Panelgesprek: Waar ligt de toekomst van onze kantoren?

Veel werknemers vinden nog steeds moeilijk de weg naar het kantoor. Ze blijven liever in het comfort van de thuisomgeving of verkiezen om één of twee keer per week naar kantoor te gaan. Het zogenaamde hybride werken. Moeten werkgevers hun kantoren behouden en hoe krijgen ze hun werknemers terug op de werkvloer? Een geanimeerd panelgesprek, gemodereerd door Edith Vervliet, met vier enthousiaste heren.

Zijn onze kantoren dood?

Mario Santy, Senior Manager Strategy and Transformation van BDO Advisory, bijt de spits af. “Kantoren zijn niet dood maar leeg. Op maandagen en vrijdagen is er niemand op kantoor, werknemers werken dan liever thuis. Bij het creëren van een futureproof kantoor moet je niet denken hoe het kantoor eruit moet zien. Denk liever na hoe je bedrijf er binnen vijf jaar moet uitzien. Kantoren zijn vaak architecturale pareltjes, maar doen functioneel niet wat ze moeten doen. Kantoren moeten zodanig gepercipieerd worden dat je er connecties kunt leggen. Kijk naar het DNA van je bedrijf: wat hebben mijn medewerkers nodig als ze naar kantoor komen?”

“Bij het creëren van een futureproof kantoor moet je niet denken hoe het kantoor eruit moet zien, maar hoe je bedrijf er binnen vijf jaar moet uitzien.” (Mario Santy, BDO Advisory)

Werner De Geyter, Managing Partner bij DG Real Estate, beaamt dat er een andere invulling moet gegeven worden aan hoe we werken. “Vroeger was het standaard om van 9 tot 17 uur op kantoor te werken. Nu is het een ruimte om collega’s te zien, bij te praten en de bedrijfscultuur te voelen. Wij horen vaak van mensen die kantoren zoeken, dat thuiswerken aangenaam is, maar ze missen de collega’s en de cultuur van het bedrijf. Ze zijn de connectie met hun bedrijf kwijt. Fysiek vergaderen is helemaal anders dan online vergaderen.”

Fréderic Van der Planken van Whitewood Group dat investeert in kantoorportefeuilles en in grote binnenstedelijke herontwikkelingen van kantoren, ziet een grote verandering in de personen met wie hij onderhandelingsgesprekken aangaat. “Vroeger was het altijd de facility manager of een technische vastgoedpersoon met wie je gesprekken had. Nu hebben wij dat met HR. Ik werk al meer dan 20 jaar in kantorenvastgoed. We mogen allesbehalve de grafrede van het kantoor houden. Amper 0,5% van de totale kwalitatieve kantoren in Brussel staat leeg. Als je vandaag kwalitatieve ruimtes wil, moet je op voorhand bij ontwikkelaars aankloppen. Het oude traditionele standaardkantoor is wel dood, maar dat is al jaren zo. Kantoren moeten slimmer, groener en futureproof zijn.”

Corona was geen gamechanger maar een accelerator

Rikkert Leeman, CEO van Alides, stelt dat de pandemie niet enkel het gebruik van kantoren heeft gewijzigd, maar heel onze economie. “Nu spreekt men volop over hybride werken, maar bij de meeste moderne organisaties was dit vóór de pandemie al jaren het geval. Vandaag is hybride werken alleen meer gestructureerd, gedefinieerd en genormaliseerd. De pandemie was een uitzonderlijke situatie en de terugkeer naar de normale gang van zaken duurt altijd een tijdje. Die terugkeer is volop aan het gebeuren, omdat iedereen beseft dat menselijk contact belangrijk is voor creativiteit, efficiëntie en welzijn. Bedrijven moeten meer inzetten op het motiveren van mensen om terug naar kantoor te komen. Je krijgt je werknemers niet zo maar terug naar kantoor door te stellen ‘kom nu maar terug’. Je moet hen een kantoor geven waarop ze fier kunnen zijn, een gebouw dat duurzaam, flexibel, gezond en comfortabel is. De voorbije 20 jaar kreeg ik nooit een vraag over de luchtkwaliteit of de ventilatie in een gebouw. Sinds de pandemie is dat nu de eerste vraag die we krijgen.”

Balans tussen thuiswerk en kantoor

Mario Santy vindt dat er een goede balans moet zijn tussen thuiswerk en kantoor. “Vijf dagen in de week thuiswerken is niet gezond. Dan is de connectiviteit weg. 2 à 3 keer is een goed evenwicht om connectiviteit te behouden.”

