Technologische en digitale uitdagingen voor de KMO

KMO’s staan voor diverse uitdagingen op gebied van technologie en digitalisering. Samen met Storychief-CEO Valeri Potchekailov overlopen we enkele belangrijke thema’s en uitdagingen voor KMO’s in de toekomst.

Wie is Valeri Potchekailov?
Potchekailov is CEO & co-founder van StoryChief. Van 2009 tot 2017 was Valeri voornamelijk actief in digital agency wereld, onder andere als oprichter van het bedrijf Sugar. In 2017 is er een switch naar een SaaS-model gebeurd en is StoryChief.io geboren.

Safety First

KMOInsider: Tegenwoordig verneem je haast dagelijks dat er een bedrijf “gehackt” werd. Van vele weten we het zelfs niet. Is cyberveiligheid een onderschat item?
Valeri Potchekailov (VP): “De dreiging verhoogt dagelijks. Met de toename van digitale operaties nemen ook cyberdreigingen toe. KMO’s moeten investeren in geavanceerde beveiligingsmaatregelen om zich te beschermen tegen cyberaanvallen, ransomware en datalekken. Medewerkers moeten écht op de hoogte zijn van standaardpraktijken van wat er kan mislopen. Velen lopen argeloos in de val door bijvoorbeeld paswoorden weg te geven. Ze moeten heel goed snappen wat een valse mail is. Dat gaat zelfs zo ver dat ik zélf valse mails in mijn naam van zogezegde medewerkers binnenkrijg.

Best is dus om medewerkers in cybersecurity-kennis en best practices te trainen. Zorgen dat ze perfect op de hoogte zijn en voor alle gebruikte softwaretools en zoveel mogelijk de standaard technische beveiliging inzetten. Moeten we dan Facebook, Instagram en zo verbieden op het werk? Nee, integendeel, maar medewerkers moeten wel zoveel mogelijk privacy-instellingen aanwenden en geen gevoelige info posten. Zoals de geboortedatum van hun kind die hackers snel gebruiken om wachtwoorden te achterhalen. Je weet nooit wie er allemaal meekijkt.”

Alles in de cloud

KMOInsider: Eén van de grondstoffen van een bedrijf zijn steeds meer: databestanden. Wat zijn daar de uitdagingen? Moeten bedrijven nog eigen systemen en hardware aanhouden?
VP: “Veel KMO’s zijn reeds bezig met de overstap naar cloudgebaseerde oplossingen voor opslag, samenwerking en applicaties. Dit biedt schaalbaarheid en flexibiliteit, maar brengt ook uitdagingen op het gebied van migratie en beheer met zich mee. Storychief gaat 100% voor de cloud. Als het huis hier afbrandt, is er niks meer. Maar in de cloud is alles veilig, automatische updates van software inbegrepen. Ik zou nooit nog naar een systeem gaan waarbij we iets fysiek moeten installeren. Zo is bij onze recente verhuis het enige wat verhuisd werd onze laptops. We konden al vanaf de eerste dag al werken. De serverkast die er stond, is buiten gegooid. Tegenwoordig kan je omzeggens volledig aan de slag met cloud-softwarepakketten en zo alle focus op de bedrijfsactiviteit zélf leggen.

Om data beter te beheren en benutten zijn wel een aantal investeringen in data-analyse tools en infrastructuur aangewezen. Ik zou daarvoor zeker geen eigen software ontwikkelen.Dat heeft geen enkel nut, want elk businessproces kan via cloud-software opgelost worden met een abonnementsformule en een browser, met training en updates er bovenop. Bij ons mag trouwens niemand iets lokaal opslaan. Een pc kan immers kapot gaan, en als alles in de cloud gebeurt zijn je files veilig, je kan er zelfs via de gsm bij een klant mee aan de slag.”

Per abonnement

KMOInsider: Een ander heikel punt: de digitalisering van bedrijfsprocessen en implementatie van ERP-systemen.
VP: “Automatisering van repetitieve taken en integratie van kunstmatige intelligentie (AI) in bedrijfsprocessen wordt steeds belangrijker om efficiëntie te verhogen en kosten te verlagen. Veel KMO’s moeten hun ERP-systemen upgraden of vervangen om beter te kunnen integreren en automatiseren, en om te voldoen aan veranderende eisen van de markt. Veel ERP-systemen zijn vaak moeilijk en verouderd.

Schaf dus moderne, zeer gespecialiseerde softwarepakketten aan om dat op te lossen. Die zijn ontwikkeld om in superieur gebruiksgemak te voorzien en blijven modern en up-to-date.. Ze hebben focus op één aspect van de bedrijfsvoering en voor elk deelproces maak je dan gebruik van een abonnementsformule. Uiteraard moeten alle data wel perfect gelinkt kunnen worden vanuit die verschillende tools uit een centraal data-warehouse.”

Champion

KMOInsider: Elke KMO wil zich digitaal omvormen en uitpakken als innovatief bedrijf.
VP: “KMO’s moeten zeker digitale innovaties omarmen om concurrerentieel te blijven. Erg belangrijk is het bevorderen van een digitale cultuur binnen de organisatie waarin digitale vaardigheden en een open houding ten opzichte van technologie en innovatie worden gestimuleerd.

