevers en binnenvaarders leidt Anaco het vervoer van vloeistoffen over de binnenwateren in goede banen. De opdrachten die het bedrijf binnenhaalt, zijn groot en door de sterke concurrentie zijn fouten absoluut uit den boze. Om maximale klantentevredenheid te waarborgen, besloot Anaco zijn operationele processen verder te optimaliseren door ze te digitaliseren met het GO4TMS-platform van Go4Logistics.

Standaardpakket verfijnd met maatwerk

De eerste horde in de digitalisering van de administratie was het orderbeheer. Net zoals vele andere bedrijven in de binnenvaartsector, werkte Anaco veel met Excel. Gevolg: medewerkers moesten gegevens vaak meerdere keren (manueel) ingeven in verschillende toepassingen. Met een hoog risico op fouten - zoals dubbele boekingen of verkeerde aantallen - tot gevolg. Door de digitalisering met het Go4TMS-pakket volstaat het om data één keer in het systeem in te voeren. Resultaat: de kans op fouten daalt drastisch. Bovendien verstuurt het systeem de nodige info automatisch naar de juiste personen. Na het orderbeheer begon Anaco Go4TMS ook te gebruiken voor de planning, de facturatie en de boekhouding.

Bij de verschillende implementaties vroeg Anaco regelmatig om maatwerk. “Het fijne aan Go4TMS is dat het enerzijds een solide basis biedt, en dat we anderzijds de vrijheid hebben om functionaliteiten aan te passen of bijkomend te laten ontwikkelen. Hierdoor konden we het pakket helemaal op onze wensen afstemmen”, aldus een tevreden Manuela Straatman, CEO bij Anaco.

Planningsoftware op maat van de binnenvaart

Aangezien het transport van goederen via de binnenvaart meerdere dagen in beslag neemt, had Anaco ook specifieke eisen voor een planningtool; Anaco moet makkelijk de planning van een hele week of zelfs langer kunnen bekijken.

Dankzij de op maat ontworpen weekplanning in de Go4Planning-tool heeft Anaco in één oogopslag zicht op de status van alle schepen. Nu is het voor de planners meteen duidelijk wanneer een bepaald schip opnieuw beschikbaar is, bijvoorbeeld. Bovendien bevat het planbord ook belangrijke extra info, zoals de details van de vracht en noodzakelijke documenten.

Switch naar thuiswerk versnelde digitalisering administratie

Dankzij deze digitalisering kon Anaco bij de eerste lockdown heel snel overschakelen op thuiswerken. Alle medewerkers hadden immers eenvoudig toegang tot de nodige documenten in de cloud. Het enige waarvoor ze op dat moment nog naar kantoor moesten, was om de facturen op te volgen. De vraag om dit te automatiseren kwam dan ook in een stroomversnelling. Go4Logistics zorgde ervoor dat dankzij de Document Capture-module alle inkomende facturen automatisch ingelezen worden en vervolgens verwerkt zonder manuele tussenkomst.

Wil je je transporten ook beter beheren en plannen? Haal daarvoor GO4TMS in huis. Ontdek meer over het platform op de website van Go4Logistics of stel je vraag meteen aan één van de experten via onderstaand formulier.