9 tips voor goede freelancecontracten

Een steeds wederkerende vraag die Ellen Pensaert (Legal & HR Senior Counsel bij Furbo Legal) krijgt, is: wat zet je nu best in zo’n overeenkomst voor zelfstandige freelancers?

1. Wie stelt het contract op: de freelancer of de opdrachtgever?

Heel wat freelancers staan er onvoldoende bij stil dat zij de initiator zijn van het contract.

Ellen Pensaert: “Komt de vraag van de opdrachtgever, dan zal ik nagaan wat hij of zij belangrijk vindt. In geval het initiatief van de freelancer komt, zal ook hier de vraag worden gesteld wat belangrijk is.”

Zowel de opdrachtgever als freelancer zullen andere uitgangspunten en verlangens hebben. Het is dan ook normaal dat afhankelijk van wie het contract laat opstellen, de nuances en artikels verschillend zullen zijn.

Dat betekent geenszins dat de andere partij zomaar akkoord dient te gaan met het voorgestelde contract. Volgens Ellen Pensaert is het contract vaak de basis voor verdere onderhandelingen. En daarmee is het hoge woord eruit: onderhandelingen.

Ellen Pensaert: “Vandaag de dag zijn er nog steeds zowel opdrachtgevers als freelancers die te weinig aandacht besteden aan een goede overeenkomst die rekening houdt met de belangen van beide partijen.”

Het contract is een “één op één” van wat de beide partijen in de praktijk wensen te realiseren.

Het is van belang de nodige tijd uit te trekken voor de voorbesprekingen. Dit voorkomt dat de partijen een koude douche zouden krijgen. Na het zetten van de handtekening, is het niet meer het moment om nog zaken aan te passen. Beide partijen dienen zich daarom goed te voelen bij het ondertekenen van het contract, ongeacht wie het opmaakt.

Ellen Pensaert: “Indien dit niet het geval is, leert de ervaring mij dat een project of opdracht geen lang leven beschoren is. Er zijn in dit geval enkel verliezers. Een win-win is dus voor beide partijen het ultieme om na te streven.”

2. Wat wil ik zeker in mijn contract en wat niet?

Bepaal op voorhand wat voor jou belangrijk is en wat je absoluut wil terugzien in het contract. In het geval jij zelf een voorstel tot overeenkomst kan doen, let er dan op dat alles erin staat. Wanneer de opdrachtgever jou een voorstel doet, laat dit dan zeker nalezen door een juridisch expert om zeker te zijn dat alles wat voor jou belangrijk is terug te vinden is.

Ellen Pensaert: “Eerst en vooral zou ik nakijken of alles erin staat en voorstellen tot aanpassingen doen die rekening houden met een win-winsituatie. Daarnaast is het absoluut niet te onderschatten om af te toetsen of de overeenkomst een weerspiegeling is van de werkelijkheid. Met andere woorden: is het uitvoeren van een dergelijk project of opdracht correct beschreven in het contract? Het contract is een “één op één” van wat de beide partijen in de praktijk wensen te realiseren.”

En hiermee komen we tot de volgende vraag.

3. Standaardcontract of niet?

Ellen Pensaert: “Veel freelancers vragen mij een standaardcontract. Het moeilijke is net dat elke freelancer een ander verlanglijstje heeft van wat wel en zeker niet in het contract dient opgenomen te worden. Hetzelfde geldt voor de opdrachtgever.”

Een standaardcontract dat voor iedere freelancer kan dienen, is quasi onmogelijk. Op het internet vind je wellicht tal van standaardcontracten die ooit voor iemand zijn opgesteld. Het contract was waarschijnlijk ideaal voor die ene persoon. De vraag is echter of dit contract ook voor jou ideaal zal zijn. Wellicht niet.

Ellen Pensaert: “Vele opdrachtgevers werken met standaardcontracten. Dit is wat mij betreft een goede basis om van te vertrekken voor beide partijen. Halsstarrig vasthouden aan het standaardcontract, werkt echter niet op lange termijn. Iedere freelancer heeft immers zijn eigen specifieke expertise, en elke opdracht is anders.”

Voor experten in copywriting, grafisch ontwerp, … wordt vaak een projectprijs afgesproken. Wie een opdracht uitvoert op de locatie van de opdrachtgever opteert doorgaans voor een uur- of dagtarief.

Uiteraard behoeft het geen verdere uitleg dat contracten die reeds rekening houden met de beide belangen en in een duidelijk, verstaanbare taal zijn geschreven, geen verdere aanpassingen nodig hebben.

4. Noodzakelijke of overbodige clausules

Wanneer je als freelancer alleen werkt, zijn clausules omtrent het samenwerken met andere zelfstandigen niet relevant in het contract.

Zo zal bv. een freelancer die expert is in webdesign clausules terugvinden in zijn overeenkomst over de toegang tot bepaalde zaken van de onderneming, waarbij deze laatste zich ook zal beschermen in het geval dit niet de goede richting uitgaat.

Voor freelancers die vanuit hun eigen locatie werken, zijn clausules met betrekking tot het gebruik van de software of een locatie van de opdrachtgever dan weer minder relevant.

Een opdrachtgever die niet wil dat je na de samenwerking hun klanten gaat bezoeken om met deze laatste rechtstreeks samen te werken, zal dit opnemen in de overeenkomst. De manier waarop dit wel of niet kan, zal ook verder in het contract worden neergeschreven.

