Sonal vergelijkt cloud telefonie en VOIP bij internetstoring

In sommige sectoren (bv slotenmakers, loodgieters en elektriciens) betekent telefonisch niet bereikbaar zijn onmiddellijk omzetverlies. Hoe kunnen ze een internetpanne opvangen?

Stel: door graafwerken in de straat valt een bedrijf zonder internet. Wat is het gevolg?

1. Cloud telefonie

Neem een organisatie met 20 medewerkers. Ze maken gebruik van een virtuele telefooncentrale, hebben één vast nummer en via een keuzemenu worden inkomende oproepen gescheiden voor de technische dienst en de administratie.

Het bedrijf merkt na de panne onmiddellijk dat inkomende, uitgaande en interne oproepen niet meer mogelijk zijn. Het bedrijf is dan wel zonder internet gevallen, maar de virtuele centrale zelf is niet getroffen, aangezien deze zich op een andere locatie bevindt. Alleen loopt het fout wanneer de centrale tracht om een oproep door te schakelen naar een toestel (of soft phone) dat getroffen werd door de internetpanne.

Oplossing?

In plaats van de oproepen door te schakelen naar de gebruikelijke telefoontoestellen, kunnen de oproepen doorgestuurd worden naar een GSM of smartphone (die eventueel gebruik maakt van een Soft phone app). Dit kan ofwel automatisch gebeuren via een vooraf ingesteld cascadesysteem, ofwel kan een van de medewerkers via de smartphone het belplan aanpassen. Iemand die het bedrijf belt, zal dan in de praktijk weinig of niets merken van de internetproblemen.

Opmerkelijk: dankzij het keuzemenu, dat nog steeds actief is,  worden de oproepen nog steeds gescheiden. Hierdoor kunnen de oproepen voor de administratie worden doorgeschakeld naar de GSM van een administratief medewerker, terwijl de oproepen voor de technische dienst terechtkomen op een GSM van een van de technici.

Komen er meerdere oproepen tegelijk binnen? Dan kunnen via een vooraf ingesteld cascadesysteem de oproepen worden doorverbonden naar een tweede of derde GSM. Ofwel kan je een vooraf opgenomen boodschap instellen zodra iedere beschikbare medewerker in gesprek is.

Uitgaande oproepen

Via een app is het mogelijk om met de smartphone uitgaande gesprekken te voeren onder het vaste nummer. De bestemmeling krijgt bij de oproep het vast nummer van de firma te zien, hoewel de oproep via de GSM gebeurt. Let op: Dit principe werkt uitsluitend als de GSM-toestellen een goede ontvangst hebben. Maakt men gebruik van een soft phone app, dan is een goede 4G-verbinding onontbeerlijk.

Tip: download gratis: Sonal e-book over cloud telefonie

Hier heeft u een complete gids voor de manager of zaakvoerder die wil overstappen naar cloud telefonie.

2. Fysieke centrale

Wat als diezelfde organisatie een eigen, fysieke telefooncentrale zou hebben binnen de muren van het bedrijf ? Uiteraard gaan we er vanuit dat de centrale gebruik maakt van VoIP, en niet van ISDN of analoge lijnen.

In tegenstelling tot zijn virtuele evenknie zal de fysieke telefooncentrale wel afgesloten zijn van de buitenwereld. Bij een poging tot oproep zal men onmiddellijk een storingsbericht horen, en niet het keuzemenu.

Oplossing?

Aangezien de oproepen niet gescheiden kunnen worden door het keuzemenu, en het bedrijf over slechts één vast nummer beschikt, kan men er hooguit voor zorgen dat alle inkomende oproepen worden doorgeschakeld naar een GSM toestel. Dit betekent natuurlijk wel dat alle oproepen, zowel voor de technische dienst als voor de administratie, bij dezelfde persoon terechtkomen. Aangezien deze persoon de oproepen niet kan doorverbinden naar een collega, is de kans groot dat hij niet iedereen ten dienste zal kunnen zijn en zich zal moeten beperken tot het noteren van boodschappen.

Voor het omleiden van het algemeen nummer naar de GSM moet men contact opnemen met de support afdeling van de telecompartner, die op haar beurt contact moet opnemen met de provider.

Interne en uitgaande oproepen

In tegenstelling tot de situatie met de virtuele centrale kan men nog wel de collega in het aanpalende kantoor bellen. Uitgaande oproepen zijn alleen mogelijk via een GSM, maar de ontvanger van deze oproep zal het nummer van de GSM zien verschijnen, en niet het vast nummer van het bedrijf.

Conclusie?

Cloud telefonie is beter gewapend tegen internetstoringen dan een fysieke centrale die zich binnen de muren van het bedrijf bevindt. Let wel: niet alle cloud platformen zijn even gebruiksvriendelijk en beheersbaar. Laat je dus goed informeren vooraleer je beslist om in zee te gaan met een provider van Cloud telefonie.

Contactgegevens

Sonal
Antwerpsestraat 145
2640 Mortsel
Tel: 03 448 08 48
info@sonal.be
www.sonal.be