Fréderic vult aan: “Corona is geen gamechanger geweest op vlak van digitalisatie maar een accelerator. Ik hoor vaak dat een kantoor gezellig moet zijn. Het juiste kantoor maak je niet met een kickertafel en zitzakken. 60% van het welzijn op het werk gaat over luchtkwaliteit. De tweede factor is licht. Die twee factoren alleen bepalen het grootste deel van de kwaliteit van het kantoor. Groenbeleving, akoestiek, lawaai, de flexibiliteit van temperatuur zijn secundaire factoren. Men heeft het vaak over de work-lifebalans. Ik gruwel van het woord. Mensen vergeten dat het een evenwicht is en dat ze ook moeten werken. HR moet een keuze maken. Implementeer je work-life integration, dan kan je al eens om 14 u. naar de dokter of naar de winkel gaan. Maar dan kan je ook verwachten dat je werkgever je om 19 u. nog belt.”

Een erosie aan interactie

Bedrijven kunnen heel wat veranderingen doorvoeren om comfort te bieden op kantoor. Fréderic: “Als je het kantoorgebouw digitaliseert, kan je het veel beter aansturen. Je ziet bijvoorbeeld dat de bezettingsgraad slechts 40% is op maandag en vrijdag. Dan kan je de verwarming, lichten, koeling afzetten op bepaalde verdiepingen. Met plug and play kan je van thuis uit ook organisatorisch je kantoor aanpassen op vlak van verwarming, koeling enzovoort. We kunnen ook inspelen op het kantoor van morgen. Nu weten we nog niet hoe een organisatie er zal uitzien over vijf of tien jaar, maar door een digitaal en modulair gebouw te creëren, kan je opstellingen heel gemakkelijk switchen.”

Rikkert vult aan: “Door het thuiswerken voelen we een gebrek aan verbinding tussen de mensen en een verwatering van de bedrijfscultuur. Dat heeft een verlies aan efficiëntie en interactie tussen verschillende teams tot gevolg. Veel bedrijven weten niet hoe ze die erosie aan interactie moeten aanpakken. Na de pandemie hebben we nu te maken met een periode waarin de conjunctuur tegenzit. Mensen moeten nu wel meer gaan nadenken over efficiëntie en kostenmanagement.”

Fréderic: “Thuiswerk is nefast voor onboarding. Digitale meetings zorgen voor minder onderlinge connectie tussen collega’s. Als je al een lange tijd met dezelfde collega’s werkt, dan ken je elkaar en valt digitaal vergaderen al bij al nog mee. Nieuwe en jonge medewerkers hebben minder die connectievaardigheid in zich. Twee jaar geleden mochten ze fysiek niet afspreken door COVID en daarna zijn ze van thuis uit blijven werken. Ze hebben hun collega’s dus niet leren kennen. Wij doen meetings afwisselend week om week digitaal en op kantoor.”

Mario beaamt en zegt dat small talk aan de koffiemachine ook belangrijk is. Het bevordert de zogenaamde informele contacten.

Werner: “Ongeacht of het formele of informele gesprekken zijn, 80% van communicatie is lichaamstaal. Je verliest zo veel feeling bij digitale communicatie. Ik ben echt blij dat we opnieuw fysiek mogen afspreken. Daarom zitten wij elke maandagochtend samen rond de tafel.”

De kmo-cultuur krijg je niet zomaar klein

Rikkert: “De sterkhouders van de Vlaamse economie zijn vaak de kmo’s. De cultuur is daar iets standvastiger en de impact van de pandemie was kleiner. Door twee jaar thuis te werken, zal de kmo-cultuur en the way of working niet gestoord zijn.”

Fréderic gaat verder: “Op de Antwerpse markt is de kwaliteit van patrimonium erg laag. Dit komt omdat de kmo-eigenaar in de eerste plaats nog steeds aan zijn portefeuille denkt. Betaal je €25 meer per vierkante meter voor een bestaand gebouw, dan heb je een veel kwalitatiever kantoorgebouw in plaats van een middelmatig. Die extra kwaliteit zal voor je werknemers ook veel aangenamer zijn.”

Werner voegt toe: “Eigenaars van oudere kantoorgebouwen voelen die bedreiging. Ze gaan bijgevolg sterk gereduceerde prijzen aanbieden om hun kantoren toch nog verhuurd te krijgen.”

Rikkert: “Als je kijkt naar de huisvestingskost in verhouding tot de totale kost per medewerker, is die relatief marginaal. Het is belangrijk om talenten aan te trekken en te behouden. We zitten met prijzen die veel hoger zijn, maar de gebouwen zijn duurzaam en de energieprijs is gedecimeerd. De prijs die je meer betaalt, win je terug aan energiekost.” Mario: “Kies een kwalitatief gebouw en haal je archief en papierwinkel weg. Dat zijn dure vierkante meters, zo bespaar je al 25% en maak je het kantoor veel aangenamer. Ga na welk soort werk op kantoor moet gebeuren. Concentratiewerk doen veel mensen liever thuis.”

De verbintenis tussen bedrijfsidentiteit en het kantoorgebouw

Moderator Edith vraagt zich af of bedrijfsverzamelgebouwen nog in de markt liggen.

