Software voor debiteurenbeheer, perfect voor kmo’s

Als ondernemer of bestuurder van een kmo krijg je vroeg of laat te maken met klanten die te laat betalen. Dat is uiteraard niet prettig want onbetaalde facturen opvolgen is tijdrovend en zet de goede relatie met je klant onder druk. Met slim debiteurenbeheer geraak je al een heel eind vooruit. Maar wat is dat eigenlijk? En hoe kan software voor debiteurenbeheer jou daarbij helpen?

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer verwijst naar het beheer van klanten die jouw producten of diensten aankochten en dus een schuld hebben bij jou. Uiteraard wil je dat zij zo snel mogelijk betalen én dat je relatie met hen optimaal blijft. Het is dus belangrijk dat je van meet af aan op een duidelijke en zorgvuldige manier tewerk gaat.

Goed debiteurenbeheer begint bij het maken van heldere betalingsafspraken en eindigt wanneer je factuur betaald is. Daartussen zal je misschien betalingsherinneringen moeten opstellen, nabellen en aanmaningen moeten versturen. Het spreekt voor zich dat dit tijd kost én administratieve druk met zich meebrengt. Software voor debiteurenbeheer kan die druk aaanzienlijk verlichten.

Het belang van debiteurenbeheer

Cijfers uit de laatste KMO Barometer tonen aan dat laattijdige betalingen één van de meest prangende uitdagingen is voor Belgische ondernemers en kmo’s. We zetten de belangrijkste resultaten van het onderzoek op een rijtje:

1. Maar liefst vier op de vijf ondernemers hebben cashflowproblemen door te laat betaalde klantenfacturen.
2. 88,4% van debiteuren betaalt wel eens te laat.
3. In 37,7% van de verkoopfacturen wordt er pas na meer dan twee herinneringen betaald.

Dat heeft grote gevolgen voor jouw liquiditeit. Zonder inkomsten loop je immers het risico dat je je personeel of leveranciers zelf niet tijdig kan betalen of niet de nodige investeringen kan doen.

Goed debiteurenbeheer is dus geen overbodige luxe. Maar dit mag niet ten koste gaan van je klantenrelatie. Met software voor debiteurenbeheer kan je deze moeilijke evenwichtsoefening met succes maken.

Software voor debiteurenbeheer

Goede software voor debiteurenbeheer helpt jou met het sturen van automatische herinneringen. Hij maakt daarvoor gebruik maken van communicatiescenario’s. De software bepaalt ook het betalingsprofiel van jouw klanten aan de hand van hun betalingsgedrag. Aan de hand van dit profiel bepaalt hij welk communicatiescenario het beste past bij een specifieke klant.

Een ander voordeel is dat je real time controle en inzicht hebt en dat je betalingsafspraken vlot kan bijhouden.

Het resultaat? Snellere betalingen en snellere inkomsten. Bovendien dring je de administratieve last voor jezelf en je medewerkers terug en kan jij je volop bezighouden met ondernemen.

Tenslotte rol je met deze digitale aanpak de rode loper uit voor nieuwe klanten en koester je bestaande partners.

Wil je nog een stapje verder gaan? Kies dan voor een compleet boekhoudpakket inclusief software voor debiteurenbeheer. Je leest er meer over op de website van Exact. Heb je nog vragen? Stel ze dan meteen aan een specialist van Exact via onderstaand invulformulier.

Lees ook:

Software voor debiteurenbeheer: grip op cashflow en inningen

4 veelgehoorde misvattingen om digitalisering uit te stellen