Je onderneming digitaliseren: zo zet je de eerste stappen!

Win efficiëntie

Neem altijd eerst je huidige bedrijfsorganisatie nauwkeurig onder de loep. Tijdens deze analyse ontdek je namelijk al snel de groeipijnen van je onderneming. Zijn er bijvoorbeeld achterhaalde tussenstappen? Of worden facturen nodeloos goedgekeurd terwijl een medewerker zelfstandig mag handelen binnen een bepaald budget? 

Vooral de vraag 'wat kan beter' is van groot belang. Veelvoorkomende problemen bij een interne administratie zijn bijvoorbeeld de dubbele betaling van facturen, het verlies van kwitanties of restaurantnota's en het aanvragen van duplicaten. Je kunt deze problemen snel oplossen door alle informatie te centraliseren. Een algemeen mailadres (zoals boekhouding@... of facturatie@...) zorgt er bijvoorbeeld voor dat alle facturen op één centrale plaats worden verzameld. Zo kan je kastickets of kwitanties via een eenvoudige foto met je smartphone bewaren en is de eerste stap naar een digitale administratie, zowel intern als via ons myVandelanotte Accountancy-portaal, snel gezet. 

Toch kunnen ook andere afdelingen binnen je onderneming deze oefening doen. Misschien is een centrale opmaak van offertes en de hieraan gekoppelde facturatie wel een meerwaarde? Of kan je dubbel werk vermijden door uit te gaan van een basismodel met daarin alle belangrijke informatie?

Doelen en behoeften, zo houd je de balans

Het aanbod aan digitale oplossingen is enorm, de nodige budgetten voor implementatie vaak omgekeerd evenredig. Zorg daarom steeds voor een lijst met prioritaire verbeterpunten. Dat kunnen zowel eigen vaststellingen als vaststellingen van je medewerkers zijn. Op basis van deze lijst kunnen de tools worden afgetoetst nog voor ze worden ingevoerd. Deze 'wishlist' maakt het bovendien mogelijk om meteen inzicht te krijgen in de zogenaamde 'quick wins' van de vennootschap. Want ook kleine ingrepen kunnen voor verbetering zorgen.

Werkbaar?

Het ondoordacht aanschaffen van nieuwe programma’s, doe je maar beter niet. Ga daarom via je persoonlijke lijst aan de slag en kijk of het pakket wel aan de verwachtingen voldoet. Zijn de voorziene oplossingen werkbaar binnen je organisatie? Worden verbeterpunten afgevinkt of ontstaan er eerder nieuwe problemen? Doe de test en bespreek de lijst met je medewerker(s). Het in vraag durven stellen, blijft namelijk ook tijdens het veranderingstraject belangrijk.

Wat met morgen?

Vandaag investeren in digitalisering vraagt ook een blik op de toekomst. Is het softwarepakket klaar voor de volgende stap? Is er bij een mogelijke groei voldoende ruimte om nieuwe modules te koppelen? Moeten andere afdelingen op termijn ook de koppeling maken of is het pakket er louter ter ondersteuning van de interne administratie of boekhouding? Hou rekening met een langetermijnvisie en je ambities voor de bedrijfsvoering.

Wat wel en niet, en vooral waarom

Laat ons eerlijk zijn, het budget is niet oneindig. Daarom is het belangrijk om bij deze verbeterpunten in kaart te brengen wat nice-to-have en must-have is. Is het pakket modulair inzetbaar? Kan ik vanuit de opbouw van mijn offertes later ook bestellijsten opmaken? Is er een koppeling mogelijk met het boekhoudpakket? Is mijn facturatiepakket klaar voor digitale facturatie?

Samen doelen halen

Pols bij verschillende afdelingen of de wijzigingen wel haalbaar zijn. Verlies het uiteindelijke doel daarbij niet uit het oog, en evalueer tussentijds of de verwachte verbeterpunten nog steeds worden ingelost. Vraag ook raad aan externe partijen, zij zorgen namelijk voor een neutrale kijk en helpen de focus te behouden op het doel van deze oefening: het zetten van de eerste stap richting digitalisering.

Vandelanotte Reporting & Solutions

Vorig jaar zette Vandelanotte als één van de eerste accountancykantoren zijn eerste stappen in de digitale wereld. Als bedrijfsleider scan je je facturen op regelmatige tijdstippen in. Wij zorgen voor de professionele verwerking ervan. Zo kan je steeds je actuele financiële staat raadplegen in je eigen portaal. Realtime en online boekhouden was nog nooit zo eenvoudig!

Het is bovendien cruciaal om op elk moment een heel duidelijk beeld te hebben van de prestaties van je onderneming. Daarom heb je nood aan een transparante rapportering. Want meten staat nu eenmaal nog stééds gelijk aan weten! Met Vandelanotte Reporting krijg je geen terugblik op het verleden, maar een duidelijk en helder zicht op de toekomst!
Bekijk alvast het filmpje over Vandelanotte Reporting!

Heb je hulp nodig bij het digitaliseren van je onderneming of heb je vragen over dit artikel? Neem dan contact op met een van onze specialisten via contact@vdl.be, of stel je vraag via het formulier hieronder.

Lees ook:

• Nieuwe spelregels voor onroerende verhuur met btw
• Accountantskantoor viert 70ste verjaardag met toekomstgerichte verhuis