Hoe meer communicatie tools in je bedrijf, hoe beter?

Als je al je zakelijke communicatiemiddelen bij elkaar telt, heb je al snel een heel lijstje: je PBX of telefooncentrale, de mobiele telefoons, je sociale media, je chatbox … “Je communicatie tools combineren biedt veel voordelen. Je wint een flink stuk efficiëntie”, stellen Rudy en Christophe Van Avermaet van AllesCloud, aanbieder van geavanceerde oplossingen voor bedrijfstelefonie.

Welke communicatie tools voor welke klanten?

Er gelden vandaag geen strikte regels meer voor je communicatie tools. “Zo kan je het perfect stellen zonder vaste telefonie, want er zijn fantastische IP-telefonie- en VoIP-oplossingen, gecombineerd met prima softphones. Je kan je bedrijf zelfs zonder website runnen en alleen vertrouwen op sociale media en andere diensten.”

“Maar 1 ding is zeker: klanten stellen hogere eisen. Ze hebben vaak een voorkeurscommunicatiekanaal om je te bereiken of ze schakelen tussen verschillende kanalen. Dat betekent niet dat je elk mogelijk communicatiemiddel moet gebruiken. Wel kan je je productiviteit verhogen als je de juiste technologische hulpmiddelen gebruikt.”

Interne communicatie tools die je productiviteit verbeteren

AllesCloud raadt aan om je standaard interne en externe bedrijfscommunicatie tools op te lijsten en te beslissen welke je wil houden.

“Voor interne communicatie hebben de meeste bedrijven een intranet nodig, enkele samenwerkingstools en e-mail- en chatdiensten. E-mail vervult nog steeds een belangrijke rol, maar chat blijkt een efficiënter instrument voor interne communicatie. Je hebt sneller contact met een collega en je kan veel sneller sms'en, bestanden en foto's versturen. Een chat is transparant, niemand wordt buitengesloten en iedereen in een team kan bij de informatie.”

Videocalls en -vergaderingen in de lift

Wat zeker niet zal verdwijnen, zijn videovergaderingen en -calls: “Tijdens de pandemie hebben veel bedrijven hun personeel laten telewerken. Werken op afstand is een blijver. Om videoconferenties te integreren, ben je misschien geneigd de goedkoopste onlinedienst te zoeken, als aanvulling op wat je al hebt. In dat geval voeg je een stuk software toe aan je technische stapel terwijl je dat niet nodig hebt. Veel zakelijke communicatietools bieden immers een totaaloplossing van telefoons tot videoconferencing en instant messaging.”

Tools voor externe bedrijfscommunicatie

Voor je externe communicatie beschik je over een telefooncentrale, bedrijfstelefoons, e-mail en sociale media. Misschien heb je zelfs meerdere versies van elk van deze communicatie tools, bijvoorbeeld verschillende telefoonnummers voor verschillende afdelingen of een unieke social media-pagina voor elke taal waarin je bedrijf opereert.

Integratie tussen bestaande communicatie tools

De kans is groot dat je nu al te veel interne en externe tools hebt. Volgens een rapport van Productive heeft het gemiddelde bedrijf 254 SaaS-apps. Uit dat onderzoek bleek dat gedurende een periode van 60 dagen slechts 45% van de apps gebruikt werd: “Dat betekent dat je personeel misschien wel 55% van je apps niet gebruikt, en dan spreken we alleen nog maar over SaaS-apps.”

Rudy en Christophe Van Avermaet staan je bij om je huidige oplossingen te evalueren en op zoek te gaan naar mogelijke hiaten:

- Moet er iets worden toegevoegd voor een complete communicatie oplossing?

- Moet er iets worden verwijderd of vervangen voor een complete communicatie oplossing?

- Kan je je huidige oplossingen blijven gebruiken, maar ze koppelen aan een ander platform?

Zij benadrukken dat eenvoudigweg nieuwe communicatie tools toevoegen meestal niet de beste manier is: “Veel bedrijven zijn huiverig om werknemers kennis te laten maken met weer een nieuw apparaat, omdat ze dan de indruk kunnen hebben dat er alleen maar extra werk bijkomt. Gebruik daarom bedrijfscommunicatie tools die gemakkelijk te integreren en compatibel zijn met tools die je al gebruikt, zoals Google, Salesforce of MS Teams.”

“Stel dat je een contact center kiest dat meerdere communicatiekanalen ondersteunt, dan kan je je verschillende systemen integreren - waardoor het dagelijkse werk vlotter verloopt. In dat geval kan je je telefoonsysteem zo inrichten dat het zowel zakelijke als privécommunicatie ondersteunt en scheidt. Dat brengt ons bij onze volgende tip.”

Zakelijke en privé communicatie scheiden

Het gescheiden houden van zakelijke en persoonlijke communicatie is essentieel en iets wat je werknemers zullen waarderen. Als je bijvoorbeeld een georganiseerde chatdienst gebruikt, kan je specifieke kamers instellen voor zakelijke discussies en andere kamers voor niet-werkgerelateerde discussies. Je werknemers zullen een beter overzicht krijgen van de verschillende berichten. Veel medewerkers (en zeker verkopers) gebruiken dezelfde telefoon voor zakelijke en persoonlijke communicatie, waardoor niet altijd een goede work/life balans mogelijk is. Met een platform waar je profielen gebruikt en de beschikbaarheid kan instellen, zie je meteen wanneer iemand beschikbaar is of niet.

Voordelen van AllesCloud UCaaS

Met het AllesCloud UCaaS communicatieplatform verbind je alle communicatiestromen op 1 plek, van PBX tot chat en videoconferencing. Zo bespaar je tijd en geld en ben je niet afhankelijk bent van meerdere aanbieders. Je werknemers communiceren zowel intern als extern via 1 enkel platform. De tools die je al gebruikt, kunnen makkelijk geïntegreerd worden.

Stroomlijn je communicatie tools, verhoog je productiviteit en bespaar tijd en geld.

Lees ook: Met UCaaS breng je al je bedrijfscommunicatie samen in één systeem (kmoinsider.be)

Meer weten over de AllesCloud UCaaS oplossing? Mail of bel 03 304 90 60.