Heb je dit jaar iets te vieren? Laat dan je evenement verzekeren

Een jubileum, een succesvol jaar of een uitbreiding van de activiteiten … Er zijn veel gelegenheden om te vieren. Een evenement is de uitgelezen kans om de band met medewerkers, klanten en partners te versterken. Wil je een feestelijk event plannen? Volg dan deze gids en laat zeker je evenement verzekeren!

Hoe organiseer je een geslaagd evenement?

Bij de organisatie van een bedrijfsevenement komt heel wat kijken. De voorbereiding neemt al snel meer dan een jaar in beslag. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de planning, communicatie, catering, activiteiten, geschenken, verzekering en veel meer. Met deze gids van verzekeraar DVV zie je niets over het hoofd.

1) Maak een grondige analyse van je bedrijf

Begin minstens 1 jaar voor het evenement met een grondige analyse van je bedrijf. Probeer een duidelijk beeld te hebben van je bedrijf, de visie en de cultuur. Stel jezelf volgende vragen:

• Wat zijn de waarden van de onderneming?
• Wat is huidige betrokkenheid van de werknemers?
• Welke sleutelmomenten uit het verleden willen we in de picture zetten op het evenement?
• Zijn er moeilijke of gevoelige periodes en gebeurtenissen in de geschiedenis van het bedrijf?
• Wat is de economische situatie van de onderneming vandaag?
• Is er een extern evenement dat gelinkt kan worden aan dat van jou (sportevent, award uitreiking, ...)?

2) Analyseer het profiel van je werknemers, klanten en partners

Eens je een duidelijk beeld hebt van het bedrijf, is het belangrijk om ook het profiel van je medewerkers, klanten en partners te analyseren. Zo kan je een evenement organiseren dat perfect bij hun profiel aansluit. Hiervoor zijn volgende elementen van belang:

• leeftijd
• geslacht
• woongebied
• behoeften
• B2B - B2C (indien business: onderzoek de sector & huidige economische context)

3) Communiceer goed

Heb je de eerste twee stappen afgerond, dan kan je beginnen aan de communicatie van je evenement.

• Communiceer voor, tijdens en na je evenement naar alle betrokkenen.
• Voorzie een logo voor de gebeurtenis.
• Zorg voor betrokkenheid van de medewerkers. Dit kan je doen door hen bijvoorbeeld een playlist te laten maken die gebruikt zal worden tijdens het evenement.
• Communiceer via nieuwsbrieven naar zowel medewerkers als klanten
• Vergeet ook de impact van sociale media niet.
• Zorg voor leuke give-aways.
• Voorzie zeker een film tijdens het evenement waarin je thema’s bespreekt die je eerder geanalyseerd hebt.
• Maak ook een fotoreportage of videoclip van je evenement. Deze kan je achteraf met jouw medewerkers en klanten delen
• Vermijd de aankondiging van informatie die (nog) niet gedragen wordt door je medewerkers of klanten.

4) Overweeg een samenwerking met een eventplanner

Bij de organisatie van een evenement komt veel kijken. Afhankelijk van de omvang doe je er misschien goed aan om beroep te doen op de expertise van een gespecialiseerde partner.

Zorg sowieso voor een geschikte locatie, duidelijke richtlijnen voor de uitgenodigden en een transparante timing.

5) Laat je evenement verzekeren

Met dergelijke projecten gaan ook risico’s gepaard. Vergeet daarom je verzekeraar niet te te contacteren en de nodige verzekeringen hiervoor te overlopen.

Heb jij vragen over de juiste verzekeringen voor jouw bedrijfsevenement? Doe dan beroep op de expertise van een DVV consulent.