Meraki concipieert een betere kantoorindeling voor Keytrade Bank

Wanneer een werkomgeving niet langer voldoet aan de behoeften, kan je verhuizen naar een nieuwe locatie of de kantoorindeling aanpakken. In de hoofdstad ligt de moderne, duurzame en betaalbare kantooroppervlakte evenwel niet voor het grijpen. Meraki paste zijn Office in Motion-concept toe op de hoofdzetel van Keytrade Bank. Zo kon het team er blijven werken, maar wel in veel betere omstandigheden. (foto: HR-directeur Katrien Berghs van Keytrade Bank)

Medio 2020 voerde Keytrade Bank een stay-or-leave-analyse uit. De bank huurde voor haar Belgische hoofdzetel een oppervlakte van ruim 3.500 m2 aan de Vorstlaan in Brussel. Ze moest tegen eind 2021 beslissen of ze dat contract al dan niet verlengde. De verouderde kantoorindeling, de overbezetting van het openspace-kantoor, het tekort aan middelgrote meetingrooms en aan concentratiebubbels vormden de voornaamste pijnpunten. HR-directeur Katrien Berghs vertelt waarom Keytrade Bank alsnog besloot om er te blijven.

Een kantoorindeling op maat van een nieuwe werkmethode

Meer ruimte, meer comfort en meer functionaliteiten: dat waren onze prioriteiten voor de hoofdzetel. “De bank voerde een viertal jaar geleden een agile way of working in en we wilden evolueren in de richting van meer activity based werken,” aldus Katrien. “Multidisciplinaire teams gaan binnen onze organisatie samen op zoek naar oplossingen. Dat vereist regelmatige meetings (stand-ups, reviews, planning enz). Daarvoor heb je dus een aangepaste werkomgeving nodig.” Ten tijde van de studie werkte vrijwel iedereen bij Keytrade Bank nog voltijds op kantoor. Een externe partner brachten de behoeften in kaart en bekeek de eventuele alternatieven (zoals verhuizen). Uiteindelijk koos Keytrade Bank om te blijven, maar dan met een uitbreiding van de ruimte en betere kantoorindeling.

Enthousiast en professioneel

“Er liepen al veel interne veranderingsprojecten. Daarbovenop ook nog eens verhuizen zou een te grote belasting betekenen voor de teams. Daarom besloten we om 700 m2 extra ruimte te huren in hetzelfde pand.” Keytrade Bank sprak een viertal partijen aan om een voorstel voor de nieuwe kantoorindeling uit te werken. Die shortlist bevatte namen van relaties met positieve ervaringen. Drie van de mogelijke partners dienden een offerte in. “We maakten een keuze op basis van onze vooropgestelde criteria. Het Office in Motion-voorstel van Meraki sprong eruit, maar zeker ook hun manier van werken. Ze zijn heel communicatief, spelen kort op de bal, luisteren actief naar onze opmerkingen en houden er ook rekening mee. Een fijne combinatie van enthousiasme en professionaliteit, die ons overtuigde. Meraki zag ook snel waar er in het traject nog verbeteringsvoorstellen mogelijk waren, die we zelf initieel niet hadden gezien.”

Een futureproof kantoorindeling

Wat Katrien ook opviel: Meraki stond erop de behoefteanalyse bij de interne stakeholders nog opnieuw te voeren. “Dat bleek een verstandige zet. Het kostte aanvankelijk wat tijd, maar bracht ons snel dichter bij ons uiteindelijke doel. Vergeet niet dat op dat moment COVID-19 door de wereld raasde en het telewerken snel ingang vond. Dat veranderde onze blik op de toekomst en hoe we keken naar de werkorganisatie op de hoofdzetel.” Op basis van de geüpdatete analyse kon Meraki een nieuwe kantoorindeling voorstellen, geënt op de reële behoeften van vandaag én morgen. De reacties op de eerste aanpassingen klinken alvast bijzonder enthousiast. De beperktere, maar comfortabele open spaces, de vergaderzalen en concentratiebubbels, de multifunctionele ruimte (lounge, bar, keuken, koffiecorners), de doordachte looproutes… “Je ziet nu al duidelijk dat mensen de zalen opzoeken om elkaar te ontmoeten en samen te werken. Meraki is dus perfect geslaagd in zijn opzet!”

Ben jij ook op zoek naar een futureproof kantoorindeling? Wil je graag meer weten over Office in Motion by Meraki? Neem dan vandaag nog contact op met het team of vul onderstaand formulier in.