Tips en tools voor het automatiseren van de boekhouding

De essentie van de huidige digitaliseringsgolf bestaat erin slimme software gericht in te zetten. Dat betekent processen en repetitieve, handmatige taken automatiseren. Zo wint je onderneming niet alleen tijd, maar verloopt alles efficiënter en elimineer je menselijke fouten. Bovendien verkrijg je realtime-inzichten om je strategische beslissingen te onderbouwen. In dit artikel bekijken we de voordelen van het automatiseren van de boekhouding en administratie.

Niet elke kmo beschikt over een interne boekhoudafdeling. Door de krapte op de arbeidsmarkt zal het vinden van geschikte medewerkers hiervoor in de toekomst alleen maar moeilijker worden. Als ondernemer focus je trouwens liever op je corebusiness. Het tijdig verzamelen en (laten) verwerken van alle boekhoudkundige gegevens blijft daarom vaak een hele uitdaging. Exact geeft je 5 tips om werk te maken van het automatiseren van de boekhouding. En tools die je daarbij kan gebruiken.

Tip 1: investeer in krachtige software voor het automatiseren van de boekhouding

Als ondernemer hou je graag de handen vrij voor zaken die belangrijk zijn. De lijnen uitzetten, beslissen over investeringen, mensen aansturen, de groei verzekeren, klantenrelaties onderhouden en uitbouwen… Het automatiseren van je boekhouding kan je een hoop tijd besparen, die je aan de bedrijfsvoering kan besteden. Er bestaan geavanceerde oplossingen, die je administratieve taken aanzienlijk vereenvoudigen en je boekhouding een stuk ontzorgen..

No hands Accounting

Met No hands Accounting nemen slimme tools en zelflerende robots het handmatige boekhoudwerk van je over. Zo automatiseer je NIET ALLEEN het verwerkingsproces van je facturen van het begin tot eind maar ook andere boekhoudkundige taken zoals boekingen of afschrijvingen.

• online-documenten komen via verschillende kanalen terecht in de software, papieren aankoopfacturen of bonnetjes kan je via een app op de gsm scannen en opladen
• de software selecteert alle belangrijke informatie uit je documenten (aankopen en verkopen) en zet die automatisch om in een boekingsvoorstel
• de verwerking van de factuurstroom verloopt net zoals de betalingsstroom indien gewenst, automatisch (mits de klant jouw gestructureerde mededeling gebruikt)

Het automatiseren van je boekhouding kan je een pak tijd besparen, die je aan de bedrijfsvoering kan besteden

Tip 2: vereenvoudig het goedkeuren en automatisch koppelen van facturen

Ook wanneer meerdere collega’s facturen moeten goedkeuren, kan je slim automatiseren. Dat scheelt een hoop mailverkeer, met alle bijbehorende risico’s op vergissingen. Je kan meerdere flows aanmaken met verschillende goedkeuringsstappen en -activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan een controle van het factuurbedrag of van bestelde goederen en/of diensten. Andere mogelijkheden zijn een algemene flow opstellen zonder voorwaarden, of flows koppelen aan een specifieke leverancier of kostenplaats. Hebben sommige collega’s geen toegang tot Exact Online? Geen zorgen. Je kan kosteloos een onbeperkt aantal gebruikers voor factuurgoedkeuring toevoegen aan je software. Meer zekerheid, minder taaklast. Alweer een sprekend win-winvoorbeeld van het automatiseren van de boekhouding.

Makkelijk facturen goedkeuren door meerdere collega's in Exact Online

Gebruik je Exact Online Handel of Exact Online Projecten ook voor je logistieke processen? Dan heb je de mogelijkheid om je facturen automatisch te koppelen aan bestellingen en projecten.

• bij het uploaden van een factuur kan je aangeven dat ze bij een bepaald project hoort
• de software zet facturen automatisch om naar een boekingsvoorstel, en koppelt ze desgewenst aan de bijbehorende bestelling
• resultaat: je logistiek en projectadministratie zijn altijd netjes op orde

Tip 3: automatiseer terugkerende boekingen en afschrijvingen

Niemand besteedt graag kostbare tijd aan maandelijkse terugkerende boekingen. Je hebt vast wel eens te maken met terugkerende boekingen die je elke periode opnieuw moet invoeren. Dankzij boekingsscenario’s hoef je die niet langer telkens handmatig aan te maken.

Voorbeeld 1: verzekeringen

Voor veel verzekeringen ontvang je een factuur voor een jaar, 6 maand of per kwartaal, die je moet vooruitbetalen. Of je hebt de optie om de eenmalige kost op te splitsen in maandelijkse boekingen over een volledig boekjaar. Met Exact Online laat je de boekingen automatisch aanmaken. De aanmaak van het te boeken saldo gebeurt automatisch bij de start van je nieuwe boekjaar. Geen reminders meer!

