FutureFit als organisatie

FutureFit als organisatie: wat bedoelen we daarmee ?

Burn-outs, stress, haperende motivatie, dalende productiviteit… Als het brandt, dan moet er EERST geblust worden. Dat spreekt voor zich. Wat als je je aandacht tegelijkertijd ook richt naar het #structureel aanpakken van problemen of uitdagingen (het is hoe je het bekijkt).

Wil niet elke organisatie op een duurzame manier wendbaar en slagkrachtig zijn en blijven ? "Op een duurzame manier" gaat verder dan alleen er voor zorgen dat je als organisatie wendbaar en slagkrachtig bent om de uitdagingen van elke dag én de meer disruptieve uitdagingen aan te kunnen.

Hoe zorg je ervoor dat je #positieveimpact kan genereren met je bedrijf of organisatie ? Op een gedragen manier.

Wat het betekent om positieve impact te creëren, is voor elk bedrijf of organisatie anders. Je visie op mens en wereld is bepalend. In welke mate verweef je de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen van de VN ( #SDG ) bv. in je ambities en activiteiten ? Waar focus je eerst op ? Welke randvoorwaarden kan je creëren om verder te evolueren ? En hoe neem je daar iedereen in mee? Je medewerkers, je belanghebbenden...Welke (actieve) rol spelen zij, mogen zij spelen? Kortom, hoe aangepast ben jij om ook in te kunnen spelen op de meer complexe uitdagingen ? Kortweg, hoe #FutureFit ben jij ?

STAP 1 is om als bedrijf of organisatie eerst een diepgaand inzicht krijgen in de grondoorzaken die maken dat je vandaag NIET #futurefit bent, om daarna de juiste ‘duurzame’ acties te kunnen ondernemen.

Partnership met het Instituut voor Duurzaam Werken

De Connection4Balance analysetool: start van een kort traject

Dit diepgaande inzicht kan je verwerven door te starten met bv. een Werkbaar Werk traject - ook in 2021 met werkbaarheidscheques mogelijk ! - waarbij de #Connection4Balance analysetool ingezet wordt.

Deze tool werd ontwikkeld door @lutvanmossevelde van het Instituut voor Duurzaam Werken. Een uitstekend hulpmiddel om zowel het #welzijn als het #welbevinden van je medewerkers als dat van je organisatie te monitoren. Het is een wetenschappelijk onderbouwd meetinstrument dat we steevast gebruiken om klanten te helpen bij het in kaart brengen van de gezondheid en de veerkracht van een organisatie. (zie ook het boek dat Lut Van Mossevelde eerder publiceerde "Sustainable Working" of "Duurzaam Werken")

ANALYSEFASE

Stap 1: meten is weten

Wat voor informatie komt er uit zo'n Connection 4 Balance-vragenlijst die idealiter door iedereen ingevuld wordt - ook de directie of zaakvoerders ? Zowel informatie over de gezondheid van het bedrijf als het individu (en de teams) als de bedrijfscultuur.

• Is er veel ziekteverzuim?
• Ervaren medewerkers een hoge werkdruk?
• Is de communicatie transparant of loopt ze eerder stroef ?
• Voelen medewerkers zich gesteund door de leidinggevenden ?
• Zijn de doelen helder?
• Werken de structuren mee?
• Beschikken medewerkers over de juiste middelen om hun job uit te oefenen
• …

Let wel, dit is geen vrijblijvende oefening en dus is het mandaat van de bedrijfsleiding om hieraan de gepaste maatregelen te koppelen echt wel een randvoorwaarde.

Belangrijk om weten:

de individuele resultaten blijven van de individuele deelnemers. Ze worden NIET gedeeld.  Alleen de medewerkers beslissen om het bespreekbaar te maken met hun teamverantwoordelijke, HR manager of zaakvoerder bv.  Of met ons als externe consultant.

De teamresultaten worden wél gedeeld. Elk antwoord blijft anoniem zodat iedereen het vrijuit kan invullen. De ervaring leert dat als 7 tot 8 mensen het invullen, het moeilijk uit te vissen is wie wat antwoordde.

Bijkomende troef ! De Connection4Balance scan voldoet aan de Wet op de Psyche-Sociale Risico’s – twee vliegen in één klap

Stap 2: opzetten intern transitieplatform

Na de 1ste analyse van alle antwoorden (zowel teamresultaten als organisatiebreed) en bespreking met de bedrijfsleiding, zetten we stap 2, nl. het opleiden van een aantal interne transitiecoaches die samen met de bedrijfsleiding het ‘transitieteam of projectteam’ vormen. Wij leren hen de resultaten interpreteren en om in een co-creatie workshop per team met de resultaten aan de slag te gaan.

Concreet wil dat zeggen dat we hier bottom-up de medewerkers actief betrekken in het proces en hen niet alleen de thema die ertoe doen laten mee bepalen maar hen ook responsabiliseren om zelf met oplossingen op de proppen te komen.

Als het om een kleinere organisatie gaat waar niet meteen voldoende capaciteit of competenties aanwezig zijn om met teams aan de slag te gaan, faciliteren we zelf de co-creatie workshops én nemen we 1 of 2 medewerkers mee in een leiderschapstraject zodat zij dit als transitiecoach (of hoe men het intern ook wil benoemen) dat op korte termijn ook kunnen. We geloven immers dat mensen zelf actief het heft in handen kunnen en moeten nemen. Vanuit diezelfde responsabiliseringgedachte.

