Durven veranderen als sleutel tot succes
Waarom zijn er zoveel verschillen in het succes van supply chain en logistieke oplossingen? Hoe komt het dat sommige bedrijven na verloop van tijd zoveel meer waarde halen uit hun supply chain en logistieke projecten, terwijl andere bedrijven hun waarde zien afnemen? Chris Jones, adviseur supply chain bij Descartes Systems Group, en Isabelle Libert, Executive Assistant bij Jacques Remy & fils, geven hun visie.
Change management komt volgens Chris Jones van Descartes Systems Group steevast naar voor als de factor die de grootste invloed heeft op het succes, zowel op korte als lange termijn, van de implementatie van supply chain en logistieke oplossingen.
“Als ik kijk naar de vele implementaties die ik in mijn carrière heb gezien, dan komt change management steevast naar voren als de factor die de grootste invloed heeft op het succes, zowel op korte als lange termijn, van de implementatie van supply chain en logistieke oplossingen.
Begin met verandering in de bedrijfsstrategie
De reden waarom change management zo belangrijk is, is dat je de beste resultaten van supply chain en logistieke oplossingen niet alleen bereikt wanneer nieuwe oplossingen worden uitgevoerd. Dit gebeurt wel wanneer bedrijfsstrategieën, tactieken en processen worden ‘veranderd’ om te profiteren van nieuwe oplossingsmogelijkheden. Aangezien de meeste mensen van nature niet graag veranderingen omarmen, kan het succes van een project aanzienlijk in gevaar komen zonder een strategie, actieplan en middelen voor change management. Veel mensen halen projectmanagement en change management door elkaar. Succesvol projectmanagement zorgt ervoor dat een supply chain of logistieke oplossing uitgevoerd wordt zoals gepland. Change management bereidt mensen, teams en organisaties voor, ondersteunt ze en helpt ze om de veranderingen te aanvaarden die een nieuwe oplossing met zich meebrengt. Zowel de organisatie zelf als haar medewerkers moeten dan ‘de schijn kunnen ophouden’ om die nieuwe oplossingen te aanvaarden, maar ze niet noodzakelijk te omarmen. Met de juiste strategie van change management en uitvoering ervan kunnen al deze problemen vermeden worden - en veel organisaties kunnen zelfs de verwachte eerste en lopende resultaten overtreffen.
Betrek de werknemers
Isabelle Libert, Executive Assistant bij Jacques Remy & fils, gespecialiseerd in de levering van vers fruit en groenten in België en Frankrijk, is het hiermee eens: "In twee maanden tijd hebben we ons transportmanagementsysteem volledig omgegooid. Dit om de klanttevredenheid te verbeteren, het traceren van leveringen te optimaliseren en de kosten te verlagen. Het beheren van veranderingen is erg belangrijk en mag niet onderschat worden. De betrokken werknemers moeten duidelijk zien hoe het nieuwe systeem hen ten goede zal komen. De persoon die de planning beheert, moet bijvoorbeeld volledig ‘mee’ zijn. Als dit niet het geval is zal de implementatie veel langer duren dan nodig.”
De kern van change management
De zeven belangrijkste principes van change management zijn:
1. Het change managementteam is niet het projectteam. Het projectteam heeft genoeg te doen om de oplossing te implementeren. Het change managementteam richt zich op wat er verandert met de nieuwe oplossing, bepaalt hoe de organisatie veranderd moet worden en beheert dit.
2. Waarde verkopen. Organisaties bestaan uit individuen die moeten ‘investeren’ in hun visie over de waarde van de nieuwe oplossing, wat deze zal betekenen voor de organisatie en vooral voor henzelf. De waarde kan uniek zijn voor hun rol in de organisatie en moet op maat gemaakt zijn om relevant te zijn.
3. Gebruik influencers en experts. Elke organisatie heeft mensen – niet noodzakelijk managers –die gerespecteerd worden om hun expertise, werkethiek, enz. Het zijn deze mensen waar de rest van de organisatie naar opkijkt voor richtlijnen.
4. Blijf de boodschap herhalen. Ga er niet van uit dat iedereen weet waar het project aan toe is en maak dit bekend om eventuele ‘neezeggers’ beter voor te lichten. Leg duidelijk uit wat wel en niet werkt en waarom.
5. Leg de waarde vast en toon ze aan. Gebruik statistieken die prestatieverbetering en acceptatie door de organisatie aantonen. Het is belangrijk om de betrokkenheid bij de nieuwe oplossing bij te houden, omdat sommigen hun best zullen doen om de oplossing te vermijden.
6. Wees meedogenloos. Werknemers zijn van nature sceptisch over wat het management zegt, maar let goed op hoe het management handelt. Zorg voor een constante stimulans van bovenaf en positieve versterking, zodat de werknemers de inzet voor verandering inzien en waarderen.
7. Ga niet volledig uit elkaar na de go-live. Organisatorisch verloop is nefast voor het momentum. Stel een team van experts of een competentiecentrum samen om ervoor te zorgen dat nieuwe en bestaande gebruikers optimaal gebruik kunnen maken van de oplossing en zich kunnen richten op manieren om de oplossing meer waarde te laten leveren.
Met de waarde die supply chain en logistieke oplossingen kunnen bieden, zou het doodzonde zijn om dat ene ding – change management – over het hoofd te zien, omdat het waarde kan openbaren en in de toekomst ook behouden. Verandering met impact gaat niet vanzelf, dus een gezamenlijke inspanning om de hele organisatie mee te krijgen is essentieel voor een succesvolle realisatie van supply chain en logistieke oplossingen.
