Kantoorinrichting bij hybride werken: 3 tips hoe het aan te pakken

Een werkplek waar medewerkers zich goed voelen, doet hen effectiever en productiever werken. Het heeft ook impact op creativiteit, veerkracht en betrokkenheid. En het gaat niet alleen over welzijn. Ook in de War for Talent is een slim ingerichte werkplek een belangrijke troef bij het rekruteren én behouden van je medewerkers. Hoe realiseer je een duurzame kantoorinrichting als je medewerkers hybride werken: op kantoor en op andere plekken? Space planning specialist VINCI Facilities geeft concrete tips.

Werkplek inrichten voor medewerkers die hybride werken

Hybride werken betekent dat werknemers deels op kantoor en deels thuiswerken. Deze manier van werken biedt voordelen voor zowel de werkgever als de werknemer. Naast goede afspraken rond het flexwerken en technologische oplossingen waardoor je medewerkers vlot mobiel bereikbaar zijn, mag een aangepaste kantoorinrichting niet ontbreken.

Bij ‘Activity-based werken’ bepaalt het type werk dat de medewerkers doen, de indeling van de ruimtes en het meubilair. Wanneer medewerkers hybride werken en een dag op kantoor zijn, werken ze niet heel de tijd aan een bureau. Ze plegen overleg in kleine of grote groepen, ze zonderen zich af om een tijd gefocust te werken, ze leggen interne contacten in de ontmoetingsruimtes of ontspannen zich samen met collega’s. Door werkruimtes aan te passen aan het effectieve gebruik, creëer je stimulerende en efficiënte werkomgevingen.

Hoe pak je het aan? 3 tips

1. Maak een analyse

Begin met het begin bij kantoorinrichting. Welke activiteiten worden waar uitgevoerd? Kunnen ruimtes multifunctioneel ingezet worden? Kunnen meetingrooms die niet gebruikt worden ook dienen als focusruimte? Hoe bouw je proactief flexibiliteit en aanpasbaarheid in? Zijn de juiste tools er om hybride te werken op kantoor? Door deze analyse maak je ook een inschatting of je je vierkante meters zo efficiënt mogelijk gebruikt.

2. Meet de bezettingsgraad

Een volgende stap is de bezettingsgraad van je kantoren effectief te meten. In functie van de bezettingsgraad kan je de inrichting optimaliseren en afstemmen op de activiteiten die er plaatsvinden, bijvoorbeeld ruimtes voor samenwerking en ruimtes voor ontspanning.

3. Geef het goede voorbeeld

Het management heeft een voorbeeldfunctie. Gebruik je de cafetaria tijdens de werkuren als polyvalente ruimte, dan durven medewerkers deze niet altijd te gebruiken. Als leidinggevenden in deze ruimte gaan werken, krijg je de mensen makkelijker mee.

Beroep doen op een externe expert in kantoorinrichting

Een kantoorinrichting ontwerpen die voldoet aan de veranderde behoeften van hybride werken is een project dat tijd en expertise vergt. Er zijn kwalitatieve analyses nodig en er is ook kennis nodig van de nieuwste inzichten rond werkplekken inrichten op een optimale manier, inclusief de akoestiek en het binnenklimaat. Om de veranderingen in de manier van samenwerking succesvol te realiseren, is het ook nodig om een draagvlak te creëren bij medewerkers. Ook rond changemanagement biedt een externe expert toegevoegde waarde.

Een partner die je in alle deelgebieden van dit proces bijstaat, is VINCI Facilities. Neem via deze weg contact op voor meer informatie.