Teroco-databots Adele en Boris helpen administratie van ECS automatiseren

De samenwerking tussen Teroco en ECS, de Belgische marktleider op vlak van supply chain logistics en intermodale transportoplossingen, startte eind 2019. Het Zeebrugse logistieke bedrijf was op zoek naar een kostenefficiënte manier om bepaalde processen te automatiseren, zonder te moeten investeren in grotendeels verouderde bestaande software. RPA bleek een ideale keuze te zijn. “We zochten iets no-nonsense, betaalbaar en rendabel vanaf de eerste dag”, licht Tijs Blancquart toe. Hij volgde als ICT Operations and Security Manager bij ECS het hele project op. “Na wat zoekwerk kwamen we bij Teroco terecht. Het was onmiddellijk een goede match.”

Doopsuiker
De komst van de databot werd aangekondigd met een geboortekaartje en doopsuiker, om de “geboorte” van Adele te vieren. “Zo heet het account en zo ondertekent ze ook haar e-mails wanneer ze vragen van medewerkers beantwoordt, bijvoorbeeld wanneer mails of documenten uit het systeem worden opgevraagd”, legt Tijs uit. “Intussen is er zelfs een tweede bot, Boris, die taken rond Brexit opvolgt. Het gaat over duizenden douane-aangiftes per week, en dat loopt nu volledig automatisch. Het zou gigantisch veel werk zijn om dat allemaal manueel op te volgen.”

De speelfase voorbij
Werken met RPA was nieuw voor de IT-afdeling van ECS. “We hebben echt moeten leren samenwerken met de bots”, geeft Tijs aan. “Een nulletje te veel in een input leidde in het begin nog vaak tot een systeemcrash. Daar hebben we intussen oplossingen voor gevonden. We hebben er ook voor gezorgd dat bepaalde taken prioriteit krijgen, zoals het inboeken van slots op laadkaaien. We merken dat we intussen echt wel de speelfase voorbij zijn en dat de technologie goed geïntegreerd is.”

Geen koffie nodig
Dankzij de twee databots hoeft het personeel van ECS minder repetitieve taken uit te voeren. Dat levert heel wat voordelen op, merkt Tijs. “Het boeken van slots op laadkades en uploaden van documenten gaat sneller. Bovendien valt saai administratief werk weg, waardoor mensen andere taken krijgen. Ik hoor bij de afdelingen finance en administration dat mensen openbloeien nu ze uitdagendere taken krijgen. Dat is op zich al een meerwaarde van de investering in RPA. De productiviteit gaat omhoog, terwijl we dankzij deze investering een voltijds equivalent uitsparen. Een bijkomend voordeel is dat een bot niet op vakantie gaat en ‘s ochtends geen koffie nodig heeft om te kunnen functioneren. Je kan er altijd op rekenen. En mocht er toch iets foutlopen, kunnen we steeds bij Teroco aankloppen.”