Stap 3: strategieworkshop met de bedrijfsleiding

Synthesefase

Nadat we alle input van de teams verzameld hebben, bundelen we de inzichten én aanbevelingen in één rapport dat we als start zien van een strategieworkshop met de bedrijfsleiding;  we zoomen we in op de pluspunten én de pijnpunten. Wat energie geeft en wat energie kost.

Wat onze aanpak anders dan die van anderen maakt, is dat we dit organisatiebreed opentrekken en zowel top-down als bottom-up werken. Om ideeën, suggesties en vragen van alle medewerkers te sprokkelen én hen ervan bewust te maken van welke 1ste stappen zij zelf al kunnen nemen. Doorbreken van het patroon van alles buiten zichzelf te leggen. Waar ze geen impact op hebben, wordt als een advies meegegeven voor de bedrijfsleiding. 

Om ze zover te krijgen zetten we bv. de Open Space-methodologie in of Dialoogtafels. Interactie is het doel !  Tussendoor gaan we ook met het team ook buiten, de natuur in als dat kan..

In de strategische workshop met de bedrijfsleiding gebruiken we bv. een creatieve werkvorm zoals 3D modelling, om de perspectieven open te breken en te komen tot een meer doorleefde en gedragen visie. We toetsen daarbij af met het raamwerk van de “6 batterijen van verandering” (Vlerick) en ons #2BeFutureFit “Businessmodelcanvas voor duurzaam en circulair leven en werken”.  Actiepunten zetten we uit op basis van het 3-horizonsmodel: een roadmap:. Wat behouden we ? Wat laten we los ? Wat hebben we nog te leren of te ontwikkelen ?

Resultaat ? Een actieplan

Na dit traject “Werkbaar Werk” heb je als organisatie een belangrijke 1ste stap gezet op weg naar een duurzaam HRM beleid waar medewerkers méér betrokken zijn én meer verantwoordelijk opnemen. En dat levert, zoals studies uitwijzen, ook nog eens meer productiviteit op.

IMPLEMENTATIEFASE

In fase 2 start het daadwerkelijk implementeren van de actiepunten. Wat vraagt een projectaanpak en wat zijn actiepunten die op relatief korte termijn kunnen gerealiseerd worden ? Het is het transitie-of projectteam dat hiermee verder aan de slag gaat samen met bedrijfsleiding (al of niet met een stuurgroep ertussen als dat nodig is).

Misschien eerst het leiderschap versterken of het middenmanagement ?

• Of moet er dringend aan een dialoog- en feedbackcultuur gewerkt worden ?
• Verdienen de klantenprocessen herbekeken?
• Loopt het overleg niet zoals gewenst en loopt het beslissingsproces traag ?
• Is heroriëntatie van medewerkers nodig of eerder jobcrafting of jobredesign?

De focus zal steeds liggen op het welzijn van de teams en de medewerkers, het zo duurzaam mogelijk werken en organiseren op het niveau waar dit het beste past. Voor ons betekent dat zoveel mogelijk verantwoordelijkheid op teamniveau leggen. Met duidelijke teamdoelstellingen die gealigneerd zijn met die van de organisatie én waar de koppeling wordt gemaakt naar de individuele doelstellingen en de ontwikkelgesprekken. We willen dit immers duurzaam verankerd zien in de cultuur van de organisatie.

Het achterliggende doel is om organisaties zelflerend te maken, waardoor zelf bijsturen een vanzelfsprekendheid wordt (in de ideale wereld). In het begin van de implementatie coachen en mentoren wij de bedrijfsleiding en het transitieteam. Eens de implementatie op volle kracht, blijven wij klankbord en zorgen we voor supervisie en faciliteren we een lerend netwerk om het verandertraject op koers te houden. Reken daarbij in totaal op een periode van 1 tot 2 jaar.

Starten in 2021: opportuniteit werkbaarheidscheques 

Zie website  werkbaarheidscheques.

In deze financieel uitdagende tijden voor een heleboel organisaties en bedrijven bestaat de mogelijkheid om op een stuk subsidie beroep te doen (belangrijk voor de analysefase). Tot 60% tussenkomst door de overheid (ESF) met een maximum budget van 10.000 EUR.

Dit is een mooie gelegenheid om een positieve wending aan de crisis te geven, voor jezelf en je medewerkers.

En als je je zorgen maakt om veilig werken #Coronatijden, de opstart – de vragenlijst lanceren, de intake met de bedrijfsleiding, de opstart van het transitieteam, zelfs de opleiding – kan ook online.  

Meer weten ? Interesse ?

Neem gerust contact met me op via ingrid@ingridlarik.be en we organiseren een videogesprek of plannen een telefoongesprek.

#futurefitorganisatie #futurefitleiderschap #werkbaarwerk #welzijnophetwerk #duurzaamHRM

hashtag#werkbaarwerk hashtag#werkbaarheidscheques hashtag#duurzaamhrm hashtag#veerkracht hashtag#futurefitorganisations