Welke 5 principes van voorraadbeheer moet het management kennen?

1. Voorraadbeheer is van strategisch belang

Meteen de reden waarom je als management maar beter voldoende aandacht besteedt aan je voorraad. “De grootte van je voorraad en de servicegraad naar je klant zijn de belangrijkste logistieke KPI’s voor het management”, vertelt Paul Durlinger. “Hoe kan je met een lagere voorraad toch dezelfde of liefst een hogere servicegraad bereiken? Het is gemakkelijk om stuks in euro’s te vertalen, maar het effect op de servicegraad is moeilijker te kwantificeren. Als bedrijfsleiding is het aan jou om de brug te zijn tussen afdelingen zoals logistiek, customer care en finance en het kader te scheppen waarbinnen zij hun werk kunnen doen.”

2. Weet waarom de voorraad er ligt

Dé voorraad bestaat eigenlijk niet. Je magazijn ligt vol met een aantal soorten artikelen die elk hun eigen reden(en) hebben waarom ze moeten worden opgeslagen. Paul: “Wil je iets doen aan voorraadhoogtes, dan weet je maar best over welke soort voorraad het gaat.

In veel bedrijven wordt er enkel onderscheid gemaakt tussen grondstoffen, halffabricaten, eindproducten en onder handen werk – producten in bewerking. Daarmee weet je echter weinig over waaróm je een bepaalde voorraad hebt. Om een beter beeld te krijgen, deel je de voorraad beter ook nog eens op naar functie. Sommige soorten voorraad kun je vaak helemaal niet verlagen op korte termijn. Bijvoorbeeld de introductievoorraad van een nieuw product kunnen we moeilijk op nul zetten. Of een strategische voorraad van een product of grondstof ligt er ook niet voor niets.”

Het management team is grotendeels verantwoordelijk voor dit soort voorraden en zeker voor de hoogte. Zij bepaalt hoeveel introductievoorraad of strategische voorraad er moet liggen.

3. Krijg inzicht in je voorraad met een ABC-analyse

Een assortiment bestaat vaak uit een groot aantal artikelen. Het is om die reden dan ook onpraktisch om aan elk artikel of product evenveel aandacht te schenken.

“Gelukkig is het niet zo dat alle producten even belangrijk zijn”, aldus Paul. “Maar we moeten wel een onderscheid maken tussen belangrijke en minder belangrijke producten. Een handige tool daarvoor is de ABC-analyse, waarbij producten verdeeld worden in producten waar veel aandacht naar mag gaan (A), minder belangrijke (B-) producten en producten waar je weinig tijd aan moet spenderen (C). De ABC-analyse is ook een opmaat voor een heroriëntatie van het assortiment. Moeten we nu écht 200 verschillende waterkokers hebben? Of moeten we ze allemaal uit voorraad willen leveren?

4. Breng alle kosten in kaart

Om te weten wanneer je je stock moet aanvullen en tot hoeveel stuks je kunt opslagen, weeg je verschillende kostenposten tegen elkaar af. Paul: “Als je wilt weten hoe groot je bestelling mag zijn, bekijk je de opslagkosten en de bestelkosten. Als het weinig kost om een nieuwe bestelling te plaatsen, is de verleiding groot vaak te bestellen. Maar je wilt natuurlijk winst maken met je business en niet alles zien wegvloeien naar opslagkosten. Wanneer je precies moet bestellen, bepaal je door de voorraadkosten en out-of-stock-kosten met elkaar te vergelijken.”

5. Servicegraad: leer je klant kennen

De servicegraad is de mate waarin je leveringsafspraken nakomt, het percentage correcte leveringen. Paul: “Het is belangrijk om te weten wat je klanten vinden van een vertraagde of langere levertijd. Lopen ze naar de concurrent, of zijn ze loyaal en blijven ze wachten tot het product wel leverbaar is? Om hierop antwoord te krijgen, ga je in gesprek met je klant. Eenmaal je die gegevens hebt, kan je naar een optimale servicegraad toewerken met passend voorraadbeheer.”

Neem een strategische voorsprong door je voorraden optimaal te beheren met de hulp van Slimstock. Check de website voor meer info of stel je vraag via het formulier hieronder.

Lees ook

• Vakkundig voorraadbeheer: Slimstock-software verhoogt beschikbaarheid naar 98%
• Paul Durlinger aan het woord over opleidingen voorraadbeheer bij Slimstock Academy