Tips en strategieën voor een optimale cashflow

Uit de Exact KMO Barometer van 2024 blijkt nog maar eens dat veel ondernemers worstelen met financiële uitdagingen, zoals het tijdig incasseren van openstaande facturen. Nochtans is een optimale cashflow essentieel voor de gezondheid en groei van je kmo. Lees hoe bedrijfssoftware van Exact je kan helpen om je cashflow te beheren.

Enkele cijfers die tot nadenken stemmen. De betaling van 31% van de totale factuurwaarde gebeurt laattijdig. In het afgelopen jaar was 6% oninbaar. Dit leidt tot een jaarlijks verlies van meer dan €20.000 voor een kwart van de ondernemers. Meer dan voldoende reden voor de specialisten van Exact om zich over de kwestie te buigen en tips te geven voor een optimale cashflow.

Een goed overzicht voor een optimale cashflow

Het belang van de cashflow valt nauwelijks te overschatten. Die weerspiegelt namelijk de liquiditeit en financiële gezondheid van je onderneming. Bij een positieve cashflow ‘stroomt’ er meer geld binnen dan er buitengaat. Dat betekent niet alleen dat je rekeningen, lonen, leveranciers en andere operationele kosten op tijd kunt betalen. Een optimale cashflow vormt bovendien het fundament voor verdere groei en het ontwikkelen van je bedrijfsactiviteiten. Dat vereist een goed beheer van de liquiditeit en nauwkeurige prognoses voor een week, een maand of zelfs een jaar. Op die manier verkrijg je een betrouwbare kijk op de toekomst en de mogelijkheden om nieuwe projecten tot een goed einde te brengen. Dat gaat bijvoorbeeld om investeringen, financieringen, aanwervingen enz.

Tip. Blijf up-to-date van de financiële situatie met bedrijfssoftware

Zorg om er te beginnen voor dat je financiën altijd helemaal up-to-date zijn en dat je zelf goed op de hoogte bent van je financiële situatie. Klinkt misschien vanzelfsprekend, maar als ondernemer moet je nu eenmaal veel ballen tegelijk in de lucht houden. Hou dus goed in de gaten wie jou nog moeten betalen, wie jij zelf nog moet betalen en wanneer de betaaltermijnen verlopen. Door dit dagelijks op te volgen kan je snel ingrijpen wanneer nodig.

De voordelen van Exact voor je cashflowbeheer

• Je hebt geen omkijken naar de geldstromen in je onderneming
• Je verkort de doorlooptijd van verzonden facturen
• Je volgt onbetaalde facturen eenvoudig op
• Je voorkomt fouten in je factuuradministratie
• Je hebt altijd en overal een overzicht van de status van je facturen

Een optimale cashflow dankzij je boekhoudprogramma

Je cashflow handmatig bijhouden in een Excel-bestand kan, maar is een tijdrovende bezigheid. Bovendien is de kans op fouten een stuk groter. Met soms vervelende gevolgen als je een openstaande factuur over het hoofd ziet. Met een online boekhoudprogramma verbeter je daarentegen de kwaliteit van de cashflow binnen je bedrijf. Indien een klant een factuur niet tijdig betaalt, ontvang je een alert. Vervolgens kan je snel een betalingsherinnering uitsturen. Als je dat wenst verloopt dit proces helemaal automatisch, met inbegrip van een mailtje met het verzoek om te betalen. Exact Online Boekhouden biedt je perfect inzicht in je financiën en cashflow. Het systeem houdt verstuurde facturen voortdurend bij. Laat de betaling te lang op zich wachten, dan krijg je automatisch een seintje. Het gevolg? De facturen staan minder lang open.

Tip. Geef je boekhouding een upgrade

Werp eens een kritische blik op je boekhouding. Maak je hiervoor nog steeds gebruik van Excel, dat is een upgrade echt wel aangewezen. Met behulp van een administratietool of boekhoudprogramma, kan je je boekhouding namelijk een stuk makkelijker en efficiënter bijhouden. Facturen opmaken, automatische betalingsherinneringen instellen, een 360°-overzicht van je cashflow krijgen… het kost je allemaal nauwelijks tijd en moeite. Zo draagt een boekhoudprogramma bij aan je optimale cashflow… én aan de slimme samenwerking met je boekhouder. Zeker het overwegen waard, dus.

Boekhoudingssoftware voorspelt je cashflow…

Exact Online Boekhouden geeft de gebruikers inzicht in de evolutie van de cashflow voor de komende weken. De tool kijkt bekijkt de in- en uitgaande geldstromen op de korte termijn. Hij maakt hiervoor gebruik van de beschikbare informatie in de debiteuren en crediteuren, en houdt eveneens rekening met de btw-stromen. Je hebt een goede kijk op de liquiditeitspositie van je onderneming op korte termijn en kunt proactief werk maken van een optimale cashflow.

