ERP als een mentaliteitsverandering Automatisering is meer dan alleen een IT-verhaal

Complementaire acroniemen: OPB en ERP

Het is de wens van elke bedrijfsleider om een succesvolle onderneming te hebben. Daarbij is de moeilijkheid echter vaak hoe “succes” kan worden gedefinieerd en gemeten. Ondernemingsprocesbeheer (OPB) is een concept dat hiervoor een oplossing kan bieden. OPB is namelijk een universele manier van denken en doen die ondernemingen succesvol kan maken. Het concept steunt op een zestal pijlers (waaronder leiderschap, standaardisatie en procesbeheer) en is gemakkelijk meetbaar en raadpleegbaar, ook door middel van Enterprise Ressource Planning-software (ERP-software). De twee concepten zijn dan ook nauw verbonden.

Een voorbeeld van die band is het Nederlandse bedrijf AFAS, een softwarebedrijf dat met haar geïntegreerd ERP-softwarepakket (AFAS Profit) bedrijven al het nodige aanbiedt om te automatiseren. Het succes van de onderneming is te danken aan haar ondernemingsprocesbeheer ondersteund met ERP-software. 

Dirk Deschoolmeester: “De nood aan integratie zet bedrijven vandaag ertoe aan om de stap naar een ERP-systeem te nemen. ERP-software laat toe om de bedrijfsvoering te automatiseren, en zo vanuit een centraal systeem te sturen en te ondersteunen. ERP-systemen integreren processen doorheen een bedrijf of zelfs doorheen verschillende bedrijven waardoor data nooit onnodig dubbel worden bewaard en men een grotere efficiëntie bekomt.”

Efficiënte afdelingen zijn zogenaamde logistieke afdelingen: zij werken via standaards en hebben een duidelijk procesverloop. Bij AFAS werden efficiënte afdelingen onder andere gecreëerd door het doorgedreven gebruik van het intranet. Het intranet steunt namelijk op een centrale, controleerbare database en biedt ook heel wat mogelijkheden qua communicatie. Zo is er een regel dat wat via het intranet gezegd kan worden, ook langs die weg moet gaan in plaats van via mail. Mails zijn namelijk slechts individueel te beheren en door dat gebruik te verminderen, wordt de bedrijfsefficiëntie bevorderd.

Een kwestie van mentaliteit

Bij ERP is het essentiële element niet de data, maar hoe het wordt gebruikt binnen de organisatie. Deschoolmeester zegt hierop: “Het is belangrijk te beseffen dat de investering in een softwarepakket niet automatisch tot betere processen zal leiden en niet zoveel opbrengt. Automatisering door middel van een ERP-pakket moet altijd een organisatorisch verhaal zijn.” De meerwaarde van de software komt er pas uit, als je ook werkelijk veranderingen in de organisatie doorvoert.

Dirk Deschoolmeester: “De twee grootste uitdagingen zijn de gegevensinput en de juistheid van die gegevens. Vaak zijn er mensen die zich tegen het systeem verzetten omdat ze de bijscholing niet zien zitten, het niet begrijpen of omdat ze niet alle gegevens willen afstaan uit vrees om hun machtspositie te verliezen. Oudere werknemers zullen door hun ervaringen het meest last hebben. Daarom is het ook belangrijk om een gezond aantal jonge medewerkers te hebben. Ze zijn een spil voor vernieuwing binnen de onderneming dankzij hun frisse kijk op de activiteiten. Bij de invoering van OPB zag AFAS 42% van zijn werknemers in de eerste twee jaar vertrekken. Die plaatsen konden echter opgevuld worden met jonge werknemers die met de juiste mentaliteit meteen konden starten in de nieuwe bedrijfssetting.”

ERP-pakketten kunnen ervoor zorgen dat de juiste info op het juiste moment wordt aangeleverd en de besluitvorming verbetert. De voorwaarde daarvoor is echter dat er eerst info werd ingegeven. Bovendien geldt daarbij het principe van “garbage in = garbage out”. “Als de werknemers niet de juiste mentaliteit aannemen om het systeem te voeden, zal het ook niet tot betere processen leiden”, merkt Deschoolmeester op. Het management moet met andere woorden als coach optreden en de werknemers controleren en motiveren in het proces. OPB leidt tot een organisatie-brede, fundamentele verandering waarbij traditionele zekerheden wegvallen. Er is een mentaliteitsverandering vereist die enkel kan slagen wanneer het hoger kader actief het goede voorbeeld geeft.

Dirk Deschoolmeester: “Beloning is bovendien van cruciaal belang om de medewerkers te motiveren. Wie actief bijdraagt aan de globale bedrijfsdoelstelling door zijn eigen prestaties te beheren mag daarvoor zeker gestimuleerd worden” volgens Deschoolmeester.

Raderen in het geheel

Het gevaar in organisaties vandaag is dat iedereen gespecialiseerd is in zijn eigen vakgebied en zijn eigen specifieke systemen en methodes gebruikt. Sommige bedrijven kiezen ook bewust voor losse systemen per afdeling, omdat ze dan het gevoel hebben voor elk proces de beste softwareoplossing te bezitten. Dat fenomeen wordt “best of breed” genoemd. Dat leidt echter tot fragmentatie en zo tot grotere inefficiëntie (verschillende systemen, opleidingen, databases, …). Losse systemen zijn een vorm van hokjesdenken dat moet worden aangepakt op organisatorisch niveau. “Pas wanneer iedereen beseft deel uit te maken van een groter geheel en zijn specifieke rol als onderdeel daarin beseft, kunnen processen verbeteren”, zegt Deschoolmeester. (lees

Een onderneming die haar medewerkers erbij betrekt, zal haar resultaten trouwens zien stijgen.

Dirk Deschoolmeester: “Hoe meer werknemers een kijk hebben op de ondernemingsdata, hoe betere beslissingen ze kunnen nemen. Laat alle medewerkers dus alles weten, zou de conclusie kunnen zijn. Dat mag echter niet inhouden dat iedere medewerker alle data kan aanpassen. Het gevaar voor datacorruptie wordt daarbij namelijk te groot. Een combinatie van workflows en cockpits kan een oplossing bieden. “

Workflows helpen uitstekend om het grotere plaatje duidelijk te maken. Dergelijke stappenplannen kunnen een individuele werknemer wijzen op zijn taken en verantwoordelijkheden, maar ze kunnen ook complexer zijn. Zo kunnen workflows ook tientallen stappen bevatten die door verschillende personen worden uitgevoerd. Workflows verduidelijken het procesverloop en maken de werknemer duidelijk waar hij past in de hele organisatie-activiteit. Bij AFAS zien de medewerkers bijvoorbeeld de hele workflow van een project, waardoor ze op de hoogte blijven zelfs als hun deel al af is. Dat bevordert de samenhang en de projectgerichtheid binnen de onderneming.

Cockpits geven medewerkers inzicht in hun functioneren en in dat van de grotere gehelen. Op die manier kunnen ze hun werkzaamheden managen in het ruimere geheel en hebben ze een overzicht van de resultaten. AFAS projecteert soms zelfs cockpits in de eetruimte om de medewerkers te informeren.

Dirk Deschoolmeester: “Iedere medewerker moet steeds een overzicht hebben van zijn persoonlijke doelstellingen en van de bredere afdelings- en bedrijfsdoelstellingen. Dankzij workflows en cockpits weet iedereen wat er te doen staat en wat er al gerealiseerd is, waardoor de onderneming vlot kan functioneren. “