Automatisering, een wapen in de strijd tegen de talentschaarste

Zeggen dat ondernemend België problemen ondervindt om de vacatures in te vullen is een open deur intrappen. Out of the box denken levert soms verrassende antwoorden op voor hardnekkige vraagstukken. Zo maakt automatisering jouw organisatie minder afhankelijk van de grootte van je personeelsbestand, terwijl je medewerkers kwalitatiever werk leveren. (foto: Joep Hoeks, Chief Product Officer van Exact)

De war on talent vormde het thema van een recente onlinepublicatie van SD Worx. Daarin staat te lezen dat een kwart van de Vlaamse kmo’s werk moet weigeren omwille van personeelstekort. Nog eens de helft geeft aan dat ze te weinig instroom krijgen van gekwalificeerde kandidaten. De vooropgestelde oplossingen? Voltijds werken stimuleren en het HR-beleid ondersteunen. Dat automatisering over het hoofd wordt gezien, beschouwt Joep Hoeks, Chief Product Officer van Exact, als een gemiste kans.

De vicieuze cirkel van personeelstekort

Het is bekend dat onze kmo’s er niet in slagen hun vacatures in te vullen. Er zijn momenteel nu eenmaal meer openstaande vacatures dan beschikbare mensen op de arbeidsmarkt. Maar dat is niet de enige uitdaging. Joep: “Wanneer mensen met vakantie gaan, ziek uitvallen of zwangerschapsverlof opnemen, stijgt de werkdruk van wie wel nog aan de slag is. Door die bijkomende stressfactor lopen zij op hun beurt meer risico op uitvallen. De vicieuze cirkel is rond.” Wanneer corona dit najaar opnieuw de kop zou opsteken, is jouw organisatie extra kwetsbaar voor uitvallers. Maar hoe kan automatisering jou helpen om dit het hoofd te bieden?

Mens vs robot

De kwaliteit van een meeting valt of staat bij de kwaliteit van de deelnemers, niet bij hun aantal. Wanneer er evenwel mensen in de administratie of productie uitvallen, worden sommige taken niet langer uitgevoerd. Gelukkig kan je heel wat routinematige taken vrij eenvoudig automatiseren. Robots en computers zijn uiterst nauwkeurig, betrouwbaar en altijd beschikbaar.

“Automatiseer waar je kunt, zodat je altijd mensen beschikbaar hebt waar jij dat wil,” zo luidt de boodschap van de CPO. “Toegegeven, robots met creativiteit, gevoel van zingeving en humor zie ik morgen nog niet op de werkvloer verschijnen. De menselijke factor zal altijd een cruciale rol spelen in het bedrijfsleven. Het gaat erom de taken juist te verdelen. Computers voeren eenvoudige gemakkelijke, routinematige klussen uit. Medewerkers zet je in op belangrijke posities, waar creativiteit en kwaliteit de doorslag geven.”

De kmo als verbrandingsmotor

Je bent er dus bij gebaat dat je mensen zoveel mogelijk kwalitatief en/of creatief werk doen, terwijl computers de repetitieve taken voor hun rekening nemen. Joep vergelijkt een kmo in die zin met een verbrandingsmotor. “De uitvoerende bedrijfsprocessen vormen de slangen en brandstof. Zonder een constante en geautomatiseerde toevoer van benzine sputtert de motor en valt hij stil. De creatieve medewerkers vormen samen het engineeringteam, dat periodiek upgrades voorziet. Daardoor loopt de motor soepeler en effectiever. Valt het team tijdelijk uit? Dan zorgt automatisering er nog altijd voor dat de motor blijft draaien.”

Automatiseren: hoe begin je eraan?

Tot slot geeft Joep nog een checklist mee voor kmo’s die willen beginnen met automatiseren.

• Identificeer de processen met veel handmatige handelingen en een repetitief karakter. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van inkomende facturen, het vastleggen en verwerken van declaraties, het debiteurenbeheer en de processen die via e-mail lopen (zoals verlof- en verzuimregistratie.)
• Ga na of de betrokken procesgegevens digitaal beschikbaar zijn. Zo niet: zet papieren handelingen om naar digitale data. Scan facturen en bonnetjes in, houd het aantal vrije dagen van collega’s digitaal bij.
• Zoek standaard cloudoplossingen voor de processen. Die zijn overal en voor iedereen binnen de organisatie beschikbaar en zorgen voor transparante en voorspelbare kosten. Bovendien hoef je niet wakker te liggen van hardware, updates en beveiliging.
• Kijk na of je de automatiseringsoplossing eenvoudig kan koppelen aan jouw kritische applicaties, zoals het financiële systeem. Indien je leverancier een geïntegreerde oplossing aanbiedt, kan je die vrijwel zeker eenvoudig connecteren.

Meer weten over de mogelijkheden en voordelen van automatiseren voor jouw kmo? Neem dan zeker contact op met Exact.