Unia kiest voor modern workplace en bellen met Teams

Unia is de onafhankelijke openbare instelling, die strijdt tegen discriminatie en voor gelijke kansen. Enkele maanden geleden verhuisde ze naar een vleugel van het Eurostation-gebouw (naast station Brussel-Zuid), en dat was volgens Lode Nolf, Digital transformation Officer bij Unia, het ideale moment om op ICT-vlak met een schone lei te beginnen en op zoek te gaan naar een nieuwe partner. “We merkten dat onze infrastructuur zwaar verouderd was en wilden van onze nieuwe kantoren echt een ‘modern workplace’ maken.”

De vraag voor ESC was duidelijk: een volledig nieuwe werkplek ontwerpen. “Ik heb altijd vooruitgedacht en zag het niet zitten om outdated systemen te blijven gebruiken, gewoon omdat ze nog werken”, steekt Lode van wal. De telefooncentrale bij Unia was daar het beste voorbeeld van. “Onze telefooncentrale draaide op Windows 2000. Als een collega aan een bureau ging zitten moesten we effectief koperen kabels versteken zodat die kon bellen. Maar dat ding kostte ons wel 14.000 euro aan onderhoud. Ondenkbaar toch?”

20 jaar achterstand ingehaald

Om die 20 jaar achterstand in te halen, riep Lode de hulp in van ESC, dat hielp bij het radicaal vernieuwen van de ICT-infrastructuur. Zo werden de lokale servers vervangen door een Azure-omgeving, kwamen er hybride meetingrooms en kregen werknemers de beschikking over apparatuur zoals state of the art headsets en schermen. Maar de vernieuwing met de grootste impact op de dagelijkse werking was het implementeren van bellen met Microsoft Teams.

De modern workplace van Unia

Onder de paraplu van Unia zijn vier departementen actief. Die verkregen, dankzij de implementatie van Microsoft Teams, elk hun eigen digitale telefonieflow. “Wij hadden wel een goed omlijnd idee van waar we naartoe wilden, maar voor de praktische omschakeling heb je specialisten nodig. De expertise van ESC bleek bij dit alles van goudwaarde. Alle medewerkers bellen nu via Teams, waardoor ze overal en altijd kunnen bellen. Er zijn aparte lijnen voor de verschillende diensten en inkomende oproepen worden voor een deel automatisch doorgeschakeld naar de juiste mensen.” Opvallend detail: de oproepen die nog via de receptie passeren, worden verwerkt door Bart, een man met een visuele beperking die gebruik maakt van een Softphone-app en daardoor nu ook flexibel en van thuis uit kan werken.

De menselijke factor in de modern workplace

Lode Nolf en de mensen van ESC hadden gesprekken met elk team, om samen te bekijken wat de wensen, behoeften en eventuele bekommernissen waren. Na de onboarding kregen alle medewerkers de tijd om vertrouwd te raken met Teams. Dat verliep uiteindelijk zonder problemen. “Als je de mensen wil meekrijgen in je verhaal, moet je ervoor zorgen de ICT-infrastructuur het werken makkelijker en efficiënter maakt. Op dat gebied levert Teams heel wat voordelen op: integratie met crm (click to call-functie), bruikbaar op uiteenlopende devices, collaborative calling (belgroepen), eenvoudig te personaliseren (zonder hulp van ESC) enz. Nu is alles aanwezig om comfortabel en flexibel te werken van thuis uit of op kantoor, met de beste materialen én de beste software. Uiteindelijk zijn het de mensen wiens belangen Unia behartigt, die de vruchten plukken van dit alles. En daar is het ons tenslotte om te doen.”

Kan jouw organisatie ook een modern workplace gebruiken? Wens je graag meer informatie over Microsoft Teams als collaborative tool? Dan kan je altijd contact opnemen met ons of onderstaand formulier invullen.