Office 365: meer dan je denkt

Welke voordelen heeft het?

Office 365 heeft over het algemeen veel voordelen. De belangrijkste zijn:

#1 Office 365 op meerdere apparaten installeren

Je kan bij de meest recente versies van het pakket programma’s zoals Word, Excel en PowerPoint op meerdere toestellen installeren. Dat is zeer handig, zeker wanneer je met meerdere toestellen werkt. Zo kunnen gebruikers van Business-, Business Premium- en ProPlus Office installeren op maximaal 5 toestellen. Denk aan pc’s, tablets en smartphones.

#2 Samenwerken in de cloud van Microsoft

Via bijvoorbeeld OneDrive en Teams kan je gemakkelijk met je collega’s samenwerken. Het is dan mogelijk om samen te werken in je documenten in de cloud zonder daarbij verschillende versies aan te hoeven maken.

#3 Altijd de laatste versie

Je bent zeker dat je altijd de laatste versies krijgt van de Officeprogramma’s.

#4 Schaalbaarheid

Office 365 is makkelijk op- en af te schalen. Je betaalt voor wat je nodig hebt en wanneer je dat nodig hebt.

Hoeveel kost Office 365?

De prijs hangt af van het pakket dat je neemt. Zo kost een Microsoft 365 Business Basic jaarabonnement jou €4,20 per gebruiker per maand. Voor een Microsoft 365 Business Standard jaarabonnement betaal je €10,50 per gebruiker per maand. Ten slotte kost een Microsoft 365 Business Premium je €16,90 per gebruiker per maand. Alle prijzen zijn exclusief BTW. Een vergelijking tussen deze verschillende pakketten vind je hier.

Welke toepassingen omvat het?

De toepassingen die Office 365 omvat, kunnen in iedere onderneming gebruikt worden. Het bevat de reeds gekende applicaties, alsook een aantal nieuwere. Onder de (bekende) toepassingen van het pakket vallen: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote en Access.

Verder biedt Office 365 tools aan die de communicatie en samenwerking ondersteunen, waaronder: SharePoint, OneDrive, Teams, Planner en Skype for Business.

Tot slot zijn er ook heldere monitoring en analyse tools, zoals: Power Apps. Hiermee kan je heldere inzichten uit je data genereren.

Zijn er ook nadelen aan verbonden?

Ja, we sommen ze hieronder op:

#1 Office 365 vereist internet

Je hebt internettoegang nodig voor de installatie en activatie van de nieuwste versies van Office-suites (dit is een kantoorsoftwarepakket) en alle Office 365-abonnementen. Ook is internettoegang vereist voor alle Office 365-abonnementen te beheren. Tevens heb je internettoegang nodig om aan je bestanden te geraken die je hebt opgeslagen in je OneDrive. Hiervoor kan je de desktop-app installeren.

Je moet regelmatig verbinding maken met het internet om je Office-versie up-to-date te houden en automatische updates uit te voeren. Heb je niet ten minste één keer in de 31 dagen een internetverbinding, dan zal de functionaliteitsmodus van je toepassingen verminderen. Je kan in dat geval je documenten bekijken en afdrukken, maar niet bewerken of nieuwe maken. Heb je nadien wél internetverbinding, dan zullen de Office-toepassingen opnieuw geactiveerd worden en weer werken.

#2 Documenten tijdelijk onbereikbaar

Microsoft garandeert 99,9% uptime. Hoewel Microsoft streeft naar 24/7 toegang, is het mogelijk dat je bestanden drie kwartier per maand onbereikbaar zijn. Het kan dus eens voorvallen dat het misloopt én dat op een slecht moment.

#3 Niet compatibel met andere software door verplichte updates

Het is in sommige versies verplicht om te upgraden naar de laatste versie. Omdat Office tegenwoordig vaak een integratie heeft met andere software, kan dit voor problemen zorgen. Deze software moeten compatibel te zijn met de laatste versies.

Alles weten over Office 365? Neem contact op met de KMOinsider-partner Desk Solutions.