Tips & tools voor het automatiseren van HR

Het automatiseren van HR-processen binnen je kmo, kan aanzienlijk bijdragen aan de efficiëntie en de productiviteit. En aan het werkplezier! Aangezien verandering doorgaans weerstand oproept, adviseren de specialisten van Exact Officient om dit stap voor stap aan te pakken. Behalve bruikbare tips krijg je in dit artikel ook enkele tools aangereikt om er het maximum uit te halen.

De meeste kmo-bedrijfsleiders moeten we al lang niet meer overtuigen van de noodzaak aan digitalisering. Meer efficiëntie en minder foutenlast zijn twee van de meest geciteerde voordelen. Wanneer het over het automatiseren van HR gaat, stellen we evenwel vast dat de evolutie soms minder snel verloopt. Nochtans valt er met behulp van technologie ook in dit vakgebied veel efficiëntie- en productiviteitswinst te behalen. Lees hoe Officient van Exact je kan helpen om te profiteren van de kracht van digitalisering.

Waarom dringt het automatiseren van HR zich op?

Er zijn tal van goede redenen te bedenken om hier werk van te maken. Zeker nu de HR-dienst steeds meer taken krijgt toegekend. Met een performante tool kan je bijvoorbeeld de complexe en tijdrovende loonadministratie vereenvoudigen. Je hebt bovendien real-time inzicht in de afwezigheden en kunt verlofaanvragen makkelijker verwerken. Daarnaast hou je documenten, contracten en policies centraal bij, zodat je ze op elk moment onmiddellijk terugvindt. Je verkrijgt een goed overzicht dankzij een digitaal archief, dat intern gekoppeld is aan medewerkersprofielen, wagenpark en assets. De communicatie en fysieke contacten met medewerkers blijven beperkt tot het minimum. Dat is handig in elke fase van de werknemersloopbaan. Je verliest minder tijd met papierwerk in orde brengen bij de onboarding, met het plannen en voorbereiden van evaluatiegesprekken en opleidingen, met het updaten van de personeelsadministratie enz. Kortom, met het automatiseren van HR-processen win je heel wat kostbare tijd.

Waarom wachten sommige kmo’s met het automatiseren van HR?

Wil je als zaakvoerder binnen je kmo werk maken van het automatiseren van hr-processen, dan moet je uiteenlopende uitdagingen het hoofd bieden. Innovatie en verandering gaan gepaard met een zekere weerstand. Medewerkers, ook binnen het HR-team, staan soms terughoudend tegen het implementeren van nieuwe tools. Zeker wanneer ze over onvoldoende technische vaardigheden beschikken om ze te gebruiken. Ook op operationeel niveau kunnen er twijfels rijzen. Is de automatisering echt nodig? Brengen de digitale tools voldoende meerwaarde met zich mee? En staat die in de juiste verhouding tot de nodige investering in kosten en tijd? Denk aan vergelijkend marktonderzoek en de training van de medewerkers om met de nieuwe systemen te leren werken. Om al die redenen opteer je bij voorkeur voor een geleidelijke en doelgerichte aanpak. Bepaal waar de meest voorkomende HR-processen zich situeren en pak deze als eerste aan. Vervolgens leg je het verdere traject stap voor stap af.

Ga voor een logische benadering bij het automatiseren van HR

Stel voorop welke concrete en haalbare doelstellingen je wilt bereiken. Daarvoor overleg je met alle stakeholders binnen de organisatie. Pols naar hun voornaamste behoeften. Breng de huidige HR-processen in kaart. Bekijk waar je de meeste tijdswinst kunt realiseren. En toets dit alles aan de bestaande oplossingen. Zo zal je meteen ook al een eerste idee te krijgen van het kostenplaatje. Wellicht net zo belangrijk is de keuze van de geschikte partner. Bekijk de spelers op de markt en informeer eventueel naar de ervaringen van andere kmo’s met het automatiseren van HR. Een leverancier die jouw visie en waarden deelt zal zich sneller kunnen inleven in de situatie van de kmo en de HR-afdeling. Dat heeft een positieve impact op diverse niveaus. De implementatie zal vlotter verlopen en je zal kunnen rekenen op een meer gerichte ondersteuning.

