Automatisch onkostenbeheer voorkomt frustratie

Gelukkige medewerkers zorgen voor meer productiviteit op de werkvloer, net zoals elke afdeling een rol speelt bij het verbeteren van de werknemerservaring. De rol van een efficiënt onkostenbeheer wordt daarbij vaak vergeten. En dit ondanks het feit dat dit gezien kan worden als teken van waardering voor de werknemers.

Veel werknemers maken zich zorgen over hun persoonlijke financiën, zeker nu de inflatie zwaar doorweegt op het huishoudbudget. Onkostenbeheer is nog nooit zo belangrijk geweest voor het onderhouden van een goede relatie tussen een werkgever en zijn medewerker. Een eenvoudig onkostenproces, snelle terugbetaling en up-to-date beleid, zorgen ervoor dat een werknemer zich gesteund voelt door zijn organisatie.

Foute onkostendeclaraties

Onhandige processen kunnen dan weer sneller leiden tot frustratie of foute onkostendeclaraties. Een recent Europees onderzoek van SAP Concur* naar onkostenbeheer toont aan dat bijna de helft van de Belgische werknemers (46%) zich zorgen maakt dat hun managers slecht over hun zullen denken als de onkostendeclaraties te hoog zijn. Dit suggereert dat sommige medewerkers aarzelen om al hun zakelijke kosten te declareren. Nog eens 62% vreest dat ze problemen krijgen met hun manager als ze hun onkosten foutief indienen.

Om onkostenprocessen en -beleid te verbeteren, deelt SAP Concur vier stappen om werknemers in deze moeilijke tijden te ondersteunen.

1. Gebruik technologieën zoals AI en automatisering

Uit bedrijven die al langer hun processen geautomatiseerd hebben, blijkt dat meer automatisatie kan zorgen voor een efficiëntere en eenvoudigere ondersteuning van het proces. Uit het onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de Belgische werknemers het automatiseren van het onkostenproces aanwijst als de beste manier om het te vereenvoudigen. Digitale tools worden ook steeds vaker gebruikt, 60% van de financiële en HR-besluitvormers gebruikt al AI om ervoor te zorgen dat salarissen voldoen aan overheidsvoorschriften. Daarbovenop geeft 58% aan dat digitale tools helpen om de uitgaven in hun organisatie effectiever te beheren. Zonder deze digitale tools zullen financiële en HR-teams meer tijd moeten besteden aan het opsporen van fouten en het handmatig en inefficiënt controleren van de naleving van regels.

2. Vraag werknemers regelmatig om feedback

Bedrijven moeten begrijpen dat het initiëren van feedback belangrijk is om de tevredenheid van werknemers te verbeteren. Het kan helpen om stress op de werkplek te verminderen zonder directe financiële steun te verlenen. Door vaker in gesprek te gaan met medewerkers, kunnen bedrijven beter begrijpen welke trainingen relevant zijn zodat hun medewerkers met vertrouwen geld durven uitgeven.

3. Zorg voor toegankelijk en duidelijk onkostenbeleid

Bedrijven staan te popelen om inefficiënties te verminderen en kosten te besparen. Een toegankelijk en duidelijk onkostenbeleid kan veel frustraties wegnemen. Zorg ervoor dat medewerkers de nodige teksten snel en makkelijk kunnen vinden en vermijd juridisch of bedrijfsjargon. Houd er ook rekening mee dat de soorten onkosten en voorwaarden de laatste jaren zijn veranderd door trends zoals telewerken.

4. Transparante open communicatie

Het gebruik van AI en automatisering is cruciaal voor een moderne onkostenverwerking, maar enkel in combinatie met een cultuur van transparantie en open communicatie. Zo zorg je ervoor dat relaties verbeteren en stel je je medewerkers in staat om makkelijk door het hele onkostenproces te navigeren. Financiële en HR-teams kunnen vervolgens efficiënt het proces beheren. Bedrijven doen er goed aan om updates snel te delen met de werknemers zodat er ruimte is voor acceptatie en naleving.

* Het rapport ‘Onkostenbeheer in tijden van inflatie: hoe verbeter je de werknemerservaring’ is gebaseerd op een onderzoek bij 2.500 werknemers en 750 financiële besluitvormers en 750 HR-besluitvormers . Dit Europees onderzoek werd uitgevoerd in België, Frankrijk, Duitsland, Oostenrijk, Italië, Nederland, Scandinavië, Spanje en het VK in juli en augustus 2022.