Hoe kan je jouw kmo proactief voorbereiden op e-invoicing?

De digitale transformatie zet zich door in heel Europa. Terwijl bedrijven hun administratieve en operationele processen automatiseren, werken de overheden nieuwe wet- en regelgeving uit. Het opzet? Een effectief en eerlijk facturatiesysteem invoeren en tegelijk fiscale fraude bestrijden. In België is e-invoicing vanaf 1 januari 2026 verplicht voor transacties tussen zakelijke partijen (B2B). Dat is niet meer zó ver af, dus kan je je als kmo maar beter nu al beginnen voorbereiden.

Met zijn innovatieve oplossingen vereenvoudigt en optimaliseert Descartes de samenwerking tussen handelspartners over de hele wereld. De ondernemingen maken onder meer gebruik van Descartes’ on-demand SaaS-oplossingen voor het valideren en vereffenen van facturen. Inzake B2B-facturatie werkt Europa naar een algemene invoering van e-invoicing toe. In België gaat de verplichting in op 1 januari 2026. Hoog tijd dus om er meer over te vernemen en je organisatie voor te bereiden op wat komt.

Waarom overschakelen naar e-invoicing?

De huidige trend naar digitalisering van bedrijfsprocessen krijgt een logisch vervolg op het gebied van facturatie. Bij elektronische facturatie wisselen zakelijke partijen facturen langs elektronische weg uit, dus zonder gebruik te maken van papieren documenten. De voordelen zijn evident: minder papiergebruik, snellere betalingsprocessen en lagere foutenlast in vergelijking met de manuele gegevensinvoer. Waar veel bedrijven nu nog ingescande facturen uitwisselen, zal de overheid voor e-invoicing een aantal standaarden en criteria bepalen. Denk bijvoorbeeld aan het formaat en de inhoud (verplichte vermeldingen). Bovendien verloopt het verzenden en ontvangen van facturen via een gecentraliseerd platform. De harmonisering en automatisering van een aantal processen vermindert de administratieve last en helpt in de strijd tegen fraude.

Inzake B2B-facturatie werkt Europa naar een algemene invoering van e-invoicing toe. In België gaat de verplichting in op 1 januari 2026.

E-invoicing voor B2B-transacties

Voor alle duidelijkheid: er bestaat dus wel degelijk een verschil tussen een digitale factuur en een elektronische factuur. Wanneer het om een factuur in de vorm van een Word-bestand of een pdf-bestand gaat, spreken we over een digitale factuur. Die ziet er op het computerscherm uit zoals een klassieke papieren factuur. Een elektronische factuur (of e-invoice) is eigenlijk een gegevensbestand, bestemd voor dataoverdracht tussen computers. De courante bestandsformaten zijn hier Extensible Markup Language (XML) en Electronic Data Interchange (EDI). De meeste Europese lidstaten verplichten reeds e-invoicing voor Business-to-Government (B2G) transacties. Met ander woorden, voor het factureren van goederen of diensten aan overheidsdiensten en -instanties. Momenteel implementeren ze eveneens stelselmatig verplichte Business-to-Business (B2B) e-facturering.

Wat betekent de implementatie van e-invoicing in België?

In België zijn vandaag 85% van alle facturen nog steeds in papieren vorm of in pdf-formaat. De overheid is overtuigd van de efficiëntiewinst en de kostenbesparing die e-invoicing zal opleveren. Maar wat zal de implementatie ervan inhouden voor jouw kmo?

De voornaamste verplichtingen:

• Vanaf 1 januari 2026 verplicht verzenden en ontvangen van gestructureerde elektronische facturen voor B2B-transacties
• Peppol (zie verder) is het standaardplatform voor het uitwisselen van gestructureerde elektronische facturen
• Geen papieren facturen of facturen in pdf-formaat meer mogelijk
• Verplichting geldt ook voor creditnota’s (in zelfde formaat)

De voornaamste voorwaarden

• Koper en verkoper zijn gevestigd in België en hebben een Belgisch btw-nummer
• De plaats van levering is België

Descartes kan Peppol ID’s uitgeven en bedrijven registreren op het Peppol netwerk.

