Managementbeslissingen nemen op basis van realtime data? Yes you can!

Als ondernemer heb je behoefte aan een accuraat zicht op je actueel operationeel resultaat om goed te anticiperen en juiste beslissingen te kunnen nemen. 80% van de bedrijven geeft aan dat het noodzakelijk is om te kunnen sturen op cijfers. Maar slechts 20% beschikt over een accuraat, realtime en compleet overzicht. Een enorme kloof, die de software van Exact eenvoudig kan overbruggen.

Bovenstaande inzichten komen uit de KMO Barometer, een tweejaarlijks onderzoek dat bedrijfssoftware specialist Exact afneemt bij een duizendtal kmo’s en accountancy- en boekhoudkantoren in België en Nederland. Sigrid Jansegers, Sales Director bij Exact: “De resultaten bevestigen wat we in de praktijk zien bij Exact, namelijk dat bedrijven wel degelijk bezig zijn met hun data, maar dat hun systemen gefragmenteerd zijn. Bedrijven hebben soms wel geautomatiseerde rapporten, maar die dekken niet alle bedrijfsprocessen af.”

Voordelen realtime aanpak

Naast het feit dat systemen vaak gefragmenteerd zijn, blijkt het voor ondernemers ook een uitdaging om data realtime inzichtelijk te hebben. Met realtime data heb je als ondernemer een accuraat zicht op je lopend operationeel resultaat en zie je direct welke bedrijfsprocessen het goed doen en welke minder. Deze inzichten helpen om op een doordachte manier bij te sturen, investeringsbeslissingen te nemen of forecasts te maken. Als ondernemer kan je dus sneller en meer onderbouwde beslissingen nemen. Werken met realtime data biedt kansen om proactief te ondernemen, om voorsprong te nemen op de concurrentie en je bedrijf te laten groeien.

Zo werkt het

Wil je als ondernemer over realtime financiële data beschikken, dan moet je je administratie frequent bijwerken. Een flinke klus? Niet met Exact Online. “De cloud boekhoudsoftware helpt je dit efficiënt te doen”, vertelt Sigrid. Zo kun je bijvoorbeeld eenvoudig aankoopfacturen, verkoopfacturen en onkostennota’s inscannen – per pdf of door het maken van een foto, dus ook via de smartphone. De slimme software van Exact gaat nadien boekingsvoorstellen formuleren. Ook een automatische koppeling met de bank is mogelijk, zodat transacties snel en efficiënt verwerkt kunnen worden. Sigrid vervolgt: “Werk je met een externe boekhouder? Vergeet dan omslachtige communicatie rond openstaande vragen. Met de chatfunctie vraagt je accountant om ontbrekende bonnetjes. Jij laadt ze gemakkelijk op en hij vindt ze terug bij de boeking. Btw-aangiftes keur je eveneens via deze chat functie goed.”

Voordelen van automatisatie

Mocht je niet met een externe boekhouder werken, maar zelf je boekhouding doen, dan is het fijn als je boekhoudtaken nog een stap verder kunt automatiseren. Zo houd je als ondernemer tijd over om te werken aan jouw passies. Binnen Exact Online is dit mogelijk met de module No Hands Accounting. Sigrid legt uit: “Met No hands Accounting zet je aankoopfacturen automatisch om in boekingsvoorstellen. Of het nu gaat om een PDF-factuur in je mailbox, een e-factuur of een foto van een bonnetje via onze mobiele app. Daarnaast zorgt onze slimme software er ook voor dat facturen zonder jouw tussenkomst door de juiste personen worden goedgekeurd. En beheer je ook je bestellingen en projecten met Exact Online? Dan worden de bijbehorende facturen automatisch gekoppeld met het aankooporder. Omdat er door de automatisatie weinig menselijke handelingen nodig zijn, is het proces ook veel minder foutgevoelig.”

Wil jij je bedrijf ook aansturen op basis van realtime data?

Wie kiest voor Exact Online kan rekenen op realtime data. Je kiest zelf hoe ver je hierin wilt gaan, naast overzichtelijke dashboards kun je bijvoorbeeld ook KPI’s en alerts instellen. Denk aan meldingen wanneer parameters als de cashflow of de liquiditeitspositie in het rood gaan. Sigrid besluit: “Niet-cloudpakketten hebben het moeilijker om die inzichten realtime te genereren. Een bijkomend voordeel van cloud software is de beschikbaarheid. Zo kun je 24/7 inloggen, waar ook ter wereld. Service packs en benodigde updates worden automatisch uitgevoerd, wat zorgt voor continuïteit en wat betekent dat klanten altijd met de nieuwste versie van de software werken en up-to-date beveiligd zijn. Het zijn sterke argumenten die ondernemers die nog niet voor Exact Online hebben gekozen, kunnen overtuigen.”

Heb je nog geen realtime inzicht in je data? Wil je meer weten hoe je dat kan realiseren voor jouw bedrijf? Neem contact op met Exact om de mogelijkheden te bespreken.