Tevreden en productieve werknemers dankzij activity-based working: 3 tips om meteen aan de slag te gaan

Ruimte inrichten in functie van de activiteiten

We gingen in gesprek met Philippe Van Hasselt en Kim Vanuytsel van VINCI Facilities. Philippe is Business Development Manager, Kim is interieurarchitecte, ontwerper en projectmanager. Kim steekt van wal: “Activity-based working is een vorm van het nieuwe werken, waarbij de indeling van de ruimte en het gebruikte meubilair bepaald wordt door het type werk dat het personeel doet. Enkele jaren geleden waren open landschapsbureaus een zogenaamd zaligmakende oplossing die iedereen goed moest vinden. Bij activity-based working kijk je naar wat iedereen doet. Werknemers zitten niet acht uur per dag aan een bureau te werken. Ze zitten twee uur te vergaderen in de vergaderzaal, zonderen zich daarna af om een uur gefocust te werken, werken al eens van thuis uit … Hun bureau is op dat moment vrij voor andere werknemers. Wanneer je bureaus laat delen, win je vierkante meters.”

“Het begint met te kijken naar wat welke werknemer nodig heeft," vertelt Kim. "Vervolgens ga je de ruimtes zo multifunctioneel mogelijk inrichten om ze zo efficiënt mogelijk te gebruiken. In de praktijk blijft de oppervlakte van de werkplek hetzelfde, maar zul je de ruimte anders invullen. Er komen minder klassieke bureaus. In de plaats krijg je andere werkplekken en afgesloten ruimtes, afhankelijk van waarvoor ze moeten dienen.”

Voordelen voor je bedrijf

Ruimte en kosten besparen

Een eerste voordeel van activity-based working is dus alvast het feit dat je ruimte en mogelijk ook kosten bespaart. “Je wint extra vierkante meters omdat je minder klassieke bureaus nodig hebt. Je werkt op dezelfde oppervlakte of kleiner,” vertelt Kim. “Een analyse van de bezettingsgraden leert soms ook dat er plaats te winnen valt door bijvoorbeeld thuiswerk.”

Ergonomischer en aangenamer werken

Een werkplek waar mensen zich goed voelen, doet hen effectiever en productiever werken. Verschillende factoren bepalen het welbevinden van werknemers: een aangenaam binnenklimaat, niet te veel achtergrondlawaai en aandacht voor ergonomie op de werkvloer. Ook die zaken help je realiseren door activity-based working in te voeren. Kim wijst op de ergonomische voordelen ervan: “Mensen gaan meer bewegen en sneller afwisselen van werkplek om een andere taak uit te voeren. Ze kunnen zich afsluiten wanneer ze geconcentreerd willen werken en samenwerken wanneer het nodig is. Over het algemeen worden ze dus minder gestoord.”

Een aantrekkelijke werkplek

“Ook in de war for talent is een slim ingerichte werkplek een belangrijke troef. Een gezelligere inrichting maakt een goede indruk op jonge sollicitanten.”

Enkele tips om zelf aan de slag te gaan met activity-based working

Kim: “Eerst en vooral kun je als bedrijf bij jezelf te rade gaan. Wat doe je vandaag? Is er de mogelijkheid om ruimtes multifunctioneel in te zetten? Als de vergaderzaal leeg is, kan die dan gebruikt worden voor personeel dat rustig wil werken? Heb je de tools om anders te gaan werken? Je kunt bijvoorbeeld moeilijk mobiel werken met een vaste pc.”

“Vervolgens is het heel belangrijk om de bezettingsgraad van je kantoren te meten, en er niet louter over de speculeren. In functie van de bezettingsgraad kun je de inrichting optimaliseren, eventueel kleiner gaan zitten en thuiswerk mogelijk maken. We zien vaak dat bedrijven op een te grote ruimte zitten en dat er veel leegstand is. Te vaak nemen mensen een bureau in voor zich, zetten ze er wat persoonlijke spullen en zitten ze er maar een keer per week.”

“Het management moet ook het goede voorbeeld geven. Als je de cafetaria tijdens de werkuren als polyvalente ruimte gebruikt, durven de mensen daar niet altijd gaan zitten. Ze vrezen namelijk dat iedereen denkt dat ze niet aan het werk zijn. Wanneer iemand van de managers daar ook af en toe gaat zitten, krijg je de mensen makkelijker mee.”

Schakel een partner in

Activity-based working implementeren, is een project dat tijd vergt. Er zijn diepgaande analyses nodig, maar ook change management om een draagvlak te creëren. Daarom kun je maar beter een beroep doen op een partner die je in heel het proces bijstaat, van vooronderzoek, over de inrichting, tot nazorg, inclusief akoestiek en klimaat. Dankzij de expertise van VINCI Facilities maak je van je bedrijf een werkplek waar iedereen zich goed voelt en productiever werkt.

Lees ook

• Smart buildings: kies ook jij voor een slim bedrijfsgebouw?
• Energiemanagement: bewust omgaan met energie in je bedrijf