Telefonie voor bedrijven met meerdere vestigingen: wat is de beste oplossing?

Mogelijkheid 1: de fysieke centrale

Als voorbeeld nemen we een organisatie met zo’n 100 medewerkers, verspreid over 20 vestigingen. Stel: deze organisatie wil haar gebruikers verbinden via een fysieke centrale. Hiervoor kiest ze voor een volledige VoIP centrale: een moderne oplossing die loopt via een computernetwerk (en dus niet via ISDN of analoge lijnen).

Voor de centrale zijn er 2 opties: (1) je plaatst in elke vestiging een kleine centrale die verbonden is met de centrale in de hoofdzetel; (2) je kiest voor 1 telefooncentrale in de hoofdzetel die via VPN verbonden wordt met elke lokale vestiging.

Voor- en nadelen:

• Elk telefoongesprek vanuit eender welke vestiging verloopt via de internetverbinding van het hoofdkantoor. Dit vereist een grote bandbreedte.
• Elk probleem dat zich stelt in de hoofdzetel (bv. hardware of internet) heeft gevolgen voor alle gebruikers. Zo kan bv. niemand nog bellen met klanten of leveranciers bij een storing.
• Kies je voor optie 2, dan vergt dit hoge investerings en beheerskosten.

Mogelijkheid 2: Cloud telefonie

Bij Cloud telefonie maak je gebruik van een virtuele telefooncentrale. Alleen de toestellen bevinden zich nog op kantoor en worden via een internetverbinding verbonden met een externe centrale.

Kies je voor Cloud telefonie, dan volstaat het om in elke vestiging een internetverbinding te voorzien. Routers voor VPN verbindingen zijn bv. niet nodig, waardoor de investerings- en beheerskosten verminderen.

Voor- en nadelen:

• Het risico van hardware problemen wordt uitgesloten. Moest de hoofdzetel zonder internet of elektriciteit vallen, dan heeft dit uitsluitend gevolgen voor de daar aanwezige gebruikers. De werknemers in de lokale kantoren kunnen nog steeds telefoneren.
• Je bent niet beperkt tot één locatie: je toestellen kunnen bv. ook thuis of op een andere werkplek gebruikt worden.
• Elke gebruiker belt rechtstreeks via de lokale internetverbinding. Dit heeft dus geen impact op de bandbreedte van de hoofdzetel.

Conclusie

In deze specifieke case lijkt Cloud telefonie de sterkste oplossing: minder investeringen, lagere beheerskosten en minder risico op technische problemen.

Toch heeft ook een eigen centrale nog steeds voordelen. Bij telefonie is het belangrijk de specifieke situatie en behoeften van uw organisatie in rekening te brengen. Hoeveel belminuten heb je nodig, dien je vaak te telefoneren naar het buitenland, enz.?

Wil je meer informatie? Download dan hier het e-book van Sonal over Cloud telefonie: een complete gids voor de manager of zaakvoerder die een overstap naar Cloud telefonie overweegt.

Lees ook:

• Sonal vergelijkt Cloud telefonie en VOIP bij internetstoring