Vijf tips bij de keuze van een databot/RPA-partner

De nieuwste technologieën worden alsmaar toegankelijker en meer betaalbaar. Steeds meer bedrijven zetten dan ook in op digitalisatie. Zij die vandaag in staat zijn om snel, flexibel en duurzaam te automatiseren, hebben morgen een streepje voor op de concurrentie.

Dankzij databots, trainbare virtuele assistenten die uit RPA zijn ontstaan, kunnen bedrijven systemen integreren, repetitieve taken uit handen nemen van hun werknemers en grote hoeveelheden data uit systemen halen en verwerken. Ze geven werkkrachten de ruimte om zich toe te spitsen op activiteiten waarin hun brainpower het verschil maakt. Dankzij de harmonie en flexibiliteit die eigen zijn aan databots staan ze mee in voor de digitale transformatie van bedrijven, zonder dat grote aanpassingen aan bestaande systemen nodig zijn. 

De voordelen van een ervaren partner

Bedrijven hebben zelden de tijd of de juiste mensen om zelf aan de slag te gaan bij de implementatie van databots en nemen daarom een partner onder de arm. Een goed gekozen alliantie zorgt voor een snelle return on investment. De juiste selectie van processen, advies bij de keuze van de tool en een stevige ervaring in de ontwikkeling van automatisatie-scripts zijn van een goede partner te verwachten. Daar wringt echter het schoentje, want in een boomende markt dienen zich heel wat potentiële partners aan. We geven graag vijf tips bij de keuze van een databot/RPA-partner.

Vijf factoren voor een succesvolle keuze van een databot/RPA-partner

1. Ervaring
De databottechnologie is nog relatief nieuw. Dat neemt niet weg dat er een heel aantal ervaren spelers is op de markt. Anderen claimen dan weer over dezelfde ervaring te beschikken, maar zijn hoogstens een paar maanden actief. Deze laatste hebben reeds expertise in de technologie opgebouwd, maar nog geen ervaring met de implementatie bij klanten. Bij de zoektocht naar een ervaren partner is het dus een goed idee om voldoende vragen te stellen. Bovendien hebben de meest ervaren spelers aan het hoofd gestaan van een RPA CoE (“Centre of Excellence”) in een corporate omgeving. Daardoor weten zij hoe een project van A tot Z verloopt.

2. Onafhankelijkheid
Een aanbieder die kennis heeft van meerdere RPA-tools heeft een stapje voor. Daardoor kan een ervaren partner, die niet exclusief aan één software-aanbieder is gekoppeld, de tool aanbieden die het meest geschikt is voor uw organisatie of bedrijf. 

Bovendien dreigt een risico wanneer de potentiële partner zelf of de groep waarin hij opereert meerdere technologieën aanbiedt, zoals API’s of microservices. Databots zijn vaak het goedkopere alternatief om automatisatie tot stand te brengen, in tegenstelling tot de andere technologieën. Een belangrijke factor bij de keuze is dus dat uw potentiële partner geen gemengde belangen heeft.

3. Kennis van de business
Wat vaak voorkomt bij nieuwe technologieën is dat heel wat mensen met een technische achtergrond zich aangetrokken voelen om hiermee aan de slag te gaan. Vanuit hun IT-expertise gaan ze op zoek naar klanten die ze trachten te overtuigen door in te spelen op de hype en met heel wat jargon te goochelen. Een geslaagd project staat of valt echter met een gedegen ervaring in de business of het functionele domein. Sales & marketing, logistiek, finance en HR volgen hun eigen logica en ook de verschillende sectoren (medisch, professionele dienstverlening, productie, banken en verzekeringen, enzovoort) hebben hun eigen dynamiek. Gebrek aan kennis hiervan zorgt voor nodeloze vertragingen en fouten.

4. Nabijheid
Moderne communicatiemiddelen maken van de wereld een dorp. Hieruit volgt dat sommigen trachten daar handig munt uit te slaan door de ontwikkeling te verschuiven naar verre oorden. In het geval van RPA is dat echter niet optimaal. Een databot imiteert immers letterlijk de activiteiten van een medewerker. Het bespaart daarom heel wat tijd en misverstanden als de ontwikkelaar op het terrein in rechtstreeks contact met de eindgebruiker diens activiteiten kan nabouwen. Het spreekt voor zich dat elke hand-over, des te meer wanneer ook vreemde talen in het spel komen, een extra complexiteit vormt. Het change-management of de omarming van deze nieuwe technologie door uw medewerkers is bovendien gebaat bij een nauw contact tussen medewerkers en ontwikkelaars.

5. Stabiliteit
Aansluitend bij het vorige punt is ook de stabiliteit van het ontwikkelaarsteam belangrijk. Wanneer bijvoorbeeld freelancers of jonge junior consultants die snel doorschuiven naar andere rollen worden ingezet, komen de ontwikkeling en het onderheid naderhand niet steeds bij dezelfde personen terecht. In het slechtste geval is er zelfs geen kennisoverdracht. Bijkomende processen dreigen dan ook telkens door iemand anders gerealiseerd te worden, wat de uniformiteit en de onderhoudbaarheid niet ten goede komt. Het zou niet de eerste keer zijn dat een bedrijf voor de proof of concept, de piloot en de vervolgprojecten telkens met een andere ontwikkelaar te maken krijgt.

Conclusie

Een goed gekozen partner kan uw RPA-traject daadwerkelijk een boost geven. Op de markt zijn ondertussen voldoende ervaren spelers te vinden. Met deze checklist heeft u alvast vijf bruikbare tips in handen voor de juiste keuze van een RPA/databot-partner.