Rikkert: “Die zijn belangrijk voor bepaalde fasen van een bedrijf, vooral in de groeifases. Van zodra een bedrijf zich een kantoor kan permitteren, wil het een eigen identiteit invullen en is dat eigen kantoor toch belangrijk. Ook voor employer branding is een eigen kantoor van belang. Waar voelen werkzoekenden zich goed, met welk bedrijf voelen ze zich geconnecteerd? Kan ik op kantoor samen met collega’s fijn interageren en samenwerken? Veel bedrijven werken in-house interactief, creatief en domeinoverschrijdend. Vastgoed is een goed voorbeeld. Verschillende departementen moeten continu met elkaar samenwerken en dat kan niet van thuis. Kennis is cruciaal om deze business te doen werken.”

Mario: “Wat is cultuur en wat is identiteit? Bij BDO in La Hulpe hangt het team goed aan elkaar omdat zij twee dagen per week met elkaar afspreken. Zij werken echt cross-function. Zij zitten op een mooie locatie naast het kasteel. De vestiging in Zaventem heeft dat niet. Daar is het team minder hecht. Het is ook een kouder gebouw van stijl.”

Volgens Fréderic zoeken bedrijven gebouwen met karakter. “Je wil de eigenheid van je bedrijf geven aan een gebouw zonder ze te steriel te maken. De gebouwkeuze die je maakt is bepalend voor het type gebruiker dat je zal aantrekken. Het gebouw wordt een integraal deel van je bedrijfsvoering. Als je jouw kantoorgebouw niet duurzaam maakt, dan verkoop je niet meer aan de grote corporates. Bij kmo’s speelt dit minder. Door die betere kwaliteit wint Whitewood Group het van goedkopere ontwikkelaars. Omdat we alles meten, kunnen we de operationele kost van een gebouw technisch aantonen.”

Rikkert vult aan: “Naast de operationele kosten is het voor de TCO (Total Cost of Occupancy) belangrijk om ook de kosten van absenteïsme en retentie te rekenen. Ook de kosten van het rekruteringsproces moeten mee in rekening worden genomen. We mogen niet vergeten dat de kost om een medewerker te vervangen gigantisch is.”

Kmo’s te weinig bezig met TCO

Werner maakt de brug naar het bedrijfsgebouw op kmo-niveau. “De Vlaamse kmo’s zijn nog te weinig bezig zijn met de total cost of occupancy (TCO) en alle factoren die erbij komen kijken. Zij zien alleen de maandelijkse kost en onvoldoende de voordelen van een kwalitatiever gebouw. Kmo’s moeten hiervoor gesensibiliseerd worden.”

Fréderic: “De kmo is vandaag vooral gelokaliseerd in de buurt waar de bedrijfsleider woont. De reflectie van een kmo-leider is nog niet ‘waar zitten de mensen die ik wil rekruteren? Waar willen zij zitten?’ Mario beaamt en verduidelijkt hoe uit studies van BDO is gebleken dat hoe dichter werknemers bij hun werk wonen, hoe minder ze telewerken.

Rikkert geeft aan dat bij kmo’s de focus op kwaliteit moet liggen. Hun grootste waarde is human capital. “Als je goede mensen wil aantrekken, motiveren en behouden, kan een modern kantoorgebouw een enorme hefboom zijn. Investeren in digitale faciliteiten om flexibiliteit en goede luchtkwaliteit mogelijk te maken, loont. Het kost vaak niet veel geld en hoeft niet ingewikkeld te zijn om een aantal quick wins te realiseren en de brug te maken naar een beter kantoorgebouw. Door kleine aanpassingen kunnen ze nieuwe potentials aantrekken, zonder grote veranderingen voor de ervaren werknemers.”

Een holistische visie voor kmo’s

Mario vindt dat ook kmo’s zichzelf moeten heruitvinden. “Ik sprak onlangs op een event voor kmo’s over hun visie op 2030 en slechts enkele waren aan het brainstormen over hoe ze er binnen 5 jaar zouden uitzien. Volgens een recent onderzoek naar de maturiteit van organisaties inzake hybride werken, blijken het vooral de middelgrote ondernemingen die tekortschieten en waar  8 op de 10 nog geen holistische visie heeft over hun toekomst. Stel eerst je business model en processen in vraag, kijk hoe je mensen werken voor je aanpassingen uitwerkt.”

Fréderic: “Whitewood Group zet gebouwen die een levenscyclus van minstens 60 jaar hebben. We bekijken de impact van CO2 en transformatie van bestaande gebouwen. Materialen uit gebouwen die worden afgebroken recupereren we. Dit concept heet urban mining. Laat ons niet vergeten dat het duurzaamste gebouw datgene is dat je niet moet bouwen.“

Werner voegt toe dat 75% van de koolstofemissie vrijkomt tijdens het bouw- en sloopproces van gebouwen. “Mede om die reden ligt bij Alides de focus op real estate upcycling”, zegt Rikkert. “Niet enkel lineair hergebruik. Met een slim ontwerp kan je de structuur van een gebouw behouden én modulair maken.”