Afspraken over mobiel werken en privacy

Om misverstanden en discussies te vermijden zijn duidelijke afspraken tussen werkgever en werknemer over mobiel werken en privacy essentieel. Beltug, de Belgische vereniging van ICT-beslissers, publiceerde aanbevelingen. Directeur Danielle Jacobs bespreekt er enkele. 15 lezers ontvangen een gratis exemplaar van deze paper.

“Deze paper is gebaseerd op de ervaringen van bedrijven, en op de kennis van experten,” zegt Danielle Jacobs. “Vaak wil de werkgever het privégebruik van mobiele toestellen niet verbieden, maar wel de kosten ervan beheersen.”

Update 2018

Deze paper van Beltug is een update en komt er naar aanleiding van enkele recente veranderingen:

• De verlaagde forfaits ‘Voordeel Alle Aard’ (VAA) voor het privégebruik van professionele mobiele toestellen en abonnementen (januari 2018);
• De afschaffing van roaming in Europa (juni 2017);
• De GDPR (General Data Protection Regulation) reguleert nieuwe privacy afspraken (mei 2018).

Voordeel Alle Aard

Wanneer een werkgever een smartphone, tablet, computer, internettoegang of een abonnement ter beschikking stelt van de werknemer, betekent dat voor de werknemer een belastbaar ‘voordeel alle aard’ bij privégebruik. Danielle Jacobs: “Er zijn belangrijke wijzigingen m.b.t. het fiscale kader sinds begin 2018. Enerzijds voorziet het KB forfaits voor het gebruik van een tablet en mobiele telefoon (of abonnement), wat nog niet voorzien was. Anderzijds werden de bestaande forfaits, bv. voor PCs, verlaagd om beter tegemoet te komen aan de vermindering van de kosten voor deze technologie.”

Beveiliging van mobiele toestellen

In de Beltug paper staan tips om mobiele toestellen te beveiligen. Niet alleen bevatten deze toestellen vaak confidentiële informatie, ze bieden ook steeds meer toegang tot bedrijfsinformatie. In de paper lees je meer over online opslag, het gebruik van publieke hotspots, botnets, virussen, auteursrecht en downloads. Wist je trouwens dat het geen goed idee is om in te loggen met je Facebook-, Twitter- of LinkedIn-account? 

Privacy van werknemers

Door recente technologische evoluties spelen gegevens van werknemers een steeds grotere rol in de bedrijfsvoering. Ondernemingen gebruiken deze gegevens in het kader van bedrijfsapps, e-mail en internetcontrole en online feedbacksystemen. Daarom stijgt uiteraard ook het belang van de wetgeving die de privacy van de werknemers beschermt. Bij het opstellen van een corporate policy is het belangrijk dat de onderneming rekening houdt met dit wettelijk kader, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, 25 mei 2018) en de Collectieve Arbeidsovereenkomst 81 (CAO 81, bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers).

Stel eerst gebruikersprofielen op

“Bij het opstellen van een corporate policy is het raadzaam om eerst gebruikersprofielen op te stellen op basis van de behoeften,” stelt Danielle Jacobs. Houd rekening met :

• Wat is het type toestel dat aansluit bij de professionele noden (laptop, desktop, softphone, smartphone, tablet)?
• Welke toegang tot bedrijfsinformatie is vereist, al dan niet los van plaats, tijd, netwerk of toestel?
• Wat zijn de verwachtingen van klanten? Bijvoorbeeld een field service engineer die gegevens bij de klant invoert in een centrale applicatie (mobile CRM);
• Is online samenwerking met collega’s of mensen van andere bedrijven vereist?

15 lezers ontvangen een gratis exemplaar van de Beltug paper ‘Aanbevelingen voor een Corporate Policy - Afspraken tussen werknemer en werkgever over mobiel werken en privacy’. Stuur een e-mail naar info@beltug.be.

Met meer dan 1550 leden uit 445 bedrijven is Beltug de grootste Belgische vereniging van ICT-beslissers uit verschillende economische sectoren en de overheid. www.beltug.be