Wat zijn de voordelen van de implementatie van AI in de boekhouding?

Het integreren van Artificiële Intelligentie of kortweg AI in de boekhouding, is al lang geen sciencefiction meer. Sterker nog, zonder het te beseffen maken gebruikers van boekhoudsoftware mogelijks al vele jaren gebruik van AI. Een bekend voorbeeld is het integreren van patroonherkenning in documenten. De software herkent terugkerende facturen en banktransacties steeds beter. Dat maakt automatisch invoeren mogelijk.

Artificiële Intelligentie bestaat al vele jaren als wetenschap. De praktische toepassing ervan kende vooral de afgelopen jaren een enorme boost. Onder meer door tools als ChatGPT, en de onderliggende generatieve AI, is de technologie niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Exact exploreert de mogelijkheden van AI in de boekhouding en implementeert ze in krachtige tools, zoals de Exact Assistant.

Wat betekent AI voor de bedrijfswereld?

De AI-technologie evolueert snel. Zeer snel. Het mag duidelijk zijn dat we nog maar aan de vooravond staan van talloze ontwikkelingen. Bedrijven omarmen Artificiële Intelligentie om steeds performantere oplossingen te vinden voor hun processen. Ze bekijken onder meer de mogelijkheden en toepassingen van AI in de boekhouding en administratie. Een voorbeeld. Wanneer je onderneming maandelijks terugkerende aankoopfacturen ontvangt, kan AI-gestuurde software ze bij correct gebruik steeds beter herkennen en automatisch klaarzetten als een boekingsvoorstel. Het systeem ’leest’ de documenten dankzij Optical Character Recognition (OCR). Robotic Process Automation (RPA) wijst ze toe aan de juiste leverancier, de gepaste grootboekrekening en de bijhorende BTW-code. Hetzelfde geldt voor het automatisch koppelen van terugkerende betalingen van deze facturen aan de overeenstemmende documenten. De software ‘leert bij’ (de zogenaamde machine learning) en voert deze boekhoudkundige routinetaken steeds intelligenter uit. Dat levert heel wat tijdswinst op bij het verwerken van data.

Meer nauwkeurigheid dankzij AI in de boekhouding

Snelheid en efficiëntie vormen niet de enige pluspunten van AI in de boekhouding. Bij het uitvoeren van repetitieve taken is de technologie ook nauwkeuriger. Een medewerker van je financiële afdeling kan zich mogelijks al eens van grootboekrekening of btw-code vergissen. Met de achterliggende algoritmes van artificiële intelligentie behoren dergelijke fouten vrijwel voorgoed tot het verleden. Bijkomende troef: de algoritmes kunnen helpen bij het herkennen van (menselijke) fouten en meteen de nodige correcties voorstellen. Een voor de hand liggend voorbeeld is een dubbele verwerking van een factuur. Slimme software herkent dubbele transacties reeds extra vroeg in het proces. Enkel juiste en accurate data vertrekken naar je boekhouding.

Fraude opsporen en schade voorkomen

Nog een bijkomend voordeel van het gebruik van slimme software betreft het opsporen van fraude. Afwijkingen in je boekhouding kunnen niet alleen het gevolg zijn van fouten van een medewerker, maar ook van fraude. Door grondige analyses op de historiek van je data te genereren kan slimme software abnormale patronen snel herkennen. Het spreekt voor zich dat het vroegtijdig ontdekken van dergelijke afwijkende transacties een zeer groot voordeel betekent in het beperken of hopelijk vermijden van de mogelijke schade. Nog dieper in detail zal AI in de boekhouding ook grotere afwijkingen herkennen en melden. Stel, een maandelijks factuur van een bepaalde leverancier schommelt steeds rond de 1.000 euro. Eenmalig bedraagt de ingeboekte som evenwel 10.000 euro. Dan zal het systeem je hiervan proactief op attent maken, wat de foutenlast verder beperkt.

