Wie is er bang van het ERP? Tips voor een zorgeloze implementatie!

Hindernissen overwinnen

“We merken dat de vrees om een ERP te introduceren, in de markt leeft. Veel ondernemers weten nog niet wat het is. Of ze gaan voort op ervaringen van collega’s. Dat schept natuurlijk geen objectief beeld”, begint Theo Lambrechts van Desk Solutions. “Een nieuw systeem is altijd een nachtmerrie”, stelt CEO  Eddy Dobbelaere. Theo treedt hem bij: “Er zijn enkele hinderpalen waarmee je rekening moet houden, maar je mag je er zeker niet op blindstaren.” Hij bespreekt enkele van die punten:

• Veel werk?

“Een ERP implementeren, brengt veel werk mee voor alle gebruikers. Het zijn vaak mensen die al aan 120 procent werken. Dan komen wij hen vragen om nóg een versnelling hoger te schakelen. Het kan moeilijk anders: wij kunnen het niet in hun plaats doen.”

• Continuïteit?

“Bedrijven vrezen dat hun business een jaar zal stilliggen. Er zal tijdens de implementatie zeker een impact zijn op je processen, maar erna zullen ze veel vlotter draaien en maak je je achterstand meer dan goed.”

• Duur?

“Veel kmo’s vinden een ERP te duur. Net zoals bij de bouw van een huis kunnen er onverwachte kosten bijkomen. Maar we willen aantonen hoe geoptimaliseerde processen op termijn flinke kostenbesparingen met zich meebrengen. Denk maar aan hoeveel tijd je werknemers spenderen aan facturen opstellen of leveringen inboeken. Als je alle uitgespaarde tijd optelt, realiseer je een mooie ROI.”

Een ervaren en betrouwbare partner aan je zijde

Theo ontkent niet dat de implementatie van een ERP moeilijkheden met zich meebrengt. Daarom is het nodig dat je samenwerkt met een ervaren partner die je begeleidt doorheen het hele proces. “Er komen sowieso moeilijke tijden. Er volgt even meer werk en je hebt doorzettingsvermogen nodig. Maar na een jaar zul je tevreden zijn. Al die tijd ondersteunen wij onze klanten, want we gaan een langdurige relatie aan. Onze klanten weten dat we jarenlange ervaring hebben in het beheren en begeleiden van ERP-implementaties. Dat vertrouwen is voor hen een geruststelling.”

“We werken ook met referentiebezoeken”, vult Julie Boone aan. “Dan nemen we een klant mee naar een ander, gelijkaardig bedrijf. Hoewel geen enkele organisatie een kopie van een andere is, helpt zo’n bezoek toch om een implementatie aan het werk te zien.”

Change management en opleiding

Daarnaast vraagt de implementatie van een ERP een andere manier van werken in je organisatie. “Change management is noodzakelijk, net als begeleiding en opleiding van je medewerkers”, legt Theo uit. “Dankzij tal van apps op onze smartphone lijkt software soms eenvoudiger dan ze in feite is.” “Je moet een ERP-pakket ook juist gebruiken”, vult Julie aan. “Als je het als een tweede boekhoudpakket gebruikt, haal je de meerwaarde er niet uit. Daarom zijn opleidingen zo nuttig. Bovendien vergeten gebruikers dat ze eerst informatie in het ERP moeten stoppen voor ze er nieuwe inzichten uit kunnen halen.” Eddy treedt haar bij: “Een ERP is procesgestuurd. Het is geen boekhoudprogramma, maar beheert net de flows en processen in je bedrijf. Dat kan een boekhoudpakket dan weer niet.”

Kortom, een ERP tilt je bedrijf naar het volgende level. En veel verder. Voor de succesvolle implementatie mag je vertrouwen op de specialisten van Desk Solutions. Meer weten? Stel je vraag via het formulier hieronder.