Communicatie en evaluatie zijn cruciaal

Aan de hand van een duidelijke communicatie kunnen jij en de softwarepartner samen goodwill creëren om de nieuwe werkwijze te omarmen. HR-medewerkers en profielen op managementniveau zullen hun vertrouwde Excel-bestanden nu eenmaal moeten inruilen voor een nieuwe tool. Medewerkers die gewoonlijk langskwamen om pakweg een verlofaanvraag binnen te brengen, moeten die nu digitaal indienen. We stelden het al, verandering roept weerstand op. Je zal de nodige energie moeten steken in het begeleiden van dit veranderingsproces. Maar zodra iedereen in de dagelijkse praktijk merkt dat alles vlotter en efficiënter verloopt, dragen ze als ware ambassadeurs bij aan de succesvolle transitie. Vergeet ook niet regelmatig evaluaties van de tool te organiseren. Vraag na bij al wie het systeem gebruikt of het mee evolueert met hun veranderende behoeften. Zo kan je tijdig – en liefst proactief – bijsturen en iedereen aan boord houden bij komende updates.

De kracht van digitalisering

Elke digitalisering van bedrijfsprocessen draagt bij aan een moderne en hoogst efficiënte werkomgeving. Digitale tools helpen bedrijven om beter om te gaan met de uitdagingen van de markt. Ze verkrijgen actuele inzichten in de eigen organisatie, waarop ze hun groeistrategie kunnen enten. Ze beschikken over relevante data, waarmee ze onderbouwde beslissingen nemen. Hetzelfde geldt voor het automatiseren van HR. Gecentraliseerde HR-data, vlottere onboardings, meer controle over essentiële HR-processen… het weerspiegelt zich allemaal in een uitgesproken professionele en wendbare organisatie. De kmo is beter gewapend om een motiverende werkomgeving te creëren, talent aan te trekken én te behouden. Een niet te onderschatten troef in de huidige, bijzonder uitdagende arbeidsmarkt.

Officient, cloud-based oplossing van Exact voor het automatiseren van HR-processen

Met Officient beheer je alle HR-taken (verloning, contracten, afwezigheden, wagenpark, functioneringsgesprekken, personeelsgegevens…) binnen een enkel cloudplatform. De tool komt tegemoet aan alle hr-behoeften van kmo’s en accountants. Hij biedt hun een 360°-overzicht van hun HR-processen, loonbeheer en financiële administratie… en de wendbaarheid om snel en gevat te reageren op elke veranderende situatie.

Officient, HR-software van Exact in een notendop

• Overzichtelijke kalender voor alle medewerkers en payroll in enkele klikken
• Evaluatiegesprekken en vervolgacties, zoals opleidingen, inplannen
• Alles centraal, helder en toegankelijk voor de juiste personen
• Contract-templates met automatisch ingevulde persoonlijke data
• Digitaal ondertekenen van contracten en policies. Vind sneller het juiste contract met tags.
• Alle afwezigheden doorgeven in een paar klikken en doorsturen naar een social secretariaat
• Gemakkelijke aanpassingen maken in de kalender voor groepen
• Workflows zorgen voor kwalitatieve onboardings
• Automatische reminders voor contracten en policies
• Medewerkers kunnen zelf opleidingen aanvragen, eenvoudig aangeven of een opleiding onder FLA valt en de benodigde gegevens direct invullen
• Medewerkers kunnen eigen vakantie- en afwezigheidsattesten uploaden en eigen informatie aanpassen

Vier gebruiksvriendelijke functionaliteiten

Self Service-app

Medewerkers nemen hun HR in eigen handen: verlof aanvragen, thuiswerkdagen aangeven, toegang tot relevante documenten, ziektebriefjes opladen, contracten digitaal tekenen enz.

Communicatie

Medewerkers en HR blijven verbonden via eenvoudige mails en berichten, zoals aankondigingen van teambuildings, een nieuwe policy of interne nieuwtjes.

Performance & groei

Evalueer en ondersteun je medewerkers in hun ontwikkeling. Eenvoudig performancegesprekken inplannen en opvolgen, verplichte updates certificaten opvolgen, handige performance review-templates gebruiken…

Inzichten

De rapportering en analyse van de HR-informatie leveren heldere inzichten op rond ziekteverzuim, verlofsaldi, personeelsbestand en -evolutie, loonkost en meer.

Een goede HR-strategie is essentieel voor de groei van je kmo. Dat vereist het management aanstuurt en dat medewerkers de strategie ondersteunen. Iedereen moet samenwerken om van HR een succesverhaal te maken. Daarom is het belangrijk om in de juiste tools te investeren voor het automatiseren van je HR-processen. Praat vandaag nog met een HR-sofware expert van Exact en vraag hier je demo aan.