Haal het maximum uit je kantoor met de Kinnarps Next Office® werkplekanalyse

Je kmo groeit. Regelmatig komen nieuwe medewerkers het team versterken. Je voegt bureaus toe, tot je op de grenzen van de beschikbare ruimte stoot. Dat was de prangende situatie bij Elgiganten Logistik. Ze klopten aan bij Kinnarps voor een oplossing. Een werkplekanalyse aan de hand van de Next Office® analyse bracht raad.

Meer nog dan een producent van ergonomisch kantoormeubilair, profileert Kinnarps BeLux zich als leverancier van performante totaaloplossingen voor werkomgevingen. Met Next Office® ontwikkelde het bedrijf een efficiënt concept voor werkplekanalyse. Het doel? De perfecte werkomgeving creëren op maat van bedrijf en werknemers. Elgiganten Logistik, een Deense retailer van consumentenelektronica, kan alvast terugblikken op een geslaagd traject.

Werkplezier en efficiëntie onder druk

Andreas Alm (Technical Manager bij Elgiganten Logistik) trok aan de alarmbel toen hij merkte dat de tijdelijke kantooroplossingen geen antwoord boden op het toenemende aantal medewer­kers op kantoor. “Op de ene plaats zaten we te krap, op de andere hadden we ruimte over. De situatie begon het werk­plezier en de productiviteit te ondermijnen. Ze stond zelfs een goede interactie tussen de verschillende afdelingen in de weg.” Ondanks die negatieve perceptie, overheerste de overtuiging dat het pand wel degelijk potentieel had. Zo begreep Andreas dat hij de hulp moest inroepen van een specialist in werkplekanalyse. Hij nam contact op met Henrik Axell, Head of Workplace Stra­tegy bij Kinnarps. Die is verantwoordelijk voor Next Office®, Kinnarps' tool voor het creë­ren van kantoren, afgestemd op hun specifieke activiteiten.

Werkplekanalyse met oog voor de lange termijn

“De situatie bij Elgiganten Logistik was heel herkenbaar,” aldus Henrik. “Je kunt niet blijven bureaus toevoegen terwijl je personeelsbestand aangroeit. Als je een oplossing voor de lange termijn wenst, moet je de ruimte optimaliseren en ervoor zorgen dat alle benodigde functies beschikbaar zijn." In dergelijke gevallen kan de Next Office® werkplekanalyse het verschil maken. Het voordeel is dat Kinnarps vroeg in het project stapt. Dat verzekert de juiste voorwaarden om voor iedere medewerker de optimale werkomge­ving te creëren. Kinnarps zette de Next Office® tool ondertussen al ruim 400 keer in. “Zo deden we een pak onschatbare ervaring op en won de tool alleen maar aan performantie. Dat hielp ons om de praktische uitdagingen bij Elgiganten aan te gaan. Maar onze inbreng ging veel verder. Zo creëerden we eveneens ruimtes die creativiteit en een gevoel van samenhorig­heid bevorderen. Wat op zijn beurt bijdraagt aan een sterke bedrijfscultuur.”

Een gestructureerde werkplekanalyse

In het voorjaar van 2020 begeleidden de werkplekstrategen van Kinnarps het managementteam bij het bepalen van de visie, de doelen en de omkadering van het project. Lezingen, workshops en enquêtes betrokken de werknemers bij het proces. Andreas: "De werkplekanalyse legde de basis voor het volledige project. Elgiganten wil een aantrekkelijke werkgever zijn met betrokken werknemers. De creatie van een inspirerende werkplek moest leiden tot effectiever samenwerken en tot meer tevredenheid en welzijn op het werk.” In het najaar van 2020 presenteerde Kinnarps een ontwerpconcept voor het interieurontwerp. De verbouwing van het pand vond plaats in 2021, om de oplossing in het voorjaar van 2022 te implementeren. “In de huidige arbeidsmarkt kiezen medewerkers voor hybride werken, nu eens op kantoor, dan weer thuis. Tegen die achtergrond moet de werkplek aantrekkelijk aanvoelen. Mensen moeten zin hebben om naar kantoor te komen,” aldus Henrik.

Meer leven, ontmoeting en uitwisseling

De nieuwe, op de activiteiten afge­stemde kantoorruimte, is onderver­deeld in drie zones voor verschillende niveaus van geconcentreerd werk. Hoge focus in geluidsdichte ruimtes, semi-focus in afgeschermde, maar niet volledig stille ruimtes en een werklounge met positieve en inspirerende energie door gesprekken en andere geluiden. “Ondanks het grotere aantal werknemers bij Elgiganten, integreerden we al deze functies in dezelfde ruimte. Tegelijk creëerden we een veel levendiger kantoor waar mensen van verschillende afdelingen elkaar ontmoeten en ervaringen uitwisselen", zegt Henrik.

De holistische beginselen van de werkplekanalyse

“Kinnarps gaat uit van het principe van holistische ergonomie. We vertrekken vanuit het grote geheel – fysiek, organisatorisch en sociaal. Een ergonomische stoel brengt weinig soelaas indien je ontevreden bent op het werk. Je hebt nood aan uitnodigende en inspirerende ruimtes iedereen, voor een goede flow op kantoor,” zo vervolgt Henrik. Mooie woorden, maar hoe oordelen de werknemers van Elgiganten over de werkplekanalyse? “Tijdens de analysefase gaven ze hun werkplek een vier. Het nieuwe kantoor kreeg een score van zeven, bijna een verdubbeling. Het leukste is dat iedereen het nu leuker vindt om naar het werk te gaan,” stelt Andreas tevreden vast.

Groeit je personeelsbestand aan en staat de kantoorruime onder druk? Wil je je medewerkers een inspirerende werkomgeving aanreiken? Dan vormt de Next Office® tool voor werkplekanalyse de ideale eerste stap. Interesse? Neem contact op met de specialisten van Kinnarps via het invulformulier hieronder.

Lees ook:

Een landschapskantoor met een aangename akoestiek: Kinnarps geeft tips

Het kantoor van de toekomst is flexibel