Zijn onze kantoren klaar voor het hybride werken?

Ruim 8 op de 10 Belgische bedrijven hebben hun kantoor nog niet aangepast aan de veranderde noden van het nieuwe werken. Bij hybride werken combineren werknemers tussen thuis werken en pendelen naar het kantoor. Ook het samenwerken met andere afdelingen verkoopt moeilijk. Adviesbedrijf BDO deed een steekproef bij 150 ondernemingen. Kleine bedrijven en multinationals zijn al het best aangepast aan het hybride werken.

Nu er geen beperkingen meer zijn, zien organisaties graag hun werknemers terug op de werkvloer. Maar dit loopt niet bij alle organisaties even vlot. Een belangrijke reden is dat het merendeel van de bedrijven hun kantoorruimtes niet hebben aangepast. 8 op de 10 kantoorruimtes zijn nog steeds traditioneel uitgerust met bureaus, vergaderzalen en open ruimtes. Hierdoor is de meerwaarde om naar kantoor te komen voor veel werknemers beperkt.

“Bedrijven moeten de verplaatsing naar kantoor interessant maken. Een van de voornaamste redenen om naar kantoor te komen, is het sociaal contact met collega’s. Voor het hybride werken, creatieve en informele meetings, zijn afgesloten ruimtes of booths waar medewerkers zich volop kunnen concentreren nodig.” (Geert Volders, partner bij BDO Advisory)

Vergadercultuur aanpassen

De manier hoe werknemers met elkaar kunnen connecteren en samenwerken op kantoor speelt een belangrijke rol. Belgische bedrijven hebben hier nog veel ruimte voor verbetering. 7 op de 10 respondenten geven aan dat er weinig afspraken gemaakt zijn rond interactie tussen departementen, collega’s of leidinggevenden. De helft van de bedrijven heeft te ook te weinig aandacht voor de vergaderstructuur van het hybride werken.

“Kleine technische problemen tijdens videomeetings hebben een invloed op de manier van vergaderen en op de intensiteit en werking van de teams. Daarom is het belangrijk dat bedrijven duidelijke afspraken maken rond vergaderen. Welke vergaderingen velropen digitaal of fysiek, met welke frequentie en welke inhoud. Maar het is ook belangrijk om af te spreken wanneer collega’s samen fysiek op kantoor zijn. Alleen op kantoor aankomen, is zeer frusterend.” (Mario Santy, senior manager bij BDO Advisory).

60% behoudt papieren kopie

Het gebruik van digitale communicatiemiddelen en de digitale werking is wel goed ingeburgerd in de Belgische bedrijven. Maar in 60% van de organisaties wordt informatie nog zowel op papier als digitaal bijgehouden. Het volledig papierloos werken moet volgens adviesbureau BDO nog verder evolueren.

“Corona heeft de digitalisering zeker versneld, al blijven veel ondernemingen zich nog vasthouden aan de dossierkaftjes. Er is ruimte voor een degelijk documentmanagement- en archiveringssysteem. We hebben wel goed leren werken met diverse communicatiemiddelen. Maar vaak is er nog onduidelijkheid over welke communicatiemiddelen voor welke doeleinden gebruikt worden. Een goed opgesteld communicatiecharter dat duidelijk is voor het hele team kan daarbij helpen”, aldus Mario Santy.

Beste van de klas: zeer kleine en grote bedrijven

BDO merkt op dat vooral de kleine bedrijven, tot 50 personen, zich gemakkelijk konden aanpassen aan de nieuwe manier van werken. Deze kleine organisaties hebben meer flexibiliteit. Ook is er in kleinere bedrijven vaak meer vertrouwen tussen leidinggevenden en werknemers. Maar ook bij de bedrijven met meer dan 2000 medewerkers loopt de overgang naar de nieuwe werkcultuur vlotter. Veel van deze bedrijven waren ervoor al aangepast aan het hybride werken. Organisaties tussen de 50 en 2000 werknemers hebben nog het meeste werk om zich aan te passen aan de nieuwe werkcultuur en infrastructuur.

“De meeste bedrijven hebben een algemeen telewerkbeleid, maar waarbij er te weinig ruimte is voor individuele invulling. Samen met hun teams en medewerkers moeten ze durven experimenteren om zo hun nieuwe werkcultuur te optimaliseren,” zegt Geert Volders.