Wanneer stuur je een betalingsherinnering voor onbetaalde facturen?

Onbetaalde facturen kunnen aanzienlijke negatieve gevolgen hebben voor je kmo. In het slechtste geval veroorzaken ze een sneeuwbaleffect. Een reeks van opeenvolgende problemen, die nadelig zijn voor de financiële gezondheid, de operationele stabiliteit en het imago van je bedrijf. In dit artikel vertellen de specialisten van Exact meer over het wat en hoe van een betalingsherinnering.

Exact helpt bedrijven om toekomstbestendig te groeien. Enerzijds door cloud business software ter beschikking te stellen, die hen ontzorgt en inzichten verschaft. Maar ook door het delen van kennis en expertise. Dat kan via opleiding, webinars en bruikbare info. Hier verneem je meer over de nadelige impact van onbetaalde facturen en de do’s en dont’s van betalingsherinneringen.

Wat zijn de financiële gevolgen van onbetaalde facturen?

Voor een kmo kunnen onbetaalde facturen onder meer leiden tot liquiditeitsproblemen. Ze verstoren de cashflow en daardoor krijg je het moeilijk om lopende kosten, de lonen van je medewerkers en de facturen van leveranciers te betalen. Indien de situatie (te) lang aanhoudt, komt zelfs de betaling van belastingen en leningen in het gedrang. Wanneer je niet voldoet aan dergelijke verplichtingen, zal dat op termijn gepaard gaan met boetes, rentelasten en zelfs juridische procedures. Dat is wat men bedoelt met het gevreesde sneeuwbaleffect.

De negatieve impact op je bedrijfsvoering

Als je kmo onvoldoende financiële middelen in kas heeft, dreigt dat de operationele werking te verstoren. Een goede cashflow is essentieel om grondstoffen aan te kopen, je werknemers te betalen of te investeren in nieuwe projecten. En dat dan weer is cruciaal om te groeien en toekomstbestendig te ondernemen. Na verloop van tijd heb je zelf facturen open staan bij je leveranciers, waardoor de relaties erop achteruitgaan. Zij kunnen eventueel strengere betalingsvoorwaarden opleggen of zelfs weigeren om nog langer diensten of goederen te leveren. Alweer een cascade aan problemen…

Voor een kmo kunnen onbetaalde facturen onder meer leiden tot liquiditeitsproblemen

De imagoschade ten gevolge van onbetaalde facturen

Een goede reputatie opbouwen kost tijd, maar ze verliezen kan snel gaan. Wanneer de markt te weten komt dat je onderneming haar betalingsverplichtingen niet nakomt, loopt ze imagoschade op. Nieuwe potentiële klanten zijn wantrouwig en houden de boot af. Mogelijk partners aarzelen om een samenwerking aan te gaan. Talent kiest voor een andere werkgever. Het hek is helemaal van de dam wanneer leveranciers uiteindelijk beslissen juridische stappen te zetten. De kosten van de gerechtelijke procedures kunnen hoog oplopen. En je reputatie… gaat verder de dieperik in.

Hoe kan je dit alles voorkomen?

Het voorgaande klinkt misschien nogal zwaar op de hand, maar jammer genoeg hebben tal van kmo-bedrijfsleiders ervaring met dergelijke scenario’s. Wat begint met enkele onbetaalde facturen, zet een proces in gang dat soms nog moeilijk te stoppen is. Om die reden is het essentieel voor kmo’s om een goed debiteurenbeheer te hebben en achterstallige betalingen proactief aan te pakken. Een van de eenvoudigste en meest voor de hand liggende manieren is om tijdig betalingsherinneringen te sturen.

Wat is de definitie van een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een schriftelijke herinnering. Je laat aan je klant weten dat er een of meerdere onbetaalde facturen zijn. Het best mogelijk dat er geen kwaad opzet in het spel is, maar dat het om een vergetelheid gaat. Daarom houd je de toon bij voorkeur vriendelijk en beleefd. Je verzoekt de klant om het openstaande factuurbedrag te voldoen binnen een bepaalde termijn.

Wat moet je vermelden op de betalingsherinnering?

• De verschuldigde hoofdsom.
• De kosten verbonden aan de laattijdige betaling, zoals nalatigheidsinteresten of administratieve kosten.
• De naam of benaming en het ondernemingsnummer van de schuldeiser.
• De beschrijving van de geleverde goederen of diensten.
• De datum waarop de betaling oorspronkelijk verschuldigd was.
• De betaaltermijn om bijkomende kosten te vermijden.
• Informatie over hoe de schuld kan worden voldaan: bankgegevens of andere relevante informatie.