... en de te verwachten betaaldatum

Aan de hand van datascience voorspelt de tool ook de te verwachten betaaldatum van een verkoopfactuur, zonder rekening te houden met de vermelde betalingstermijn. Exact bouwde een model dat op basis van historiek en een aantal elementen voorspelt wat de ‘days to cash’ is van een verkoopfactuur. Het model toont hoe de voorspelling tot stand komt en je kunt ook inzoomen op de details. Zo heb je als ondernemer snel beschikbare informatie en grip op wat er gebeurt op een bepaalde dag of in een bepaalde maand.

“De bedrijven die zich kunnen aanpassen aan deze uitdagende tijden, zijn de winnaars van morgen. Daarom is het voor ondernemers nog belangrijker snel digitale stappen te zetten. We helpen kmo’s door handvatten te bieden om een beter en meer realtime-zicht te hebben op hun cashflow.”
Sigrid Jansegers, sales director bij Exact België

Tip. Snel factureren draagt bij tot een optimale cashflow

Administratief werk is wellicht niet je geliefkoosde bezigheid. Toch is het belangrijk om niet tot het einde van de maand te wachten om een factuur te versturen. Hoe langer je wacht, hoe langer het duurt voor je je geld ontvangt. Bepaal een vast moment in de week om facturen te versturen en nieuwe facturen voor te bereiden. Zo maak je van iets waar je tegenop kijkt een routineklusje. Verstuur je facturen vooral digitaal, per e-mail of via je boekhoudprogramma. Dan zijn ze sneller bij je klant én moeilijker te negeren.

Tip: Betaal jouw facturen pas als het nodig is

Een optimale cashflow hangt niet alleen af van hoe snel je betaald krijgt, maar ook binnen welke termijn je zelf je facturen betaalt. Staat op een aankoopfactuur als betalingstermijn ’30 dagen einde maand’ vermeld, dan mag je die deadline perfect afwachten. Je leverancier zal hiermee tevreden zijn en je beschermt tegelijk je eigen cashflow-positie.

Maak gebruik van betrouwbare en actuele data

We leven in onzekere tijden. Betrouwbare data zijn vandaag belangrijker dan ooit. Met een online boekhoudprogramma doe je alles vanuit een centrale plaats: facturen versturen, openstaande facturen bekijken en eenvoudig opvolgen. Je hebt met andere woorden totale controle over je financiën.

Tip: Hou je administratie goed bij

Voor een optimale cashflow stel je de administratie beter niet uit tot het moment waarop je je btw-aangifte moet doen. Plan ook hiervoor een vast wekelijks moment in. Met de moderne technologische oplossingen hoef je de boekhouding niet langer ‘s avonds of in het weekend thuis bij te werken. Je verstuurt facturen eenvoudig vanuit de trein, een wachtkamer of vertrekhal.

“In de afgelopen jaren zien we dat klanten tijdig laten betalen een grote uitdaging is voor ondernemers. Het is daarom goed dat kmo’s stappen zetten om zich in te dekken tegen wanbetalers. Ondanks het feit dat zij afhankelijk zijn van de betaalmoraal van hun klanten, kunnen zij verschillende proactieve en digitaliseringsstappen doorvoeren om het betaalproces makkelijker te laten verlopen. We zien dat hier nog veel kansen onbenut blijven.
Sigrid Jansegers, sales director bij Exact België

Besluit: een optimale cashflow vermindert financiële stress

Een gezonde cashflow is essentieel voor het overleven en slagen van je onderneming. Breng onze tips in praktijk, verbeter je cashflow en hou de financiële stromen voorspelbaar. Met de juiste tools en strategieën verminder je financiële stress en kan je investeren in groei. Uit de KMO Barometer blijkt dat 52% van de bedrijven nog niet inzet op automatisering in administratieve processen, terwijl dit een enorme meerwaarde kan hebben. Denk aan een geautomatiseerd debiteurenbeheer met automatische betaalherinneringen, eenvoudige betaalmogelijkheden als geïntegreerde betaallinks of e-facturatie. Deze oplossingen helpen het overzicht te behouden en verhelpen knelpunten in het betaalproces.

Bekijk de demo en ontdek hoe je een optimale cashflow creëert met Exact Online Boekhouden. Eén plek om facturen te versturen, openstaande facturen te bekijken en eenvoudig op te volgen.

Download de Exact Whitepaper ‘9 tips voor een gezonde cashflow’