Hoe bepaal je de vakantiedagen van jouw werknemers?

In zomertijden rijzen er altijd veel vragen over de regels die gelden om vakantiedagen toe te kennen en vast te leggen. Die regels zijn dezelfde ongeacht het statuut van de werknemer (arbeider of bediende). Catherine Legardien van Partena Professional bekijkt ze samen met ons.

Wat mag en wat niet?

Hiervoor gelden een aantal regels. De vakantie moet momenteel worden toegekend vóór 31 december van het vakantiejaar. Het is dus verboden om de vakantiedagen die niet werden opgenomen in het vakantiejaar over te dragen naar het volgende jaar. “Als een bediende bijvoorbeeld gedurende het volledige jaar 2021 voltijds werkte (5 dagen/week), heeft hij in 2022 recht op 20 vakantiedagen. Deze moeten genomen worden tussen 1 januari en 31 december 2022”, benadrukt Catherine.

Bovendien moeten werknemers met schoolgaande kinderen bij voorkeur tijdens de schoolvakanties vakantie kunnen nemen en moet, tenzij de betrokken werknemers dat anders wensen, tussen 1 mei en 31 oktober een aaneengesloten periode van 2 weken worden toegekend (3 weken voor werknemers jonger dan 18 jaar op 31 december 2021). In ieder geval moet een ononderbroken vakantieperiode van één week worden gewaarborgd.

Het saldo van de vakantiedagen moet worden genomen in periodes van geringere activiteit of ter gelegenheid van regionale, plaatselijke of andere feesten.

Tot slot is het in principe verboden om halve dagen vakantie te nemen, behalve wanneer de halve vakantiedag aangevuld wordt met een halve dag gebruikelijke rust of wanneer de werknemer vraagt om drie dagen van de vierde vakantieweek in halve dagen te splitsen (de werkgever kan zich echter tegen deze splitsing verzetten indien dat de organisatie van het werk in de onderneming zou verstoren).

Collectieve of individuele vakantiedagen?

De vakantiedagen kunnen binnen de onderneming worden vastgelegd, zowel collectief (voor het volledige personeel) in geval van sluiting van de vestiging als individueel in overleg tussen de werkgever en elke werknemer.

Collectieve sluiting: wat zijn de formaliteiten?

Behalve wanneer een bijzondere beslissing wordt genomen in het paritair comité, moet het vaststellen van de datums van collectieve sluiting voortvloeien uit een beslissing van de ondernemingsraad. “Bij gebrek aan een ondernemingsraad of een beslissing door de raad zullen de periodes vastgesteld worden in een akkoord tussen, enerzijds, de werkgever en, anderzijds, de vakbondsafvaardiging of, bij gebrek hieraan, de werknemers”, vervolgt Catherine Legardien.

Het akkoord kan eventueel ook betrekking hebben op het gebruik van het saldo van de vakantiedagen dat tijdens de sluiting niet genomen zou zijn geweest.

De collectieve sluitingsdatums van de onderneming moeten verplicht vermeld worden in het arbeidsreglement. Zodra een akkoord wordt bereikt over het vaststellen van de datums van de collectieve vakantie moet de werkgever dit aanplakken, een kopie ervan bezorgen aan de werknemers en een exemplaar overmaken aan de directie voor het toezicht op de sociale wetten die bevoegd is voor de onderneming.

“Eenmaal de vakantie is vastgesteld voor het voltallige personeel, kan de werknemer geen andere vakantieperiode meer kiezen”, verduidelijkt Catherine Legardien.

En als de vakantie individueel wordt vastgelegd?

Als er geen collectief akkoord is, worden de vakantiedagen vastgelegd in een individueel akkoord tussen de werkgever en de werknemer. Indien de werkgever zich kan beroepen op de noodwendigheden inzake de werking van de onderneming om een vakantieperiode te weigeren, moet hij in elk geval de toekenningsregels naleven waarin de reglementering voorziet.

“Noch de werkgever noch de werknemer kan dus eenzijdig de vakantiedagen opleggen. Om geschillen over de vaststelling van vakantiedagen te voorkomen, is het nuttig om in het arbeidsreglement van de onderneming de procedure op te nemen die de werknemer moet volgen om een vakantieperiode aan te vragen (bijvoorbeeld een verzoek dat vooraf schriftelijk moet worden ingediend binnen een redelijke termijn die in het arbeidsreglement is vastgesteld)”, raadt Catherine Legardien aan.

De werkgever moet er ook voor zorgen dat zijn (niet-)akkoord met de gevraagde vakantiedata schriftelijk wordt vastgelegd.

Bij aanhoudende weigering kan een beroep worden gedaan op de Sociale Inspectie of zelfs de arbeidsrechtbank, die de zaak in kortgeding (snelle procedure) zal behandelen.