Debiteurenbeheer binnen Exact Online: what’s new?

Als ondernemer krijg je ongetwijfeld te maken met laattijdige betalingen. Het versturen van herinneringen kost je tijd en energie. Met Exact Online Debiteurenbeheer is dat verleden tijd. Sinds de lancering van deze functie heeft Exact zo al 122.000 automatische herinneringen verstuurd! Resultaat? Snellere betalingen! Recent voerde Exact drie nieuwe functies door in Exact Online Debiteurenbeheer om dit proces nog te versnellen.

Effectief debiteurenbeheer begint met een juiste betalingsherinnering.

De belangrijkste voorwaarde voor effectief debiteurenbeheer is dat je herinneringen juist terechtkomen. Vroeger kon je binnen Exact Online Debiteurenbeheer afwijkende contactgegevens opgeven voor de facturatie. Maar die gegevens werden zowel voor het versturen van de factuur als van herinneringen gebruikt.

Bij veel bedrijven ligt de verantwoordelijkheid voor die taken bij verschillende personen. Daarom kan je nu per klant aparte contactgegevens invoeren. Zo zorg je ervoor dat herinneringen en facturen juist terechtkomen. Hierdoor loop je niet langer het risico dat de factuur niet betaald wordt.

Even bellen is zo gebeurd

Naast het sturen van herinneringen per e-mail helpt het ook om je debiteuren persoonlijk op te bellen. Je klant zal dit waarderen. Bovendien geeft het de mogelijkheid om samen tot een oplossing te komen bij een achterstallige betaling.

Vroeger was het alleen mogelijk om herinneringsmails op te nemen in de communicatiescenario’s voor je debiteurenbeheer. Nu kan je ook telefoongesprekken plannen. Wanneer de afgesproken betalingstermijn is verstreken en het tijd wordt om te bellen, maakt Exact Online automatisch een activiteit aan. Zo weet jij dat je telefonisch contact moet opnemen. Binnen die functie kan je ook aangeven hoe het gesprek is verlopen en welke afspraken je hebt gemaakt met je klant.

Notities toevoegen en bewerken in Exact Online Debiteurenbeheer

Zoals je kon lezen, is het met Exact Online Debiteurenbeheer mogelijk om automatische herinneringen te versturen. Maar er zijn vaak redenen om een geplande herinnering te verzetten, blokkeren of deblokkeren.

Stel, je hebt een klant gesproken en hij beloofde om het openstaande bedrag morgen te betalen. Er stond een herinnering ingepland, dus is het mogelijk om de herinnering te verzetten of (tijdelijk) te blokkeren. Heeft de klant na de afgesproken termijn nog niet betaald? Dan kan je de herinnering weer deblokkeren.

Nu kan je deze afspraken vastleggen in een notitie. Deze handige functie zorgt ervoor dat je gemakkelijk en snel belangrijke informatie over je debiteurenbeheer intern kan delen. Dankzij de notitiefunctie weet iedereen waarom een geplande herinneringsmail is aangepast!

Wil je meer informatie over de nieuwe functies in Exact Online Debiteurenbeheer? Of ben je helemaal klaar om ermee van start te gaan. Neem dan snel contact op via onderstaand invulformulier.

Lees ook:

Abonnementenbeheer via Exact Online: jouw garantie op een voorspelbare omzet

Software voor debiteurenbeheer, perfect voor kmo’s