AI in de boekhouding zorgt voor betere inzichten

Bij het invoeren en verwerken van facturen en banktransacties win je met artificiële intelligentie binnen je boekhoudsoftware niet alleen tijd. De technologie biedt eveneens perspectieven bij de financiële ratio’s en analyses van de cijfers van je onderneming. Met behulp van artificiële intelligentie gebeuren de analyses niet alleen sneller, maar doorgaans ook kwalitatiever. Ook de duidelijke voorstelling aan de hand van diverse dashboards, rapporten en grafieken vormt een pluspunt. Zo heb je als ondernemer meer slagkracht en kan je tijdig ingrijpen wanneer nodig. Kortom, de snellere en correctere verwerking van je data, levert je samen met een duidelijkere voorstelling financiële inzichten op, waardoor de kans op onaangename verrassingen flink verkleint.

Artificiële Intelligentie kan je klantenservice optimaliseren

Hoe sneller de vele transacties van je boekhouding verwerkt raken, hoe vroeger je als ondernemer financiële inzichten verkrijgt. Software op basis van generatieve AI opent evenwel nog tal van mogelijkheden. Zo maken steeds meer kmo’s gebruik van chatbots en virtuele assistenten. Gebruikers van dergelijke toepassingen kunnen langs deze weg op een erg eenvoudige manier in dialoog gaan met de chatdiensten van hun boekhoudsoftware. Noem het gerust een persoonlijke assistent, die je op weg zet bij alle vragen en opmerkingen bij het verwerken van je documenten en transacties. Zit je ergens vast in het systeem? Ben je op zoek naar de contactgegevens van een bepaalde klant of leverancier? Had je graag een overzichtelijk rapport van je omzet of winst? Je hoeft niet langer te zoeken, een chatbot wijst je meteen de juiste weg. Of hoe je met AI in de boekhouding een volledige klantenservice op maat van jouw onderneming uitbouwt.

Is je kmo klaar voor de implementatie van AI in de boekhouding?

Het mag duidelijk zijn dat artificiële intelligentie in de toekomst steeds meer haar plaats zal opeisen in de financiële afdelingen van kmo’s. De voordelen zijn, mits correct en doordacht gebruik, legio. Wil je graag optimaal gebruik maken van AI in de boekhouding? Dan start je het best met een grondige analyse van de systemen die je reeds gebruikt. Van daaruit kan je dan kijken waar de meeste mogelijkheden liggen voor de implementatie. Bij welke processen kan je dankzij AI de grootste winst in tijd en kwaliteit boeken? Vanuit deze vraag ga je op zoek naar de juiste tools om binnen deze processen te integreren. Zorg daarnaast ook voor een aangepaste training op maat van je medewerkers, zodat je team de nieuwe technologie goed kan inzetten. En blijf tot slot uiteraard altijd waken over de correctheid van je data, en de prestaties in het algemeen, die AI mee stuurt.

Exact Assistant, of hoe AI in de boekhouding grenzen verlegt

Exact Software is reeds vele jaren een voortrekker van AI binnen de financiële sector. Dat werd nogmaals duidelijk op de recente editie van Exact Live, met de voorstelling van de Exact Assistant. Deze nieuwe functionaliteit, een interactieve tool waarmee je in gewone taal kan communiceren, is 24/7 beschikbaar voor alle gebruikers van Exact Online. Handige toepassingen van Exact Assistant zijn onder andere:

• Helpen navigeren door het platform;
• Hulp bij het beantwoorden van alle supportvragen;
• Proactief versturen van AI-notificaties;
• Vergaderingen of klantenbezoeken helpen voorbereiden.

Ook hier geldt dat deze nieuwe toepassing van AI in de boekhouding volop in ontwikkeling is. We kunnen nu al meegeven dat er in 2025 opnieuw heel wat nieuwe functionaliteiten volgen.

Je merk het: AI in de boekhouding kan voor een positieve impact zorgen. Denk aan de snellere verwerking van data, meer controle, en dus meer betrouwbare financiële cijfers en rapporten… Belangrijke zaken die je als ondernemer helpen bij het nemen van dagelijkse of strategische beslissingen. En last but not least, dankzij AI kan je makkelijker en effectiever werken met de medewerking boekhoudsoftware. Interesse. Neem contact met ons op voor meer informatie.