Het is essentieel voor kmo’s om een goed debiteurenbeheer te hebben en achterstallige betalingen proactief aan te pakken

Wanneer verstuur je betalingsherinneringen?

Er zijn drie herinneringsmomenten: 7 dagen na de vervaldatum, 7 dagen na de eerste herinnering en 7 dagen na de tweede herinnering.

Betalingsherinnering 1

Wanneer de factuur 7 dagen na de vervaldatum onbetaald blijft, stuur je de klant een vriendelijke e-mail om hem daarop attent te maken.

Betalingsherinnering 2

Na de eerste herinnering wacht je opnieuw 7 kalenderdagen. Is de factuur nog steeds niet betaald, dan stuur je een tweede mailtje. Nu kan je ook kosten aanrekenen voor de herinnering.

Betalingsherinnering 3

Wanneer de onbetaalde factuur 7 dagen na de tweede herinnering nog steeds niet vereffend is, stuur je een aangetekende brief, waarbij je opnieuw extra kosten aanrekent. Je vermeldt dat de klant 3 werkdagen de tijd heeft om te betalen. Daarna bezorg je het dossier aan een advocaat of incassobureau.

Met behulp van een boekhoudprogramma kun je eenvoudig facturen versturen en de betalingstermijn opvolgen.

Onbetaalde facturen: verplichte gratis eerste herinnering

De Belgische wetgever wijzigde regelgeving rond te laat betaalde of onbetaalde facturen. Sinds 1 december 2023 moet je als kmo de eerste betalingsherinnering gratis versturen naar particuliere klanten. Het is de bedoeling dat je deze voorwaarde opneemt in de Algemene Voorwaarden van je bedrijf. Als je dit nalaat, kan je geen intrest eisen of invorderingsstappen ondernemen. Met deze nieuwe regeling wil de overheid consumenten beschermen tegen onredelijke kosten bij onbetaalde facturen. In functie van het openstaande bedrag mag je vanaf de tweede herinnering wel kosten aanrekenen.

Vergoeding bij te late betaling

De kosten variëren naargelang het verschuldigde bedrag.

• Voor een bedrag tot en met 150 euro mag je maximaal 20 euro kosten vragen.
• Voor een bedrag tussen 150 en 500 euro mag je maximaal 30 euro kosten vragen, plus 10 procent van het bedrag dat je klant nog moet betalen. Bijvoorbeeld: voor een factuur van € 500 mag je € 80 kosten vragen: € 30 + (10% van € 500).
• Voor een bedrag boven 500 euro mag je maximaal 65 euro kosten vragen, plus 5 procent van het bedrag dat je klant nog moet betalen. Maar de totale kosten mogen nooit meer dan 2.000 euro zijn. Bijvoorbeeld: voor een factuur van € 1000 mag je € 110 kosten vragen: € 65 + (5% van €1000).

Hoe ga je te werk om een betalingsherinnering te sturen?

Volgens de wet moet je de aanmaning schriftelijk of per duurzame drager sturen. Je kunt dus een brief of mailbericht opstellen en controleren of de klant de onbetaalde facturen vereffent. Dit is evenwel vrij tijdrovend. Handiger is om de betalingen te beheren met behulp van een boekhoudprogramma. Daarmee kun je eenvoudig facturen versturen en de software geeft een seintje zodra de betalingstermijn van een factuur is verstreken. Via hetzelfde programma verstuur je ook automatisch een betalingsherinnering, wanneer een klant niet binnen de vooropgestelde termijn betaalt. Snel en efficiënt.

Voorkom onbetaalde facturen door vlugger te factureren

Een tip: hoe langer je wacht met een factuur te versturen, hoe langer het duurt eer de klant ze betaalt. Als je alles uitstelt tot het einde van de maand, ervaar je dit al vlug als een vervelende en tijdrovende klus. Bepaal een wekelijks moment om je facturen op te maken en maak er een vaste routine van. Verstuur je facturen digitaal, per e-mail of vanuit je boekhoudprogramma. Dat gaat niet alleen sneller, de ontvanger kan ze tevens moelijker negeren.

Conclusie

Onbetaalde facturen hebben een negatieve impact op je cashflow, je bedrijfsimago en de relaties met je leveranciers. Onze aanbeveling: maak gebruik van een boekhoudtool, zoals Exact Online Boekhouden, zorg voor een goed debiteurenbeheer, wacht niet met facturen versturen en maak gebruik van betalingsherinneringen.