E-mailmanagement: waarom het ook voor jouw kmo een musthave is

Achter geschreven woorden zit heel wat kracht... En een wettelijk kader dat bepaalt hoeveel kracht die woorden hebben via e-mail. Een gestructureerd systeem om je mailverkeer te beheren, is vandaag steeds meer en meer aangewezen. Enter: e-mailmanagement via documentbeheersystemen zoals Smartdoc van Anrova Solutions.

Het hoe en de waarom achter e-mailmanagement

Gesproken woorden zijn vaak vluchtig - geschreven woorden niet. Ook via e-mails delen we meer dan we denken. Offertes, opdrachten, afspraken, contracten... Quasi allemaal worden ze vandaag via dit kanaal verstuurd.

E-mail verkeer is dan ook al geruime tijd rechtsgeldig. Sinds 1 januari 2023 werd daarnaast een wettelijk kader voorzien dat de e-mail als wettelijk communicatiemiddel bestempelt. Ondoordacht mailen en al zeker ondoordacht mailverkeer bijhouden is dus meer dan ooit een no-go. E-mailmanagement is meer dan ooit the way to go.

E-mailmanagement via Smartdoc

Je houdt sowieso je bedrijfsdocumenten bij op een veilige manier. Waarom zou je e-mailverkeer daar ook niet toe behoren? In de meeste organisaties zitten mails verspreid over verschillende medewerkers, postbussen en folders, of ze worden geprint en weggestopt in een papieren klassement. Niet erg handig.

Wanneer een document management systeem zoals Smartdoc e-mailintegratie voorziet, wordt de bedrijfskritische mailcorrespondentie opgeslagen op één centrale plek. Op deze manier zijn de e-mails, inclusief de bijlagen, eenvoudig te raadplegen door diegenen die er toegang tot moeten hebben. Dat bespaart je een hoop werk wanneer je op zoek bent naar de juiste informatie.

Bovendien zijn de bewaarde berichten traceerbaar, doorzoekbaar en voorzien van een audit trail en een bewaartermijn. Zo ben je er steeds zeker van dat alle belangrijke mails op de juiste, veilige manier worden bewaard en beheerd. Gedaan met uren scrollen door een inbox - Smartdoc zorgt voor efficiëntie en gebruiksgemak door je mailbox te integreren met je documentbeheersysteem. Een win-win dus!

Zelf een e-mailmanagement systeem integreren

Je wil erop vertrouwen dat ook jouw e-mailmanagement systeem top notch is. Met een partner als Anrova Solutions kan dat zeker. Hun Smartdoc-oplossing is dan ook exact wat jij zoekt.

Meer weten over Smartdoc document management en de integratie met je mailverkeer? Laat je gegevens achter in onderstaand formulier of neem contact op met Anrova Solutions.