Ik neem een eerste werknemer aan: wat nu?

Ben je ondernemer en heb je recent je eerste werknemer aangenomen, of wil je dat doen? Dan sta je voor heel wat uitdagingen op het gebied van loon, RSZ, belastingen, arbeidsreglement, enzovoort. Enkele tips voor startende werkgevers.

Stap 1: schrijf je in als werkgever bij de RSZ

Stap 2: doe een Dimona-aangifte

Stap 3: doe een DmfA-aangifte

Stap 4: sluit je aan bij een preventiedienst

Stap 5: sluit een arbeidsongevallenverzekering af

Stap 6: stel een arbeidsreglement op

Stap 7: stel een arbeidsovereenkomst op

Stap 1: schrijf je in als werkgever bij de RSZ

Als je voor de eerste keer één of meerdere werknemers aanwerft, moet je je inschrijven als werkgever bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Je zal voor elke loontrekkende werknemer die je in dienst hebt een bijdrage betalen.

Noot: Elke wijziging van de loon- en prestatiegegevens van je werknemer(s) moet gemeld worden aan de RSZ. Dit kan je zelf doen, maar je kan ook een sociaal secretariaat onder de arm nemen die deze gegevens verwerkt en doorgeeft.

Stap 2: doe een Dimona-aangifte

Vooraleer je eerste werknemer start, moet je een Dimona-aangifte doen bij de RSZ. De Dimona (Déclaration Immédiate / Onmiddellijke Aangifte) is een elektronisch bericht waarmee je iedere in- en uitdiensttreding aangeeft. Je voert deze aangifte het best tijdig en juist in om de rechten van je werknemers optimaal te waarborgen. Je kan dit uiterlijk op de dag van de indiensttreding doen. Bij uittreding moet je dit ten laatste doorgeven op de werkdag na de beëindiging van het contract.

Stap 3: doe een DmfA-aangifte

Met een DmfA-aangifte (Déclaration multifonctionelle / multifunctionele Aangifte) geef je elk kwartaal de loon- en prestatiegegevens van je werknemers door. Op basis van deze gegevens bepaalt de RSZ hoeveel sociale bijdragen je verschuldigd bent. Deze gegevens staan ter beschikking van de instellingen die bevoegd zijn voor het uitkeren van onder meer:

• ziektevergoedingen;
• pensioenen;
• kinderbijslag.

Stap 4: sluit je aan bij een preventiedienst

Interne preventiedienst

Wil je het welzijn van je werknemers garanderen, richt dan een interne dienst preventie en bescherming op. Deze dienst moet minstens één preventieadviseur hebben. Gaat het om een onderneming met minder dan twintig werknemers, dan mag je als werkgever zelf de rol van preventieadviseur opnemen. Je bent voor enkele gespecialiseerde aspecten verplicht je te laten bijstaan door professionals.

De taken van de preventieadviseur(s):

• Risico’s identificeren en advies geven over het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan.
• Deelnemen aan onderzoek naar de oorzaken van arbeidsongevallen.
• Advies geven over het opstellen van instructies voor werknemers: over informatie, onthaal en vorming.
• Uitwerken van interne noodprocedure.
• Organiseren van eerste hulp (EHBO).

Externe preventiedienst

Voor een startende onderneming is het vaak niet mogelijk om alle taken zelf uit te voeren. In dat geval kan je met een externe dienst voor preventie en bescherming werken. Zo ben je in orde met alle verplichtingen. Je profileert je meteen als een verantwoordelijke werkgever.

Stap 5: sluit een arbeidsongevallenverzekering af

Je bent als werkgever verplicht om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten voor je werknemers. Tijdelijke werkkrachten en studenten zijn inbegrepen. Een andere benaming voor deze verzekering is de wetsverzekering. Dergelijke verzekering dekt alle ongevallen tijdens de werkuren en onderweg van of naar het werk.

Let op: als je je niet verzekert tegen arbeidsongevallen, zal het Federaal Agentschap voor Beroepsrisico’s het totale bedrag voor geleden schade van jou terugvorderen.

Stap 6: stel een arbeidsreglement op

Een duidelijk arbeidsreglement is verplicht vanaf het moment dat je minstens één werknemer aanneemt. Bovendien heb een document om op terug te vallen wanneer de regels niet worden gerespecteerd.

Het beschermt je tegen onaangename verrassingen. Want in het arbeidsreglement leg je niet alleen de werking en organisatie van je onderneming vast, je bepaalt ook de arbeidsvoorwaarden, de rechten en de plichten van je werknemers.

Lees meer: 10 dingen om zeker op te nemen in je arbeidsreglement.

Stap 7: stel een arbeidsovereenkomst op

Ten slotte stel je een arbeidsovereenkomst op. De arbeidsovereenkomst bevat:

• Naam en adres van de werkgever en werknemer.
• Begindatum en looptijd van de overeenkomst.
• Arbeidsduur: voltijds of deeltijds.
• Werkrooster (werkuren en werkdagen).
• Uit te voeren werk.
• Tewerkstellingsplaats.
• Overeengekomen loon.
• Andere arbeidsvoorwaarden.

De overeenkomst maak je op in twee exemplaren die beide door de werkgever en werknemer worden ondertekend bij de indiensttreding.

Meer informatie over het aannemen van je eerste werknemer? Download de handige gids die Partena Professional aanbiedt. 10 stappen naar uw eerste medewerker.

Lees meer:

Je eerste werknemer aanwerven: wat moet je weten?