Sommige medewerkers én klanten zijn nogal eens terughoudend en vastgeroest. Toch kunnen ze veel meer realiseren met nieuwe oplossingen. Om de mindset binnen het bedrijf te veranderen dat men veel slimmer én beter kan werken, kan je als CEO best iemand speciaal aanstellen of aanwerven om stap per stap implementaties van nieuwe digitale zaken te doen. Een “champion” noemen wij dat, een proactief, vooruitstrevend, nieuwsgierig en enthousiast iemand die niks forceert maar stap per stap implementeert en medewerkers meetrekt in het verhaal. Voor bedrijven die actief zijn in productie, biedt de integratie van Internet of Things (IoT) en Industrie 4.0 mogelijkheden. Ook de uitrol van 5G-netwerken opent nieuwe kansen voor verbonden apparaten en real-time gegevensverzameling, wat KMO’s helpt om nieuwe bedrijfsmodellen te ontwikkelen. Vooral jonge medewerkers willen met de modernste hardware werken, daarom krijgen ze bij ons onmiddellijk bij aanwerving een nieuwe laptop en iphone. Door in de dingen te investeren, kan je ze binden net als met de mogelijkheid tot hybride werken: thuis, op kantoor, bij de klant of elders. Dat zit in het DNA van onze bedrijfscultuur.”

Pull & Push

KMOInsider: Uiteraard moet de klant ook voordelen ervaren.
VP: “Inderdaad, het verbeteren van online klantinteractie, optimaliseren van digitale marketingstrategieën en uitbreiden van e-commerce mogelijkheden zijn cruciaal. Het inzetten van technologie kan helpen om de klantbeleving te personaliseren, bijvoorbeeld door middel van AI-gedreven chatbots en gepersonaliseerde marketingcampagnes. Het is dus zeker niet voldoende enkel een website online te zetten, je zit immers in een hyper-concurrentiële omgeving. Eigenlijk wil je ervoor zorgen dat mensen weten dat je bestaat en anderzijds dat ze je vinden als ze op zoek zijn naar een oplossing. Push door bijvoorbeeld advertenties te plaatsen, anderzijds via pull heel sterk inzetten op content, systematisch en doordacht. Wie is mijn doelgroep, wat zoeken ze, welke zoektermen en -woorden in Google zijn belangrijk om als eerste of bovenaan te staan? Daar maak je content op die je optimaliseert voor zoekmachines. Deel kennis zoveel mogelijk net als oplossingen. Als mensen je dan vinden, beschouwen ze je als expert, en als ze dat inzien vertrouwen ze je en gaan ze bij jou kopen. “Thought leadership” noemen we dat.”

Geen excuus

KMOInsider: Juridisch moet het ook in orde zijn en digitaal koken kost bovendien geld.
VP: “Raadpleeg gewoon een goede advocaat die thuis is in de materie en voor de juiste juridische omkadering zorgt. KMO’s moeten zich blijven aanpassen aan nieuwe regelgeving rond data privacy (zoals GDPR), digitale veiligheid en andere relevante wet- en regelgeving. Het laatste wat je wil zijn datalekken en zo in de problemen komen. Ontwikkel dus daartoe de nodige strategieën; dat is essentieel voor het behoud van vertrouwen en het voorkomen van juridische problemen.

Investeren in digitaliseren? In plaats van een gigantisch pakket te kopen, kijk eerst op de markt naar oplossingen op maat. En check bij de overheid, bij Vlajo, vraag subsidies en innovatiepremies aan… en vind zo een juiste balans tussen investeren en rendement. Ga niet enkel via de bank maar ook via crowdleningen, crowdfunding... Er is geen enkel excuus om bij de pakken te blijven zitten. Je kan vandaag de dag zelfs letterlijk een bedrijf starten met 500 à 1000 euro bij wijze van spreken. Een website en content kan je al heel eenvoudig en goedkoop opmaken. Zoek ook naar strategische partnerschappen om zo toegang te krijgen tot de nieuwste technologieën en expertise. Streef een win-win situatie na. Tot slot, door al de nu besproken uitdagingen proactief aan te pakken, kunnen KMO’s hun concurrentiepositie versterken en staan ze klaar voor een succesvolle toekomst.

Over Storychief

De missie van de in 2017 opgerichte tech startup StoryChief is klanten hun business helpen groeien door gebruik te maken van content marketing. Dit via het opzetten van “best in class” operationeel platform die content- en marketingteams in bedrijven boven zichzelf doen uitstijgen. Via inbreng van meer dan 5 miljoen euro door business angels en twee venture capitalists kon StoryChief in 70 landen activiteiten ontplooien. Meer dan 5.000 organisaties en bedrijven wereldwijd maken gebruik van StoryChief-software. Het hoofdkantoor is in Gent en sinds 2023 is er een kantoor in Boston (VS). www.storychief.io