5. Vergoeding voor het geleverde freelance werk

Hetzelfde geldt voor de tarieven. Voor experten in copywriting, grafisch ontwerp, … wordt vaak een projectprijs afgesproken. Wie een opdracht uitvoert op de locatie van de opdrachtgever opteert doorgaans voor een uur- of dagtarief, afhankelijk van de uit te voeren taken.

Alle overeenkomsten voorzien clausules in verband met de betaling van de prestaties voor het freelancewerk en de gevolgen bij niet-betaling. Maar ook hier kunnen er grote verschillen zijn tussen freelancers onderling.

Zo slagen sommige freelancers erin om het volledige bedrag op voorhand te laten betalen, andere freelancers vragen een voorschot, een deel factureert maandelijks, … Bij langere projecten kan men kiezen om in schijven te betalen of alles te factureren bij het einde van het project.

Vrij vaak zijn de fouten, wanprestaties of tekortkomingen niet gespecifieerd in de overeenkomst. Dit kan tijdens de samenwerking of erna voor wrevel zorgen die er niet zou zijn mocht dit duidelijk gesteld zijn in het contract.

Ook hier zijn de voorbesprekingen tussen beide partijen van belang. Is het mogelijk dat een project uitloopt? Wat betekent dit voor het bestaande contract? Wat als er extra prestaties worden geleverd op bepaalde dagen, waaronder zon- en feestdagen? Verandert dit iets aan het overeengekomen tarief? Als dit kan voorkomen, regel dit dan best in de overeenkomst.

Daarnaast zal het van belang zijn om in het contract duidelijk op te nemen wat er dient te gebeuren in het geval de opdrachtgever de factuur niet tijdig betaalt (en dit om welke reden dan ook).

6. Einde van de freelanceovereenkomst

Voorzie altijd clausules in verband met de beëindiging van de overeenkomst. Hoe gaan jullie dit regelen? In de meeste gevallen neemt de overeenkomst een einde als het project gedaan is.

Wat als het project voor één of beide partijen niet loopt zoals gewenst? Wat voorziet de overeenkomst in het geval het project helemaal niet is zoals door de opdrachtgever voorgesteld? Of de opdrachtgever of eindklant had iemand verwacht die een grotere expertise had? Wat doe je als de eindklant de opdracht wijzigt?

Bekijk zeker of beide partijen de overeenkomst op een correcte manier kunnen beëindigen. Hoe moet je dit doen en gelden er bepaalde termijnen? Komen deze opzegtermijnen overeen met wat jullie hebben besproken?

Beide partijen dienen in de overeenkomst zoveel mogelijk situaties op te nemen waarbij het niet loopt zoals gehoopt of gepland. Wat is een ernstige fout voor de freelancer? Wat is dit voor de opdrachtgever? De antwoorden zijn hier verschillend voor de beide partijen en van belang om duidelijk neer te schrijven in het contract.

Ellen Pensaert: “Vrij vaak zijn de fouten, wanprestaties of tekortkomingen niet gespecifieerd in de overeenkomst. Dit kan tijdens de samenwerking of erna voor wrevel zorgen die er niet zou zijn mocht dit duidelijk gesteld zijn in het contract, aangezien iedere partij hier een andere visie op heeft.”

7. Wat met afwezigheid van de freelancer?

Het is raadzaam om met elkaar af te stemmen wat er met de uitvoering van het project zal gebeuren als de freelancer door omstandigheden langdurig afwezig is. Voorziet de overeenkomst afspraken wanneer de onderneming van de opdrachtgever gesloten is? Denk bv. aan een collectieve sluiting wegens vakantie in het bedrijf. Wat betekent dit wanneer de freelancer een opdracht in de locatie van de opdrachtgever uitvoert? Schorst dit het contract?

Ellen Pensaert: “Bespreek met elkaar hoe je bepaalde afwezigheden zal opvangen. In geval van het belang van het respecteren/uitvoeren van deadlines, dient de freelancer rekening te houden om dan geen afwezigheden in te plannen.”

8. Confidentialiteit voor freelancers en opdrachtgevers

Gelet op de nieuwe privacywetgeving (GDPR) dient er rekening gehouden te worden met het toegang hebben tot persoonsgegevens van de opdrachtgever. De meeste contracten voorzien een regeling omtrent het confidentieel, vertrouwelijk omgaan met informatie van de opdrachtgever (al of niet samenhangend met geldelijke sancties bij overtreding).

Met de nieuwe wetgeving dient te worden nagegaan of de freelancer in contact komt met persoonsgegevens van de opdrachtgever. Op welke manier gebeurt dit? Heeft de freelancer toegang tot de persoonsgegevens op de locatie van de opdrachtgever of op zijn eigen locatie via de software van de opdrachtgever? Wat verstaan beide partijen onder “vertrouwelijke gegevens”?

Ellen Pensaert: “Mijn advies: bespreek dit allemaal en bekijk ook of de sancties die worden opgelegd in het contract in verhouding staan tot de opdracht.”

9. Allemaal “Chinees”?

De freelancer is specialist in hetgeen wat hij doet. Hij is dit wellicht niet in het opstellen en begrijpen van samenwerkingsovereenkomsten, en wil juist zo snel als mogelijk dat ene geweldige project doen. De opdrachtgever of eindklant is op zijn of haar beurt zo blij dat ze de expertise in huis kunnen halen die ze zelf niet hebben.

Er is altijd een reden waarom bepaalde clausules wel of niet worden opgenomen. Vaak is het ook belangrijk om na te gaan waarom bepaalde dingen niet vermeld worden.

Wie vragen heeft over contracten, kan daarom altijd contact opnemen met Furbo Legal. Heb je een vraag, stel ze dan rechtstreeks via onderstaand formulier.