Peppol, het Europese platform voor e-invoicing

PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online. Via dit digitale netwerk kan je binnen Europa handelsdocumenten uitwisselen. Het maakt gebruik van gestandaardiseerde formats en protocollen, zoals de Universal Business Language (UBL). Zo kunnen bedrijven eenvoudig facturen uitwisselen met partners, ongeacht de software of systemen die ze gebruiken. Oorspronkelijk diende Peppol om elektronische aanbestedingen te vergemakkelijken binnen de EU. De uitbreiding naar facturatie heeft tot doel de handelsprocessen te stroomlijnen, de efficiëntie te verbeteren en de kosten te verlagen.

Een netwerk van gecertificeerde serviceproviders levert de technische infrastructuur voor het verzenden, ontvangen en verwerken van documenten via Peppol. Dit verzekert de veilige en betrouwbare uitwisseling van informatie tussen handelspartners. Dankzij dit netwerk kunnen bedrijven en overheden efficiënter samenwerken en verlopen de handelsstromen vlotter.

Descartes, gecertificeerde Peppol Service Provider

Om gebruik te kunnen maken van Peppol moet je kmo zich aansluiten bij een Access Point. Descartes is een gecertificeerd Peppol Service Provider met een eigen Access Point. Wij kunnen Peppol ID’s uitgeven en bedrijven registreren op het Peppol netwerk. Geef je nog facturen in op een website, dan hebben wij een geïntegreerde oplossing die aansluit bij je bestaande ERP.

Descartes is een Peppol Access Point Certified Provider sinds 1 augustus 2019, voldoet aan de technische specificaties en vereisten van het Peppol-netwerk en is officieel geautoriseerd om elektronische documenten te verzenden en te ontvangen.

De meerwaarde van Descartes GLN

Het Descartes Global Logistics Network (GLN) is een ecosysteem van softwareoplossingen voor de supply chain-markt. Het verbindt honderdduizenden logistieke en transport-, productie-, distributie-, detailhandels-, overheids- en e-commercebedrijven in meer dan 160 landen. Met het Descartes GLN Document Exchange-platform – een cloudgebaseerde SaaS-oplossing voor B2B-berichtenuitwisseling – Biedt Descartes op EDI-gebaseerde berichtenoplossingen voor bedrijven over de hele wereld. Het Descartes GLN ondersteunt de PEPPOL-standaard in elk Europees land dat e-invoicing verplicht.

Welke impact heeft dit alles op je kmo?

Het spreekt vanzelf dat de implementatie van e-invoicing in België niet onopgemerkt voorbij zal gaan. Het uitwisselen van handelsdocumenten tussen leveranciers en klanten krijgt een nieuwe digitale dimensie, waarop alle partijen zich moeten voorbereiden. Tegen 1 januari 2026 moet je kmo hoe dan ook compliant zijn met de Europese richtlijn. Ten slotte zullen alle mensen die zich - intern of extern - met de boekhouding en fiscaliteit van je kmo bezighouden, zich de nieuwe werkwijze moeten eigen maken. Zeker met het oog op het invoeren van e-rapporteringen (naar algemene verwachting de volgende stap). Hetzelfde geldt voor de afdelingen financiën, aankoop, it en legal. Kortom, er is een zekere ‘sense of urgency. Laat je dus niet verrassen, maar onderneem nu al de nodige stappen om klaar te zijn tegen 1 januari 2026. Descartes staat je graag bij met onderbouwd advies en oplossingen die hun efficiëntie reeds aantoonden.

Zorg voor een onderbouwde strategie

Aan de hand van een proactieve aanpak kan je de risico’s en de kosten voor je kmo beperken. Begin nu al met het uitwerken van een strategie, zodat je de verplichting kan omtoveren tot een competitief voordeel.

1. Definieer je doelstellingen en bepaal de interne en externe stakeholders.
2. Informeer en bereid alle interne en externe stakeholders voor op het traject.
3. Creëer betrokkenheid en motivatie.
4. Breng de huidige situatie in kaart en bekijk waar welke aanpassingen nodig zijn om je kmo compliant te maken.
5. Houd tijdens het traject de vinger aan de pols van de veranderingsprocessen en respecteer een strikte timing.
6. Voorzie schaalbare oplossingen op maat van je kmo om aangepaste regelgeving proactief op te volgen en door te voeren.
7. Implementeer futureproof oplossingen en integreer ze in je bestaande systemen.

Descartes stelt oplossingen voor die gebaseerd zijn op de PEPPOL-standaard en die de betrokken EU-landen bestrijken. Verneem je graag meer over ons aanbod? Of krijg je graag advies en begeleiding bij je overstap naar e-invoicing? Neem dan contact op met onze experts.