Voorbeeld 2: bedrijfswagen of -laptop

De afnemende waarde van een bedrijfswagen of -laptop, moet je periodiek, en over jaren heen afschrijven in je boekhouding. Exact Online maakt de bijhorende boekingen automatisch aan, nadat je de activa, met bijhorende afschrijvingsmethode en activumgroep, hebt aangemaakt. Dat scheelt je een hoop manuele invoer, want het zijn juist die kleine klusjes die alles bij elkaar een hoop tijd kosten. Lees meer hier.

Maak een template aan en laat Exact Online automatisch de boekingen voor de huur en energierekening maken

Tip 4: het automatiseren van de boekhouding met gebruik van apps

Het verminderen van de administratieve last vormt een van de doelstellingen bij het automatiseren van de software. Denk maar aan het verzamelen, ordenen en nauwkeurig verwerken van de talloze binnenkomende bonnetjes en facturen in je administratie. Zeker als het ene document in pdf-formaat binnenkomt, het andere via de post en nog een ander klaarstaat in een portal. Een bonnetje vergeten of een factuur kwijtspelen behoort tot het verleden. Mobiele apps geven je overal en altijd toegang tot je financiële gegevens, openstaande posten en andere belangrijke data. Zo blijf je op elk moment van de dag op de hoogte van de financiële situatie van je onderneming. Dit kan je helpen om de juiste beslissingen te maken. Je werkt sneller en slimmer.

Exact Online App

• snel een factuur of bonnetje scannen en aan je boekhouding toevoegen facturen goedkeuren
• on the spot verkoopfacturen en offertes opstellen
• de software slaat alle gescande facturen automatisch op in dezelfde online-omgeving
• facturen en offertes versturen
• als de boekhoudkundige verwerking dan ook nog snel (al dan niet automatisch) gebeurt, heb je realtime-inzicht in je operationeel resultaat

Tip 5: beperk handmatige controle van je boekhouding tot het minimum

Het automatiseren van de boekhouding gaat verder dan enkel het digitaal verzamelen en verwerken van documenten. Alvorens je een btw-aangifte of jaarafsluiting kan doen, moeten enkele controles gebeuren. Het handmatig controleren van de administratie is een tijdrovende bezigheid. Als je dit kunt automatiseren, bespaar je niet alleen tijd, maar verklein je de kans op menselijke fouten bij het doorvoeren van correcties. De checklist in Smart Closing is een goed voorbeeld van een dergelijke tool.

Checklist Smart Closing

• checklist controleert nauwkeurigheid, volledigheid en betrouwbaarheid
• signaleert veranderingen en fouten in de administratie
• controleert boekhoudkundige verwerkingen met vooraf ingestelde criteria
• markeert afwijkingen en stelt een oplossing voor
• standaardtemplates voor btw-aangifte en jaarafsluiting helpen bij specifieke controles en analyses

Mobiele apps geven je overal en altijd toegang tot je financiële gegevens, openstaande posten en andere belangrijke data

Conclusie: automatiseren van de boekhouding voor minimale handmatige administratie

Door het automatiseren van de boekhouding ben je op elk moment op de hoogte van de prestaties van je bedrijf en zie je waar eventuele aanpassingen nodig of mogelijk zijn. Wil je alle tijd hebben voor je klanten en het handmatige werk tot een minimum beperken? Investeer dan in software die allerlei taken overneemt en kies voor een oplossing waarmee je snel en efficiënt inzicht in de actuele cijfers hebt. Meer weten over het meest gebruikte programma voor de boekhouding bij kmo’s? Neem dan hier een kijkje

Tool: checklist in Smart Closing

• checklist controleert nauwkeurigheid, volledigheid en betrouwbaarheid
• signaleert veranderingen en fouten in de administratie
• controleert boekhoudkundige verwerkingen met vooraf ingestelde criteria
• markeert afwijkingen voor directe oplossing
• standaardtemplates voor btw-aangifte en jaarwerk helpen bij specifieke controles en analyses
• aanpassingen en controles door junior collega's en reviewers verbeteren de kwaliteit van de administratie en leggen afwijkingen vast

Conclusie: automatiseren van de boekhouding voor minimale handmatige administratie

Door het automatiseren van de boekhouding ben je op elk moment op de hoogte van de prestaties van je bedrijf en zie je waar eventuele aanpassingen nodig of mogelijk zijn. Wil je alle tijd hebben voor je klanten en het handmatige werk tot een minimum beperken? Investeer dan in software die allerlei taken overneemt en kies voor een oplossing waarmee je snel en efficiënt inzicht in de actuele cijfers hebt. Meer weten over het meest gebruikte programma voor de boekhouding bij kmo’s, neem dan hier een kijkje.